1 Ing. Leonardo D. Fernández Administración y Control de Proyectos II 1

2Septiembre 2010 Alcance Las reuniones efectivas tienen tres etapas: 1. Planificación y Preparación. Las veremos en esta reunión 2. Ejecución (conducción de la reunión). Veremos solo una parte. 3. Seguimiento de las acciones a posteriori.

Administración y Control de Proyectos II3Septiembre 2010 Introducción  Qué hace efectiva a una reunión? – La planificación – La preparación – La conducción de la misma – El seguimiento de las acciones a posteriori

Administración y Control de Proyectos II4Septiembre 2010 Planificación  ¿Qué debemos planificar? – El tipo de reunión – Los objetivos – Los Participantes – Logística – Acciones de mitigación o transferencia de riesgos – La agenda – La conducción de la reunión

Administración y Control de Proyectos II5Septiembre 2010 Planificación  ¿Qué debemos planificar? – El tipo de reunión Informativas Negociaciones Resolutivas Para tomar acciones Team building Coaching Brain Storming

Administración y Control de Proyectos II6Septiembre 2010 Planificación  ¿Qué debemos planificar? – Los objetivos Dependen del tipo de reunión. Todos deben llegar a la reunión con conocimiento y aceptación de los objetivos fijados. Si la reunión es para resolver un problema este debe estar perfectamente definido Los objetivos deben ser “SMART” Todos, yo en primer lugar, deben saber qué hacer y decir cuando salgan de la reunión. Todos deben sentir que su participación fue clave en el éxito de la reunión.

Administración y Control de Proyectos II7Septiembre 2010 Planificación ¿Qué debemos planificar? – Los participantes Conocer las expectativas de los participantes Sus objetivos Experiencias previas Otras reuniones anteriores con el mismo fin Su valoración del tiempo Preparar a la gente antes de la reunión Conseguir su compromiso Conocer sus relaciones Su posición a favor o en contra Su cultura empresaria

Administración y Control de Proyectos II8Septiembre 2010 Planificación  ¿Qué debemos planificar? – Logística Lugar (espacio, sillas, acústica, luminosidad) Cómo se sentarán los participantes Los medios (parlantes, retros, CD’s, DVD’s, pen drives, etc.) Facilidad de Acceso y Salida Back ups Breaks

Administración y Control de Proyectos II9Septiembre 2010 Planificación ¿Qué debemos planificar? – Acciones de mitigación y transferencia de riesgos Previamente identificar los riesgos Evaluar su probabilidad de ocurrencia Evaluar su impacto Definir planes de acción para cada uno que no quiera asumir

Administración y Control de Proyectos II10Septiembre 2010 Planificación ¿Qué debemos planificar? – La agenda de la reunión (1/2) Objetivos Participantes Rol de cada participante, qué debe aportar, cuanto tiempo tiene para participar, si es escriba o moderador presentarlo y explicar sus atributos Revisión de las acciones pendientes de reuniones anteriores Lista de temas a tratar en la reunión, en orden de importancia

Administración y Control de Proyectos II11Septiembre 2010 Planificación ¿Qué debemos planificar? – La agenda de la reunión (2/2) Tiempo de la reunión, tiempos para cada participación o para tratar cada tema Dinámica de la reunión, x ejemplo: agotado el tiempo de tratamiento de un tema se asignará un responsable para que siga el tema fuera de la reunión y lo presente en otra al efecto Acciones y dueños de las mismas El cierre de la reunión Próxima reunión

Administración y Control de Proyectos II12Septiembre 2010 Preparación ¿Qué debemos hacer antes de la reunión? – Verificar que el plan de logística se haya ejecutado – Asegurar la participación de los convocados – Asegurar que los participantes hayan hecho sus deberes

Administración y Control de Proyectos II13Septiembre 2010 Conducción  La conducción – Leer la agenda al inicio – Nivelar expectativas – Chequee que la gente haya hecho los deberes, si no lo hicieron cancele la reunión – Repase la minuta de la reunión anterior para verificar las acciones – Ceñirse a la agenda, no permita temas extra, no permita excesos – Focalice constantemente a los participantes en la agenda

Administración y Control de Proyectos II14Septiembre 2010 Conducción  La conducción – Permita retirarse a la gente que no necesite estar presente a partir de ese momento – Asegure la participación de todos – Contenga a los vociferantes – Asegurar que quienes tienen acciones las acepten y entiendan – Que quienes tienen que documentar lo hagan (minutas) – Cerrar correctamente la reunión repasando los acuerdos antes de cerrar

Administración y Control de Proyectos II15Septiembre 2010 Seguimiento a posteriori  Acciones – Redacte y distribuya la minuta – Corrija la minuta con comentarios (sólo la forma o redacción, no el fondo del asunto) – Realice el seguimiento de las acciones con cada participante que las tenga – Pida feedback a los participantes para mejorar la próxima reunión – Reflexione sobre como mejorar la próxima reunión

Administración y Control de Proyectos II16Septiembre 2010 Reuniones Efectivas Experiencias, comentarios, opiniones, preguntas?

Administración y Control de Proyectos II17Septiembre 2010 Gracias ! 17