KM EN PAN AMERICAN ENERGY Mejores Prácticas Gente –Procesos -Tecnología IAPG 12 – 13 de Junio de 2008

Pan American Energy LLC Pan American Energy L.L.C., es una Compañía de BP (60%) y BRIDAS Corp. (40%) que desarrolla sus actividades en el Cono Sur. Las operaciones de Pan American Energy (PAE) y el significativo crecimiento de su producción de petróleo y gas natural, le otorgan un importante papel en el escenario energético regional.

Total de contratados: 8365(aprox.) Distribución Geográfica PAE Tartagal Total de empleados: 1400 Total de contratados: 8365(aprox.) Buenos Aires Neuquén Golfo San Jorge

Componentes

KM – Diferentes Visiones Algunas respuestas a ¿Qué es la Gestión del Conocimiento?: Un enfoque a la Gestión de Recursos Humanos (director de Recursos Humanos) La Valoración del Capital Intelectual (contable) La tecnología para almacenar y distribuir conocimiento (IT) Lo que hacen los filósofos (abogado)

Visión- Gestión del Conocimiento (KM) Ser una organización que aprende continuamente, convirtiendo este aprendizaje en acción, promoviendo la innovación y facilitando el intercambio del activo organizacional mas importante, que es el conocimiento de la gente lo que resulta finalmente en una ventaja competitiva.

Gestión del Conocimiento Objetivo General del Proyecto: Crear valor a partir de los activos intangibles de una organización, capturar la pericia colectiva en cualquier lugar donde esta resida (en bases de datos, papel o en la mente de las personas), y transferirla para ayudar a producir mejores resultados. Objetivos específicos: Identificar grupos que aprenden, hallazgos y necesidades de aprendizaje. Capturar lecciones aprendidas y mejores prácticas. Animar mecanismos para transferir conocimientos y retenerlos en la organización.

Historia del Proyecto ¿Por qué trabajar en KM en PAE? Año 2006 Diferentes iniciativas sobre Conocimientos clave dentro de la empresa, se aplicaban y conocían poco, sin un enfoque sistémico. ¿Por qué trabajar en KM en PAE? Alto número de contratistas en PAE con alto nivel de rotación Lugares geográficos con necesidades similares Aprendizajes de HSE Percepción compartida de la necesidad de capturar lecciones aprendidas Minimizar la posibilidad de reiterar errores cometidos Optimizar tiempos de las curvas de aprendizaje Mejorar el aprovechamiento de los recursos de conocimiento disponibles en la organización

Cambio Cultural en la Organización Estructura Inicial del Proyecto Relevamiento: reuniones individuales con los miembros de los departamentos involucrados para relevar la información y necesidades. 2) Taller de Concientización: sobre diferentes problemas y técnicas asociados a la transferencia de conocimientos. Se trata de formar y sensibilizar a los equipos sobre diferentes problemas y técnicas asociados a la transferencia de conocimientos. (Facilitado por UDESA) 3) Asistencia a Grupos de Trabajo por cada gerencia en el diseño de primeras acciones: identificación de problemas de transferencias de conocimiento y posibles soluciones.

Evolución del Proyecto Proyectos y Obras Ingeniería de Procesos y Proyectos RH IT 1° Etapa 2° Etapa RH + IT Proyectos y Obras Perforación Operaciones de Petróleo y Gas HSE Ingeniería de Procesos y Proyectos

Evolución del Proyecto Etapa Actual Excelencia Operativa Perforación Proceso Facilitado por RH + IT HSE Proyectos y Obras KM Lecciones Aprendidas Integridad Operaciones de Petróleo y Gas Ingeniería de Procesos y Proyectos Mantenimiento

KM Constitución del Equipo de trabajo Para trabajar en KM se constituye un equipo de trabajo que tiene como tarea: Identificar grupos que aprenden y necesidades de aprendizaje, Capturar lecciones aprendidas y mejores prácticas, Animar mecanismos para transferirlas y retenerlas Capaz de trabajar de manera conjunta entre todo PAE Que establezca criterios y guías para un plan de trabajo en KM

Equipo de trabajo Realización de reuniones semanales de KM con conexión vía video conferencia con todas las Unidades de Gestión. Se esta trabajando en la designación de roles y responsabilidades de los representantes de KM de los sectores involucrados.

