Secretarías de Educación Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Implementación de los Procesos Misionales para un grupo de Secretarías de Educación participantes en el Proyecto de Modernización Noviembre de 2007 MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia CONVERSATORIO DE REUNIONES EFECTIVAS

1 PLANEACION

Planear una Reunión El objetivo de esta sección es aprender a planear una exitosa reunión interactiva.

La Importancia de Planear una Reunión Los constructores revisan antes de construir una casa. Un equipo atlético, planea antes de competir para que todo salga bien y logren su meta. Por la misma razón, los líderes y facilitadores necesitan crear un plan para sus reuniones. Resultado Objetivo de la Reunión Agenda Detallada Análisis del Contenido Análisis de Implicados Resultados deseados Temas Participantes, Roles / Arreglos del Salón Decisión / Método Planificación

Elementos Clave

Elementos Clave

Acciones para orientar Información “Agenda” para orientar Objetivo de la Reunión ¿Qué es? Contesta el por qué de la reunión. La gente se reúne para tomar decisiones, informar, planear, reportar y analizar, entre otros. Algunos orientan la reunión y requieren toma de decisiones (Ej. Agenda) y otros orientan a la persona y suministran información (Ej. Operar fotocopiadora). ¿Por qué es importante? Puede empezar a diseñar el proceso orientado directamente a las necesidades de los participantes y generar motivación, participación y crear la sensación de dirección Acciones para orientar Información “Agenda” para orientar “Fotocopias”

1. Objetivos Comúnes de una Reunión

Objetivos Comúnes de una Reunión

2. Análisis del Contexto ¿Qué es? Estudio del ambiente para determinar eventos que tienen efecto en la reunión o que se ven afectados por la misma. Incluye presiones externas e internas, grupos políticos, cambios y metas organizacionales. ¿Por qué es importante? Ayuda a conocer dónde se puede ajustar una reunión a todo lo que le circunda, a prevenir sorpresas, a tomar decisiones acerca de los roles, los resultados y la agenda. Preguntas Clave: ¿Por qué es importante la reunión? ¿Cómo afectará a la organización al departamento o a las metas? ¿Cómo se relaciona con la reunión anterior o la próxima? ¿Qué información o eventos organizacionales podrían afectarla?

3. Análisis de Implicados ¿Qué es? Método para identificar y lograr un entendimiento de cada persona o grupo responsables por la decisión final o que se verán afectados con los resultados. ¿Por qué es importante? Constituye un claro entendimiento y busca negociar con las inquietudes personales o de grupo. ¿Cómo realizarlo? Haga una lista de quienes deben tomar la decisión final - Haga una lista de los afectados por los resultados - Haga una lista de los que pueden facilitar o bloquear la decisión - En cada caso, identifique los éxitos que buscan y lo que para ellos es ganar. - Seleccione los que irán a la reunión buscando que todos estén representados.

4. Resultados Esperados ¿Qué es? Resumen de las expectativas frente a la reunión y sus resultados. Existen dos tipos: ¿Cómo se ven? Con resúmenes escritos específicos y mesurados o con escritos desde la perspectiva de los participantes. “Lo que se llevan los participantes”. Productos: Listas, planes, decisiones, acuerdos Conocimiento: Conocimiento de… Entendimiento de...

Depende de la intensidad y complejidad de la reunión 5. Participantes y Roles Existen varias funciones y actividades en una reunión que pueden ser efectivas o ineficaces. El líder puede elegir quien desarrollará cada función: - Participación - Administración del Proceso - Manejo de la Información - Toma de Decisiones Roles: Quiénes serán responsables por ciertas funciones en la reunión. Una persona puede elegir más de una función por consenso. ¿Por qué son importantes? Ilustran quién toma la responsabilidad con funciones definidas, clarifican las expectativas de cómo puede participar cada persona y aseguran que todas las funciones serán cubiertas. Depende de la intensidad y complejidad de la reunión

6. La memoria del grupo ¿Qué es? Herramienta para recolectar información visual que permite enfocar al grupo en el trabajo, Legitimiza una reunión, ayuda a recordarla para la memoria del acto. Incluye palabras clave y frases comentadas. Se puede crear en diferentes medios: Papelógrafo, Tablero etc. ¿Por qué es importante? - Ayuda a enfocarse en la tarea - Ayuda a aceptar o legitimar opiniones - Despersonaliza ideas - Previene repeticiones - Libera de la toma de notas - Ayuda a recordar ideas/acuerdos - Bajo costo, fácil uso y es base para futuras minutas.

