ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN EL MUNDO REAL PAOLA A. DE LOS RÍOS ALEJANDRO CARDONA LIZ STEPHANY JIMENEZ FRANCISCO GORDILLO

“El gerente del proyecto” El buró federal de Investigación Automated case file Para lograrlos: Establecer nuevos procedimientos Elaborar un plan de contingencia Liderazgo senior más involucrado en el proyecto Planeación del tiempo para hacer las pruebas Objetivos: Instalación de una red de alta velocidad para enlazar a todas las oficinas Estaciones de trabajo con tecnología de punta Compartir información entre los empleados Trilogy Virtual case file Supera los retos si se acoge a los principios de ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 2

“El gerente del proyecto” HABILIDADES Capacidad de liderazgo firme, habilidad para desarrollar personas, comunicación, habilidades interpersonales, manejo de estrés, resolver problemas y administración de tiempo. RESPONSABILIDADES Liderazgo en la planeación, organización y control para lograr los objetivos 3

“El gerente del proyecto” DESARROLLO DE LAS HABILIDADES NECESARIAS PARA SER GERENTE DE PROYECTO Adquirir experiencia Buscar retroalimentación de otros Realice una autoevaluación y aprenda de sus errores Entreviste a gerentes que tienen las habilidades que usted quiere desarrollar Participe en programas de capacitación (aprenda de las tres fuentes: instructor, materiales y demás participantes) Únase a organizaciones Lea Ofrézcase como voluntario 4

“El gerente del proyecto” DELEGACIÓN Requiere habilidades de comunicación efectiva Proporcionar una clara comprensión de los resultados esperados El gerente no debe decir a las personas como hacer las tareas Seleccionar a los miembros mejor calificados para cada tarea Tener confianza en los miembros del equipo Disponibilidad para dar asesoría y consejos Mostrar confianza en las capacidades Mantener al gerente y al equipo informados de las decisiones 5

“El gerente del proyecto” BARRERAS PARA LA DELEGACIÓN Interés personal en la tarea Piensa que puede hacerlo mejor o más rápido No tiene confianza en la capacidad de los otros Teme perder el control del trabajo Los miembros del equipo tienen miedo a la crítica o no tienen seguridad en si mismos 6

“El gerente del proyecto” NIVELES DE DELEGACIÓN Menor nivel de delegación Mayor nivel de delegación 7

“El gerente del proyecto” MANEJO DEL CAMBIO Los cambios pueden ser: Por el cliente Por el equipo del proyecto Ocurrencias Requeridos por los usuarios Importante: Establecer procedimientos sobre como se autorizarán los cambios No acordar los cambios de manera verbal Dejar claro al equipo que no se deben hacer cambios que aumenten los costos o retrasen el programa Aspectos más afectados: Presupuesto Fecha de terminación del proyecto Como facilitar la implementación del cambio: Comunicación abierta (para reducir la resistencia al cambio) Lograr que los usuarios se comprometan con el cambio

“El gerente del proyecto” “El gerente tiene que manejar y controlar y controlar los cambios para que éstos no se salgan de control”

“Como elegir un equipo de proyecto” Mantener el equipo lo más reducido posible: El esfuerzo de un equipo pequeño es más efectivo que el de uno grande Buscar miembros con actitudes y comportamientos positivos: Es mejor una persona con buena actitud que una con habilidades específicas. Equipo diverso: Con actitudes y estilos de toma de decisiones diferentes. Familiaridad EQUIPO: Grupo de personas que trabajan de manera interdependiente para alcanzar una meta en común.

“Como elegir un equipo de proyecto” DESARROLLO Y EFECTIVIDAD DEL EQUIPO DE PROYECTO Etapas del desarrollo y crecimiento del equipo Formación: Expectativas positivas y deseos de comenzar a trabajar. Se realiza poco trabajo. El gerente debe proporcionar dirección y estructura. Se debe discutir la conformación del equipo. Conflicto: Surgen problemas y se incrementa la tensión. El gerente debe dirigir un poco menos que en la 1ra etapa y dar una mejor definición de las responsabilidades individuales. Normalización: Se establecen las relaciones y los conflictos se han resuelto. El gerente reduce la dirección y asume la función de dar apoyo. La productividad aumenta. Desempeño: El equipo está comprometido por lograr el objetivo del proyecto. Sensación de unidad y orgullo por los logros. Alto grado de interdependencia. Se forman subequipos para resolver los problemas. El gerente delega por completo la responsabilidad y la autoridad y actua como mentor. 11

“Como elegir un equipo de proyecto” EL EQUIPO DE PROYECTO EFECTIVO Comprensión clara del objetivo del proyecto: Alcance, nivel de calidad presupuesto y programa Expectativas claras sobre la función y responsabilidades de cada persona Orientación a resultados Alto grado de cooperación y colaboración Alto nivel de confianza 12

“Como elegir un equipo de proyecto” BARRERAS PARA LA EFECTIVIDAD DEL EQUIPO Barrera Solución Metas poco claras Discutir periódicamente el objetivo del proyecto Falta de claridad en la definición de funciones y responsabilidades Reunirse con cada miembro al inicio y explicarle porque fue seleccionado. Mostrarle sus funciones y la de los otros miembros Falta de estructura del proyecto Hacer que el equipo participe en el desarrollo del plan Falta de compromiso Explicarle a cada persona la importancia de su función en el equipo. Reconocer los logros Mala comunicación Reuniones regulares con agenda. Ubicar físicamente a todo el equipo en una misma área Liderazgo deficiente Solicitar retroalimentación al equipo estableciendo un ambiente para que las personas se sientan libres de hacerlo Rotación de los miembros del equipo del proyecto Asignaciones a largo plazo. Buena elección del equipo de trabajo 13

Los miembros del equipo efectivo… Toman la iniciativa Participan Comunican Retroalimentación constructiva Solucionan problemas Intervienen para ayudar 14

“Como elegir un equipo de proyecto” “Es fácil conseguir a los jugadores, lograr que jueguen juntos es la parte difícil” Los integrantes deben fomentar el espíritu de equipo Socialización entre los integrantes del equipo Conocer sobre el ámbito personal Reuniones periódicas para saber como se está trabajando en equipo Eventos sociales para celebrar actividades del proyecto 15

“Como elegir un equipo de proyecto” SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Desarrollar una exposición específica del problema Identificar las posibles causas del problema Verificar las posibles causas Identificar las posibles soluciones Evaluar las soluciones alternativas Determinar la mejor solución Revisar el plan del proyecto Implementar la solución Determinar si el problema se ha resuelto 16

Gracias!