Estado Actual del Proyecto El proyecto se esta documentando con un SGP ( Sistema de Gestión de Proyectos) Definición del alcance del proyecto – Trabajar en primera instancia en las Lecciones Aprendidas. Definición de LA Lección Aprendida es el proceso de registrar y sintetizar conocimiento y aprendizaje en una forma que resulte útil para los demás. Puede ser originada por una persona o un grupo de trabajo y surge de la diferencia positiva o negativa entre lo que se esperaba que ocurriese y aquello que efectivamente ocurrió. Trabajo con las diferentes taxonomías, categorías de conocimientos técnicos. Definición de Autoridades Técnicas que validan las LA Alineación con procesos de Competencias Técnicas Manejo del Cambio

Componentes

KM –Proceso - Revisión contínua ¿Cómo estamos accediendo a la información antes, durante y después de los eventos? ¿Cómo asegurarnos que la información capturada es aplicable para nuestra operación y procesos futuros? ¿Cómo compartimos la información con otros grupos internos de la empresa? C A P T U R E C A P T U R E C A P T U R E CAPTURAR B R O A D C S T B R O A D C S T V A L I D T E V A L I D T E Gestión del Conocimiento DIFUNDIR VALIDAR Knowledge Management Knowledge Management = = = = F O L W U P PEOPLE PEOPLE GENTE M A N G E x x F O L W U P + PROCESOS PROCESS PROCESS M A N G E SEGUIMIENTO x + x ¿Qué sistema / Base de datos estamos usando para administrar el conocimiento simple y efectivamente? TECHNOLOGY TECHNOLOGY TECNOLOGIA ¿Qué mecanismos aseguran el valor del proceso de aprendizaje? GERENCIAR E M B D E M B D INTEGRAR ¿Cómo estamos utilizando el conocimiento para mejorar el desempeño en nuestra operación y gestión diaria? 16

Procesos involucrados en la Gestión del Conocimiento y herramientas utilizadas Capturar el conocimiento Sitio KM Estandarización de su registro Template de Lecciones Aprendidas Validación de su contenido Proceso de revisión Integración con otros procesos Indice de conocimientos y red de expertos Conversión del conocimiento en acción Acciones críticas y seguimiento Incorporación en los procesos de trabajo KM Plan 1 2 3 4 5 6 17

1.- Capturar el conocimiento Sitio KM Conocimiento Explícito (codificable) Bases de Datos, Captura y re-utilización, edición, distribución, etc. Conocimiento Tácito (en la gente) Compartir, dialogar, mapeo de conocimientos en redes de expertos, aprendizaje por cercania (Foros) 18

2. Estandarización de su registro Template de Lecciones Aprendidas Codificación estandarizada Integrada con otras bases de datos.

2. Estandarización de su registro Template de Lecciones Aprendidas Qué otras actividades se verían afectadas ? Permite: Brindar información que permita definir el contexto en que ocurrió el hecho Analizar el problema “a fondo” Ayudar a pensar porqué pasó y como evitar que se repita y principalmente… Aprender de las errores e identificar oportunidades de mejoras Qué estaba haciendo ? Qué pasó ? Porqué pasó ? Cuál fue la razón ? Qué aprendimos? Análisis del Riesgo

3. Validación de su contenido Proceso de revisión Autor Revisor Evaluador Publicador Gestor KM Individuo, representante de un equipo de trabajo. Referente KM de un Sector Supervisor / Referente Operativo / Tecnico Autoridad Técnica según tema/ disciplina especifica Autoridad de Ingeniería Difusión, seguimiento y cierre Status de la Lección "REVISADA" "VALIDADA" "PUBLICADA" "CERRADA"

4. Integración con otros procesos 4. Integración con otros procesos Indice de conocimientos y red de expertos Revisión del Evento por Referentes Operativos Evaluación de las Acciones Críticas por Autoridades Técnicas según especialidad 22