7. Arreglos del Salón ¿Qué es? Incluyen sillas, luz, foco o distribución del equipo. Algunos son: Espacio en la pared para carteleras (memoria del grupo) Mesas y sillas distribuidas para permitir al participante focalizar y ajustarse a la reunión ¿Por qué es importante? Contribuye a una reunión ordenada y focalizada. Factores a Considerar: - Participantes cómodos - Crear espacios para la memoria del grupo - La meta es el logro de los objetivos y resultados esperados

Arreglos del Salón - Opciones

9. Métodos para tomar Decisiones ¿Qué es? Describe quién debe tomar la decisión y cómo otros pueden involucrarse. Hay varios métodos, cada uno con ventajas y desventajas. ¿Por qué es importante? Permite a quienes deciden conocer los límites sobre la participación de otros en este proceso. Permite que las personas sepan qué esperar y qué esperan de ellos. Ayuda a construir soporte para la decisión final cuando se requiere. Construye seguridad, facilita la colaboración y compartir responsabilidades sin perder el control.

Métodos para tomar Decisiones - Niveles de Compromiso Nivel de participación Flexibilidad de dirección Reunir información individual y decidir Decidir e informar Reunir información del grupo y decidir Consenso Delegar con límites - +

Métodos para tomar Decisiones - Niveles de Compromiso Decidir e informar: Líder decide e informa. Se usa cuando hay poco tiempo para tomar la decisión o el grupo puede soportar e implementar la decisión. Reunir información individual y decidir: Líder recoge información individual y toma la decisión. Se usa cuando se requieren opiniones expertas o cuando los intereses de los implicados están representados por un grupo. Reunir información del grupo y decidir: Líder cita al grupo a reunión, recoge información y decide. Se usa cuando la decisión es importante para muchas personas, la sinergia puede dar buenas opciones o se busca construir entendimiento de una situación y facilita implementar la decisión.

Métodos para tomar Decisiones - Niveles de Compromiso Consenso: Líder y grupo buscan decisión entendida por todos. Se usa cuando el cambio requiere entendimiento del grupo y la compra o cuando se requiere conocimiento experto de todo el grupo. Delegar con límites: Líder confía y da poder de decisión sobre asuntos de relativa importancia, bajo ciertos parámetros y límites. Se usa cuando el cambio requiere total entendimiento del grupo y el equipo es experto y está lo suficientemente maduro para este tipo de liderazgo.

10. La Agenda ¿Qué es? Mapa con el camino de la reunión (planeación). La planeación es el proceso en el que se diseña el camino de los tópicos, pasos del proceso y tiempo necesario para conseguir resultados. Ventaja: Permanece escrita --> Camino lógico y secuencial de la reunión. ¿Por qué es importante? - Ayuda a prepararse para el éxito - Ayuda a conocer con anterioridad cómo podemos participar - TIP: Incluir tan pocos temas como sea posible - Los participantes tienen 3 clases de necesidades: Resultados, proceso y relaciones - Hacerla entendible para todos los participantes.

Agenda - Beneficios

Planificación de la agenda Objetivo de la Reunión Qué Cómo Quién Cuando Análisis del Contenido Análisis de Implicados Resultados deseados Temas Logística Participantes, Roles / Arreglos del Salón Posibles Fallas Decisión / Método Visualizando el Éxito

Puntos clave para construir una agenda 1. Piense cuales son los elementos clave para reunirse PARA REUNIÓN ESPECIAL 2. Verifique si necesitará reuniones adicionales para recopilar objetivos 3. Escriba el objetivo y los resultados esperados 4. Liste en orden los temas para el logro del objetivo PARA REUNIÓN ORDINARIA 2. Escriba el objetivo de la reunión 3. Liste los temas a tratar en orden lógico 4. Escriba los resultados deseados para cada tema 5. Identifique los pasos del proceso para cada tópico (Ej. Presentaciones, evaluación, revisión etc.) 6. Anote quien liderará cada tema y cuánto tiempo tomará 7. Logística: Arregle el salón y prepare lo necesario 8. Identifique posibles fallas y posibles prevenciones o soluciones a éstas. Revise la agenda y piense en las posibles modificaciones que puede hacer 9. Visualice el éxito: Imagine la reunión y el éxito de la misma

