INFORME DE AUDITORÍA INTERNA AU-O1 Auditor líder: MC. Ma. de Guadalupe Cuéllar Espadas

Fecha de auditoría: Del 9 al 18 de abril 2008 Tipo de auditoría: Interna / Mensual Criterios aplicados: Conforme a los criterios tomados por la Alta Dirección como: importancia que tiene cada uno de los procesos, el estado que guardan y los resultados de las auditorias pasadas del Sistema de Gestión de la Calidad. Sistema Institucional de Gestión de la Calidad de la UQROO (vigente)

Cliente de la Auditoría : Alta Dirección de la Universidad de Quintana Roo Objetivo de auditoria: Determinar el grado alcanzado de los requisitos del SIGC e identificar las oportunidades de mejora en los procesos sustantivos.

Alcance de la auditoria: Procesos sustantivos: P-1 Formación profesional P-2 Generación y aplicación innovadora del conocimiento P-3 Extensión, vinculación y difusión de la cultura Dentro del proceso P-1: P-1/A-1 Servicios Estudiantiles P-1/A-2 Servicios Bibliotecarios P-1/A-3 Servicios de Administración Escolar P-1/A-4 Formación y Actualización de Profesores Investigadores P-1/A-5 Innovación Educativa P-1/A-6 Enseñanza de Idiomas

Conclusiones: Se realiza la auditoría Atendiendo al Plan Anual de Trabajo Se presentan únicamente “Observaciones” a solicitud de la Alta Dirección. Se detectan reincidencias respecto a Observaciones y No Conformidades señaladas en auditorías anteriores. Ejemplos: La falta de conclusión de fichas de proceso. La carencia de Evaluación del proceso, principalmente en los aspectos de Satisfacción de Usuarios y Proveedores. Se detecta la existencia de mayor compromiso y disposición del personal administrativo que del académico para el conocimiento, desarrollo y sostenimiento del SIGC.

Conclusiones: La cultura de auditoría hacia el interior de la Comunidad Universitaria se está consolidando, respecto a la participación del personal y la actitud de cooperación, minimizándose el temor a las auditorias, al considerarse una actividad necesaria para la mejora de los procesos como parte de las actividades cotidianas y no como un medio de evaluación personal del auditado. Se detecta la carencia de cultura respecto al seguimiento y evaluación de procesos basada en registros y análisis estadísticos.

Resumen de No Conformidades : Se presentan únicamente Observaciones a solicitud de la Alta Dirección. Hallazgos No en todos los casos se encontró evidencia de: 1.Utilizar el SIGC para evaluación de satisfacción de usuarios. 2.Utilizar el SIGC para evaluación de proveedores. 3.Que las fichas de procesos se encuentren ya concluidas. 4.Existir capacitación para el personal. 5.Existir relación estrecha entre los objetivos del proceso, el PAL y la parrilla OVAR.

Hallazgos No en todos los casos se encontró evidencia de: 6.Estar utilizando el SIGC para el desarrollo de actividades. 7.Que los dueños de proceso, conozcan y participen en el mismo. 8.Que se estén atendiendo a los requisitos para el desarrollo del producto. 9.Que los grupos de trabajo/Círculos de Calidad, se encuentren declarados, integrados y sesionen. 10.Control de registros. 11.Existir espacios físicos acordes y equipos necesarios para el desempeño de las actividades del proceso.

12.Que al imprimir los formatos declarados en el SIGC cuenten con códigos de registro correspondiente. 13.Que el SIGC se esté actualizando conforme a los nuevos nombramientos. 14.Uniformidad de los procesos declarados en el SIGC. 15.Existir la costumbre apropiada de generar las No Conformidades que corresponden a la realización de un producto. 16.Uniformidad de formatos para un mismo proceso. Hallazgos No en todos los casos se encontró evidencia de:

17.Contar con los equipos e insumos necesarios para el desarrollo de sus actividades. 18.Conocer el alcance de los términos utilizados en el llenado de las fichas de procesos. 19.Coincidir la estructura organizacional declarada en organigrama del área respecto a los recursos humanos declarados en la ficha del proceso. 20.Estar especificados los requisitos o estándares de servicio para la contratación de consultores. 21.Existir participación de las áreas involucradas en el plan de auditoría, evidenciando la falta de compromiso en el desarrollo del SIGC. Hallazgos No en todos los casos se encontró evidencia de:

Recomendaciones: La Alta Dirección debe: 1.Reasumir el compromiso con el SIGC e involucrar en cascada a todos los niveles adscritos a sus áreas de responsabilidad y autoridad. 2.Generar a todos los niveles que sea necesario, la costumbre de sesionar a través de círculos de calidad o grupos de trabajo. 3.Supervisar que se efectúen las adecuaciones o actualizaciones que correspondan al SIGC. 4.Motivar al personal tanto administrativo como académico a trabajar con el SIGC y no de manera paralela al mismo. Mientras más lo utilicen, mayor será su efectividad. Durante su uso se irá adecuando a las necesidades reales de cada actividad y nivel operativo.

Equipo Auditor No.1 : Ma. Guadalupe Cuellar Espadas / Auditor líder Adela Joven Sánchez / Auditor Francisco Sánchez-Hidalgo Morales / Auditor Ana Beatriz García Chan / Auditor en formación Luz Gabriela Gpe. Rodríguez Ojeda / Auditor en formación Tessie Minerva Priego Concha / Auditor en formación