5. Conversión del conocimiento en acción 5. Conversión del conocimiento en acción Acciones críticas y seguimiento Acción 1 Modificación de documentos existentes a fin de incorporar el aprendizaje obtenido Acción 2 Creación de nuevos documentos que reflejen el aprendizaje obtenido Accion 3 Distribución Difusión del aprendizaje obtenido Accion 4 Seguimiento y Cierre Garantizar cumplimiento Acciones Críticas

6. Incorporación en los procesos de trabajo

6. Incorporación en los Procesos de Trabajo KM Plan Tanto para un proyecto, pozo importante, programa de pozos pequeños o programa de trabajo anual, el KM plan define: KM Plan Cómo se manejará el conocimiento? Qué conocimiento se necesitará? De donde obtendremos ese conocimiento crucial? Qué necesitamos para accederlo? Cuándo lo haremos? Quién lo hará? Programa de Perforación

Modelo de Gestión de Conocimiento y requerimientos de funcionalidad PUSH de conocimiento y lecciones con conocimiento para ofrecer. PULL de conocimiento y lecciones a quien necesita conocimientos. TRANSFER de conocimiento tácito por medio de la comunicación. TRANSFER de conocimiento explícito almacenado en la Base de Conocimiento. En el marco de un clima corporativo definido por las expectativas del Management y análisis de la performance Conocimiento Tácito COMUNICAR KPIs F O L W U P Knowledge Management = PEOPLE x PROCESS TECHNOLOGY E M B D A N G V I T C R S Gestión del Conocimiento GENTE + PROCESOS TECNOLOGIA INTEGRAR GERENCIAR DIFUNDIR CAPTURAR VALIDAR SEGUIMIENTO PUSH PULL RECOLECTAR ORGANIZAR BUSCAR / PUBLICAR Conocimiento Explícito

Requerimientos de la aplicación de KM y especificaciones generales Integrar todas las funcionalidades en una sola aplicación para garantizar integridad contextual y de información Manejo de Información y documentación en múltiples formatos y accesible desde Intranet e Internet Aplicación de KM Sistema de Lecciones Aprendidas Acciones criticas y seguimiento Biblioteca de conocimiento Foros Páginas amarillas Flexibilidad para expandir funcionalidad e integrabilidad incluso con Manejo de Cambio Integración con aplicaciones e información de PAE Búsqueda por Taxonomías u otros criterios dentro de la lección y dentro de los attachments (FTR) Automatización del workflow de aprobación y manejo de acciones criticas

Especificaciones técnicas de la aplicación Utilización de la Plataforma de Document Management (Enterprise Informatics eB) Utilización de la Plataforma de Manejo de Procesos de Negocios (Singularity SPP) Base de Datos Oracle 10g Sistema de control de versiones Intranet PAE Sitio KM BPM Oracle DB Vaults con Archivos Otras aplicaciones

Modelo de Evolución en la Empresa Records Management 29

Funcionalidad completa del Site KM .Lecciones aprendidas Biblioteca Foros Paginas Amarillas -Lecciones aprendidas -Biblioteca -Foros -Paginas amarillas

Sistema de Lecciones Aprendidas Inicio -Template unificado -Identificación del contexto -Estado de Aprobación -Acciones criticas

Biblioteca Biblioteca -Manuales -Estándares -Instrucciones

Foros Foros Ambito de discusión organizado por Tema/subtema Dos versiones: Abierto sin workflow, Controlado por workflow Contenido de las discusiones se almacena en el mismo repositorio de KM

Sistema de búsqueda dinámico sobre la base de lecciones aprendidas Búsqueda Avanzada Permite manejar varios filtros especificos para acotar resultados Búsqueda Rápida Busca por cualquier palabra dentro de la lección –todos los campos- y en adjuntos –los contenidos –FTR_

El resultado de la búsqueda permite ver datos de la lección y documentos adjuntos

Filosofía del eB CERTIFIED! Collaborative Workspace Management CAD e-mail Web Office LoB ERP EAM Project Management Requirements Management Closed Loop Change Management Records Management Document Management Item Management CERTIFIED! 36