5. Áreas de reuniones. Manual de formación 2 5. Áreas de reuniones 5.1 Introducción ….....………………………………………...…pág. 89 5.2 Programación de reuniones ….....……………………..…pág.

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1 5. Áreas de reuniones

2 Manual de formación 2 5. Áreas de reuniones 5.1 Introducción ….....………………………………………...…pág. 89 5.2 Programación de reuniones ….....……………………..…pág. 91 5.3 Creación de un área de reuniones …....................….…pág.97 5.4 Modificar los datos de una reunión ….......................…pág.106 5.5 Eliminar una reunión …..........................................….…pág.107 5.6 Seguridad de las áreas de reuniones …....................…pág.110

3 Manual de formación 3 En los espacios de proyecto y órganos, tenemos disponible un área de reuniones. Este sitio utiliza una plantilla que incluye todos los elementos esenciales para planificar, organizar y realizar el seguimiento de las reuniones de dicho proyecto u órgano. Los asistentes a la reunión podrán trabajar de forma conjunta en el contenido, siempre verán la versión más reciente de la documentación y ya no será necesario enviar archivos grandes a través del correo electrónico cada vez que cambie un documento. Es importantísimo que todos los miembros del equipo del proyecto o del órgano correspondiente activen las alarmas para recibir los avisos de las novedades que se produzcan en las convocatorias, documentación, etc.. 5.1 Introducción.

4 Manual de formación 4 Mediante las convocatorias, realizadas desde Outlook 2003 o superior, invitaremos a los asistentes y crearemos el espacio correspondiente. En la convocatoria de reunión, incluiremos un hipervínculo que vaya al sitio de la reunión, donde los asistentes pueden obtener los detalles y ver la documentación de cada una. La información de la reunión se centraliza en un sitio de área de reuniones para que los asistentes puedan tener acceso a ella en cualquier momento si desean ver, editar o agregar información (dependiendo de los permisos que tengan). 5.1 Introducción.

5 Manual de formación 5 Para crear una reunión, vamos al calendario de Outlook, y procedemos a crear una “Nueva convocatoria de reunión”. 5.2 Programación de reuniones.

6 Manual de formación 6 Pinchamos en “Área de reuniones” y nos aparece una pestaña lateral. En el apartado “Crear un área de trabajo” nos aparecerá la configuración (ubicación y plantilla) de la última reunión que hemos creado. Si la configuración seleccionada coincide con la que necesitamos, pinchamos en “Crear”. Si es diferente, pinchamos en “Cambiar configuración”. 5.2 Programación de reuniones.

7 Manual de formación 7 Configurar creación de reunión Tenemos que definir en qué portal queremos crear la reunión y, después, en cuál de los espacios de reuniones alojarla, y por último con qué plantilla. 1.- Seleccione una ubicación Desde aquí seleccionamos el portal en el que vamos a crear la reunión: en nuestro caso, PCYP SITNA. Si no está en el desplegable, seleccionamos “Otros…” y escribimos la dirección del servidor del área de reuniones. 5.2 Programación de reuniones.

8 Manual de formación 8 Estamos creando una reunión en un área de reuniones que ya existe, Por lo que marcamos “Vincular a un área de trabajo existente”. Desplegamos el combo y aparecerán los espacios de reuniones en los que podemos crear reuniones. Seleccionamos aquél que corresponda a nuestra reunión. Pinchamos en “Aceptar”. 5.2 Programación de reuniones.

9 Manual de formación 9 En la parte izquierda, agregamos los asistentes, el asunto de la reunión, y la ubicación de la misma. Si pinchamos en “Vínculo” se creará un enlace que llevará a los asistentes directamente al espacio creado. Esto es opcional, pero es recomendable, ya que así al recibir el correo pinchando en el vínculo se accederá al espacio de la reunión. 5.2 Programación de reuniones.

10 Manual de formación 10 Una vez convocada la reunión, aparece en el área de reuniones, tomando automáticamente el Asunto, la Fecha, la Ubicación de la convocatoria realizada y los asistentes. Recoge el asunto, la fecha, la ubicación y los asistentes de la convocatoria. Enlaces a las diferentes reuniones. Nos sitúa por defecto en la próxima reunión. 5.2 Programación de reuniones.