2 Comportamientos facilitadores

Comportamientos Facilitadores Acciones Preventivas ¿Qué es? Acciones para realizar una reunión orientada a los resultados y que facilita que todos estén en el camino. Preventivos: Comportamientos o acciones que facilitan antes y durante la reunión que el grupo no se desvíe de lo planeado. Intervención: Comportamientos o acciones durante la reunión que ayudan a que el grupo vuelva al camino de la reunión. ACCIONES PREVENTIVAS Al comienzo: Acordar Resultados esperados, Agenda, Roles, Toma de decisiones, Reglas de juego Durante: - Sugerir cómo pueden proceder y llegar a acuerdos - Hacer preguntas abiertas para aumentar la participación - Solicitar juicios a quienes se los reservan

Comportamientos Facilitadores Acciones de Intervención 1. Boomerang: Devolver una pregunta hecha por un participante a él o al grupo 2. Devolverse al tema: Estar seguro que todos están hablando de lo mismo 3. Preguntar/Decir: Decir lo que pasa, lo que no funciona y dejar que hablen 4. Reforzar acuerdos y reglas: Recordarlos cuando discuten o se salen del foco 5. Aceptar, legitimizar, estar de acuerdo o diferir: Para salir adelante en una dificultad con la gente o situación. El grupo elige si el tema es apropiado o si se deja a futuro 6. Usar el lenguaje del cuerpo: Reforzar sus palabras con lenguaje corporal apropiado y congruente con el lenguaje verbal 7. Usar humor: Las bromas y chistes pueden aliviar la tensión, pero no deben ser a expensas de otro ni estar fuera de contexto Esto permite Escuchar lo que el grupo dice Que el grupo tome responsabilidad por su comportamiento Acercarse al éxito en los resultados de la reunión

Intervenciones de bajo nivel Intervenciones de alto nivel Intervención Intervenciones de bajo nivel Contacto visual Párese Camine hasta la mitad del camino Intervenciones de alto nivel Camine hacia ellos, contacto visual Pregunte: ¿Qué piensa usted? Hable directamente Retroalimente en el break Retroalimente a todo el grupo RECOMENDACIONES - Comience con intervenciones muy sutiles y amables - Si el comportamiento continúa, escale gradualmente la intervención - Permita a los participantes de alejarse elegantemente de situaciones difíciles

Seguimiento al Éxito 3

Seguimiento al Éxito El objetivo de esta sección es aprender cómo completar la reunión de manera que incremente el éxito y la implementación del objetivo

Seguimiento al Éxito ¿Qué es? Proceso para concluir la reunión de forma que el aprendizaje se relacione con las actividades que acontecieron, implementar las acciones tomadas y facilitar que las enseñanzas se apliquen en futuras reuniones Resumen de la actividad Revisar lo que pasó en la reunión (Ej. Acuerdos, aprendizajes etc.) Planear acciones Minutas de la reunión Revisión de la reunión Reconocimiento Establecer los pasos a seguir Producir una “memoria escrita” de los acuerdos, ítems de acciones etc. Escuchar a los participantes lo que funcionó, lo que no funcionó y las mejoras a futuro Agradecer por la participación y contribución en la reunión

Minutas de la Reunión Revisar cada página, chequear títulos, asegurarse que el escrito sea legible y las oraciones tengan sentido. Retire la “memoria del grupo” de las paredes. Ponga las páginas en orden y numérelas. Escriba nombre de los participantes y fecha de la reunión. Delegue un responsable para la minuta. La minuta con los principales puntos tratados se puede archivar para consulta de todo el equipo.

4 Recomendaciones

¿Qué esperaríamos recibir?. Reglas de juego SILENCIAR CELULARES Respetemos las ideas de los demás. Participemos activamente. Escuchémonos. Mantengamos actitud de conciliación. Rompamos esquemas. Visualicemos la organización como si fuéramos el cliente, ¿Qué esperaríamos recibir?. Tomemos decisiones que beneficien a la Secretaría.

Ayudas para Conducir Reuniones Escuche antes de hablar De soporte, no sermones Confronte, no pelee Lidere, no le de gusto a todos Cree un ambiente libre de amenazas Confíe en el grupo No actúe siempre como experto Permita silencios No adoctrine Fomente la reflexión Profundice en las discusiones

Sugerencias para el Desarrollo de Reuniones Efectivas Suministrar información con tiempo Definir claramente el objetivo Establecer los temas a tratar Programar reuniones cortas Conformar grupos pequeños Tomar decisiones y distribuir responsabilidades

Sesión de Preguntas ¿¿¿ ???

Finalización ¡¡¡ Gracias !!!