Informar acerca de la iniciativa para obtener apoyo de audiencias claves

¿Por qué informar a las personas acerca de los hallazgos de su evaluación? Para que el público conozca que existen Para que el público conozca lo que han estado haciendo para ayudar a su comunidad Para impulsar el interés público Para exponer el problema y motivar al público a tomar acciones

Los 3 niveles principales de público a los que se les puede comunicar los hallazgos de la evaluación: Local Regional / Estatal Nacional

Razones para informar al público a nivel local: Para crear conciencia Para atraer recursos Para promover el registro Para presionar por reglamentos o cambios de programas Para demostrar responsabilidad

Razones para informar al público a nivel estatal: Para crear un nombre para la iniciativa Para establecer una red estatal Para presionar por cambios legislativos Para cosechar reconocimiento y recursos

Razones para informar al público a nivel nacional: Para “crear” un nombre para la iniciativa Para intervenir en las redes nacionales Para cosechar reconocimiento y recursos Para motivar alianzas comunitarias para trabajar en el asunto o problema

Tres recomendaciones para asegurarse que sus hallazgos no sean ignorados: Dar la información a la gente adecuada Abordar los asuntos que esas personas piensen que son importantes Asegurarse de que la información se presente a tiempo para que sea útil y de manera que se entienda claramente

¿Cuáles son algunas audiencias clave para los datos? Personal de trabajo Voluntarios Partidarios en la comunidad Patrocinadores Población meta Público general

Ejemplos de posibles audiencias locales: Organizaciones cívicas Grupos de negocios Organizaciones de base local Juntas escolares Grupos de padres de familia y profesores Organizaciones eclesiásticas Prensa local Organizaciones de salud Oficiales gubernamentales locales Otorgadores de becas o subvenciones

Ejemplos de posibles audiencias estatales / regionales: Conferencias profesionales estatales / regionales Talleres de entrenamiento profesionales regionales Organizaciones de base local y organizaciones de apoyo Conferencias eclesiásticas Otorgadores de becas o subvenciones

Ejemplos de posibles audiencias nacionales: Conferencias profesionales Talleres de entrenamiento profesional Organizaciones de base local y organizaciones de apoyo Conferencias eclesiásticas Otorgadores de becas o subvenciones

Recomendaciones para audiencias difíciles Anticipe sus preguntas, preocupaciones y objeciones Haga que una figura principal de la iniciativa presente los hallazgos ó Haga que alguien más de la información Refuerce los datos repetidamente Mantenga la calma

Recomendaciones para presentar los resultados de la evaluación a la prensa: Sea honesto con los periodistas Escriba sus propios comunicados de prensa Entrene a los periodistas

¿Cómo comunicar los hallazgos de la evaluación? 1. Desarrolle un formato general de presentación 2. Mantenga las ayudas visuales simples 3. Su primera y última ayuda visual deben contener su mensaje o hallazgos primarios

Posibles caminos para dar a conocer los resultados de la evaluación: Boca a boca Presentaciones Periódicos y boletines Radio (tanto servicios de anuncio público como noticias locales o programas de llamadas) Cobertura televisiva Revistas profesionales

Formatos para presentar los resultados de la evaluación: Reporte técnico: reporte detallado acerca de un solo problema; puede ser parte de un reporte más grande. – Es mejor para: agencias de patrocinio, administradores de programa, y comités asesores Resumen ejecutivo: Unas cuantas páginas, usualmente al principio o al final de un reporte más grande, delinea los principales hallazgos/ recomendaciones del estudio – Es mejor para: agencias de patrocinio, administradores de programa, miembros de juntas y fideicomisos, comités asesores, cuerpos políticos, proveedores de servicio del programa (técnicos, profesores, etc.)

Formatos para presentar los resultados de la evaluación: (Cont.) Documento técnico profesional: Artículo detallado que resume la información para una audiencia científica o técnica. Usualmente contiene información acerca de lo que se hace, cómo se hace, qué funcionó y qué no y por qué. – Es mejor para: administradores de programa, comités asesores, organizaciones interesadas en el contenido del programa. Artículo popular: Artículo escrito teniendo en cuenta a la audiencia meta del medio. Normalmente contiene más información que un comunicado de prensa, pero se enfoca en uno o dos puntos rápidos. – Es mejor para: administradores de programa, miembros de juntas y fideicomisos, comités asesores, cuerpos políticos, grupos comunitarios, clientes actuales, clientes potenciales, proveedores de servicio del programa, organizaciones interesadas en el contenido del programa.

Formatos para presentar los resultados de la evaluación: (Cont.) Comunicado de prensa y/o conferencia de prensa: Reunión con los medios con el propósito de publicar información específica. – Es mejor para: administradores de programa, medios de comunicación, distribución amplia de información simplificada Reunión pública: Reunión abierta al público en general donde se distribuyen los datos de los hallazgos de manera clara, simple y usualmente con tiempo para la discusión abierta. – Es mejor para: grupos comunitarios, clientes actuales, medios de comunicación

Formatos para presentar los resultados de la evaluación: (Cont.) Aparición en los medios: Se diferencia de un comunicado de prensa en que incorpora algún tipo de evento montado – Es mejor para: clientes actuales, medios de comunicación Taller de equipo: Una presentación de trabajo más interactiva para los miembros de su grupo o coalición y voluntarios. – Es mejor para: administradores del programa, miembros del programa, proveedores de servicio del programa Panfletos/carteles: Materiales impresos breves con palabras sencillas que pueden ser distribuidos o enviados por correo a varios puntos en la comunidad. Deben enfocarse en un punto rápido. – Es mejor para: clientes potenciales.

Formatos para presentar los resultados de la evaluación: (Cont.) Memorando: Carta corta de circulación interna entre los miembros del programa. – Es mejor para: administradores de programa, miembros del programa, proveedores de servicio del programa. Discusión personal: Discusiones cara a cara sobre los hallazgos de la evaluación con un individuo o grupo pequeño. – Es mejor para: agencias patrocinadoras, administradores de programa, miembros del programa, proveedores de servicio del programa.

Posibles metas de la presentación: Dinero y recursos Influencia para cambios en programas, políticas o prácticas Contribuciones para hacer la iniciativa más receptiva Superar la resistencia a la iniciativa Ideas sobre cómo la iniciativa puede ser más efectiva

Pasos para desarrollar la presentación: 1. Comprender a los usuarios primarios y a las audiencias. 2. Revisar los resultados de la evaluación con el equipo del programa antes de escribir el reporte de la evaluación. 3. Informar a las figuras políticas importantes antes de mostrar el reporte al público. 4. El reporte final puede ser un pequeño documento que resuma los hallazgos de la evaluación con un apéndice técnico para los interesados.

Pasos para desarrollar la presentación: (Cont.) 5. Si se hace una presentación oral, se debe hacer una pequeña cantidad de cuadros y tablas que ilustren los hallazgos más importantes. Hacer una para mostrar y copias para que la audiencia se lleve. 6. Su reporte inicia con las razones por las que se hizo la evaluación, cuáles preguntas se hicieron y por qué se escogieron esas preguntas. Explicar lo que se quiso aprender y qué métodos se utilizaron. 7. Dependiendo de la audiencia, se puede querer simplemente destacar los resultados, o se puede entrar en más detalle acerca de lo encontrado. Explicar las implicaciones que los resultados tienen para el grupo. Si los hallazgos llevan a conclusiones acerca del futuro del grupo, discútalo.