11 Manual de formación 11 Crearemos un área de reuniones cuando hayamos creado un proyecto nuevo. Para crearlo, tenemos que convocar una primera reunión. A continuación tendremos que enlazarlo con el proyecto, y el proyecto con el área de reuniones. 5.3 Creación de un área de reuniones.

12 Manual de formación 12 Pinchamos en “Área de reuniones” y nos aparece una pestaña lateral. Pinchamos en “Cambiar configuración”. 5.3 Creación de un área de reuniones.

13 Manual de formación 13 Configurar creación de reunión Tenemos que definir en qué portal queremos crear la reunión, y con qué plantilla. 1.- Seleccionar ubicación Desde aquí seleccionamos el portal en el que vamos a crear la reunión. En nuestro caso, PCYP SITNA. Si no está en el desplegable, seleccionamos “Otros…” y escribimos la dirección del servidor del área de reuniones. 5.3 Creación de un área de reuniones.

14 Manual de formación 14 2.- Seleccionar un área de trabajo Marcamos en “Crear un área de trabajo nueva”. Seleccionamos el tipo de plantilla para nuestra reunión. >> SITNA: espacio de reuniones. 5.3 Creación de un área de reuniones.

15 Manual de formación 15 En la parte izquierda, agregamos los asistentes, el asunto de la reunión, y la ubicación de la misma. Si pinchamos en “Vínculo” se creará un enlace que llevará a los asistentes directamente al espacio creado. Esto es opcional, pero es recomendable, ya que así al recibir el correo pinchando en el vínculo se accederá al espacio de la reunión. 5.3 Creación de un área de reuniones.

16 Manual de formación 16 El título del área de reuniones y la URL del mismo, la coge del asunto de la primera convocatoria. 5.3 Creación de un área de reuniones.

17 Manual de formación 17 Una vez creado el espacio de reuniones, si queremos modificar el título, vamos a “Modificar área de trabajo”. Pinchamos en “Configuración del sitio”. Seleccionamos “Cambiar el título y la descripción del sitio”. En la pantalla siguiente, modificamos el título y pinchamos en “Aceptar”. 5.3 Creación de un área de reuniones.

18 Manual de formación 18 Una vez hemos creado el espacio de reuniones, tenemos que enlazarlo con el proyecto al que pertenece. Copiamos la URL del proyecto. En el área de reuniones, pinchamos en “Enlaces”. Agregamos un nuevo elemento. En la URL ponemos la del proyecto y en la descripción, el literal que queramos. 5.3 Creación de un área de reuniones.

19 Manual de formación 19 El siguiente paso es crear el enlace desde el proyecto para poder ir al área de reuniones. Copiamos la URL del área de reuniones. Vamos al proyecto, y pinchamos en “Enlaces”. Agregamos un nuevo elemento. En la URL ponemos la del área de reuniones y en la descripción, el literal que queramos. 5.3 Creación de un área de reuniones.

20 Manual de formación 20 El organizador de la reunión, desde el calendario el Outlook hace doble clic en la reunión, y modifica los datos de la reunión. Pinchamos en “Enviar actualización”. 5.4 Modificar los datos de una reunión.

21 Manual de formación 21 El organizador de la reunión haz doble clic en el calendario, y pincha en “Cancelar reunión”. Para enviar actualización, pulsamos en “Enviar cancelación”. La reunión desaparece de nuestro calendario pero sigue estando en el área de reuniones. 5.5 Eliminar una reunión.

22 Manual de formación 22 Mantener implica mantener el espacio de la reunión cancelada. Eliminar implica eliminar la reunión y toda la información que pueda contener. Mover implica que podemos mover la documentación automáticamente a otra reunión existente. Cuando una reunión es anulada, aparece el símbolo ! al lado de la fecha. Desplegamos la lista de acciones: 5.5 Eliminar una reunión.

23 Manual de formación 23 Mover la reunión reemplaza el contenido de la reunión destino. Desaparece el contenido de la reunión original. 5.5 Eliminar una reunión.

24 Manual de formación 24 Las distintas reuniones tienen TODAS la misma seguridad. Las asistentes a la reunión son colaboradores de las mismas. Para poder convocar reuniones hay que ser administrador del espacio de reuniones. 5.6 Seguridad de las áreas de reuniones.