nuevas tendencias en el tratamiento/gestión de documentos de archivo electrónicos el “nuevo paradigma” Dr. Eduardo Peis Universidad de Granada

el impacto tecnológico z“revolución de la información electrónica” yreducción (anulación) de las distancias espacio- temporales, e incluso, las barreras jerárquicas ycambios sobre el modo de trabajar, jugar, socializar, organizar, enseñar... zcambios para los sistemas de archivo/gestión ynuevas prácticas de comunicación ynuevas formas documentales ycambio en la estructura organizativa

modificación de los métodos de trabajo zrecreación de la organización y sus actividades de un modo tecnológicamente accesible 24 horas al día, desde cualquier lugar y sin barreras jerárquicas (Bearman) zinstantaneidad (Dollar) zdescentralización organizativa  comunicaciones horizontales: “espacio virtual de trabajo común” (Zuboff) zlos ficheros de datos, en sí mismos, dejan de ser estáticos: entorno service-delivery (Kesner)

cambio en la forma del documento: el documento electrónico zfácilmente manipulable, enlazable interna y externamente, rápidamente transformable, intrínsecamente localizable, instantáneamente transportable e infinitamente replicable (Schamber) zno es una entidad física inerte, con la estructura lógica y las relaciones físicas interdependientes zsus atributos físicos son, en gran medida, función del software y están separados del contenido informativo o del contexto del documento

inadaptación de los principios y prácticas tradicionales zprincipio de procedencia ylos métodos por los que la oficina creadora puede usar los registros no reflejan almacenamiento físico, son establecidos por las funcionalidades software. ylo que preserva el orden físico son las asociaciones lógicas entre los registros zselección y valoración yno tiene sentido hablar de “master file”, ni del ciclo de vida yinstantaneidad, multiplicidad y contínua variabilidad

inadaptación de los principios y prácticas tradicionales zretención y conservación yconservación soporte físico  continuidad de uso zorganización y descripción yfísica e intelectual: La ordenación física de los documentos electrónicos es de escasa importancia ydescripción contextual zacceso y uso ydescripción a posteriori: control intelectual colectivo ysistemas de acceso basados en la oferta es necesaria una respuesta

evolución de las respuestas znecesidad de hacer frente a los registros electrónicos  adaptación de las prácticas zmodificación radical  nuevas actitudes el “nuevo paradigma” (Bearman, Cook, Cox, Dollar, Hedstrom...)

el “nuevo paradigma” zmovimiento teórico-práctico hacia la “reinvención de los archivos ycontenido del registro  contexto yregistro en sí mismo  función ypreservación y acceso  intervención en la creación yel contexto y el entorno funcional yimportancia de la valoración yno custodia

la estrategia: registros como evidencia zlos registros son evidencia de transacciones zlos registros son conocidos por sus metadatos zlos metadatos ideales de los registros pueden ser definidos desde la comprensión social del acto de registrar zcualquier registro sera mejor/peor (mayor/menor riesgo) si tiene completos/incompletos sus metadatos zel metadato es sobre contenido, contexto y estructura

la estrategia: el “records continuum” [Eje de Transaccionalidad] CausaFunciónPropósito [Eje de responsabilidad] DominioOrganizaciónCompetencia [Eje de Gestión de Documentos / Archivo] Archivo Sistema de Gestión de Documentos Registro Información InstrumentoActo [Eje de Evidencia] Memoria Colectiva Memoria Corporativa Evidencia Huella DIMENSIÓN ACONTECIMIENTO DIMENSIÓN DOCUMENTAL DIMENSIÓN RIESGO DIMENSIÓN SOCIAL Elaboración propia. Fuente: Bearman, 1996a

la estrategia: asegurar evidencia objetivos zcrear evidencia yes posible desarrollar diseños, implementaciones y normas de sistemas que garanticen la creación de evidencia de todas las transacciones zidentificar evidencia yidentificación como selección apriorística de transacciones, no de registros  “historicidad evidencial” yvaloración más importante y funcional no análisis de registros  incorporar la valoración al diseño del sistema (metadatos)

la estrategia: asegurar evidencia objetivos zdocumentar actividad y“autodescripción” de las transacciones que representan los registros (objetos informativos encapsulados) zmantener evidencia ycontinuidad de utilización frente a permanencia de objeto físico  asegurar legibilidad e inteligibilidad zposibilitar uso yservicios como estructuras de intermediación orientados a la demanda  difusión en red de información registrada

posibles aplicaciones znegociaciones jerárquicas (NAC) zvaloración funcional (Holanda) zautodescripción (Banco Mundial) zGILS zcustodia y responsabilidad de las agencias (Australian Archives)

posibles aplicaciones: modelos generales znorma AS-4390 zmodelo Electronic Work Environment (EWE) zPittsbourgh Electronic Records Project yFunctional Requirements for Evidence in Recordkeeping yReference Model for Business Acceptable Communications

conclusiones zimpacto “revolucionario”: modificación de la forma del documento y de los métodos de trabajo  nueva estrategia zcuestiones de archivo/gestión incorporadas a las consideraciones previas de diseño de políticas, sistemas y aplicaciones zcontenido de un registro  contexto / registro  función de dicho registro / preservación y acceso  intervención en el proceso de creación zde esta estrategia pueden surgir modelos eficaces para la gestión de documentos electrónicos zen todas estas aplicaciones, subyace como estructura lógica para su desarrollo, un modelo metadatos