AVANCES DEL SGRI EN COLOMBIA

Implementación del SGRI Diseño y Planeación (DP) Proyecto Piloto , evaluación, seguimiento y ajuste DP Implementación y seguimiento Inicio Aprobación Inicio Evaluación - seguimiento Finalización Inicio Finalización 04.06 06.06 10.05 12.07. 11.04 05.05 10.05 12.05 05.05 Quincenal Q1 Mensual Q2 y Q3

Fase 1. Diseño y Planeación Obtener el texto final del sistema SGRI Actualizar los Códigos de Prácticas Gerenciales (incluido el código 7) Actualizar el Sistema de auto evaluación incluido los indicadores Actualizar el sistema de verificación Desarrollar el sistema de auditorias Desarrollar la estrategia de transición e implementación (incluye plan de implementación piloto)

Fase 2. Prueba Piloto, evaluación, seguimiento y ajuste DP Capacitar en las estrategias y herramientas del SGRI Elaborar diagnóstico e Identificar cambios Planificar y desarrollar el SGRI en las empresas piloto. Designar grupos de implementación (GI) Capacitar los GI´s Diseñar planes de acción Acompañar la implementación de planes de acción Evaluar resultados empresas piloto Ajustar estrategias de transición y herramientas de implementación * RI realizará el seguimiento permanente al plan de implementación de cada empresa piloto y compartirá los avances y resultados

Fase 3. Implementación y Seguimiento Establecer grupos de empresas y fases de implementación Ajustar plan de implementación Capacitar en las estrategias y herramientas del SGRI Implementar planes de acción Acompañar resultados (reuniones periódicas) Autoevaluación Desarrollar auditoria de certificación

Material Desarrollado Formatos de Gestión del Cambio Guía de autodiagnóstico del SGRI (Versión 5) Formato Termómetro de implementación (Versión 2) Mapa de Riesgos Formatos de Gestión de Riesgos Código 7. Prácticas Gerenciales de Security (Versión 4) Guía de Implementación de la PG de Security (Versión 4) Guía de Autoevaluación del SGRI (Versión 1)

Taller de Gestión de Riesgos Ejemplo de política integrada Ejemplo de matriz de responsabilidades Procedimiento de la política integrada Procedimiento asignación de responsabilidades Procedimiento de identificación de riesgos

Avances Fase 1 Semana 20. Octubre 7

Avances Fase 1 Semana 20 – Octubre 7

Diseño y desarrollo de material (Plan) Plan de Implementación Nivel real de implementación Fecha 37,3% 25,2% 12.Ago.05 42,5% 29,4% 19.Ago.05 45,2% 31,0% 26.Ago.05 52,5% 34,0% 2.Sep.05 58,1% 38,8%  9.Sep.05 64,4%  40,5% 16.Sep.05 72,1% 42,8%  23.Sep.05 78,3% 46,2%  30.Sep.05 86,0% 48,7%  7.Oct.05 Plan de Implementación Nivel real de implementación Fecha 91,3%   14.Oct.05 96,0% 21.Oct.05 100,0% 28.Oct.05 4.Nov.05 11.Nov.05 18.Nov.05 25.Nov.05 2.Dic.05 9.Dic.05

Fase 2. Diagnóstico del SGRI Agosto 30

Avances Fase 2. Plan de Implementación Agosto 30

Plan de Implementación GENERALES Fecha objetivo Mes Levantamiento del Mapa de Procesos Jun.2005 1 Caracterización de Procesos (finalizado) Dic.2005 7 DIAGNOSTICO   Aplicación de la Lista de Chequeo de Diagnóstico del SGRI Aplicación de los Formatos Gerencia del Cambio en la Empresa (Involucrados en la implementación del SGRI) Autodiagnóstico practicas gerenciales de security Oct.2005 5 Revisión de requisitos legales (matriz actualizada) Nov.2005 6 PLANEACION Estructura y responsabilidades para la implementación del SGRI Sep.2005 4 Documento con requisitos de la gestión de riesgos Identificación de riesgos significativos asociados a RI (matriz) Definición de objetivos (metas 2006) Ene.2006 8 Plan de acción (incluyendo análisis de riesgos y requisitos legales) Ene.2005

IMPLEMENTACION FECHA OBJETIVO  Mes Implementación plan de acción Jun.2006 12 Control de documentos Nov.2005 6 Capacitación de Auditores Mar.2006 10 MEDICION DE DESEMPEÑO   Reporte de indicadores 2005 Feb.2006 9 Reporte Autoevaluaciones Auditoria Jul.2006 13 REVISION Revisión de la alta gerencia

Participación de las Empresas

Personas participantes No Nombre de la Empresa Nombre del Participante Asistencia 1 Barpen International S.A. (Empresa Piloto retirada) Alexandra Rodríguez 4 2 Basf Química Colombiana S.A. (Empresa Piloto) Ligia Ramírez Sandra Vásquez 7 3 Bayer Cropscience S.A. (Empresa piloto Cartagena) Flavio Murillo Boehringer Ingelheim S.A. (Empresa Piloto) Carlos Parra Nina Castellanos 8 5 Brenntag Colombia S.A. (Empresa Piloto) Orlando Contreras 12

6 Carboquímica S.A. (Empresa Piloto Retirada) Claudia Rodríguez 3 7 Grupo Químico Andino Ltda (Empresa Piloto) Edwin Herazo 4 Claudia Fernández 2 Elsy Zuñiga 8 Merck S.A. (Empresa Acompañante) Omar Ramírez Manuel Cáceres 9 Schering Colombiana S.A. (Empresa Piloto) Álvaro José Mendoza Carlos Cuervo 10 Sika Colombia S.A. (Empresa Acompañante) Cesar Nates 5 11 TSE S.A. (Empresa Piloto) Andrea Orjuela 12

Cronograma implementación del SGRI en las empresas Diagnóstico Medición y Auto-evaluación Mejoramiento continuo Implementación y seguimiento Inicio Inicio Finalización Finalización 10.05 04.06 10.06 01.06 07.06 02.06 07.06 02.07 08.06 10.06 04.07 10.07 02.07 08.07 12.06 06.07 12.07 02.07

Gestión del Cambio - Objetivos Orientar nuestra empresa hacia una administración integral de los riesgos que identificamos, respecto a seguridad, salud y ambiente. Lograr la gestión y la mejora continua de nuestros procesos con enfoque EHS Integración del Proceso de Responsabilidad Integral al Sistema de Gestión de Calidad : UN SOLO SISTEMA Simplificación de procesos Fortalecer los procesos y el sistema de gestión QSSMA. Mejorar el desempeño La correlación integral de todos los departamentos de nuestra empresa incluidos al mejoramiento continuo y permanente. Alcanzar niveles de calidad de la operación comercial que garanticen el bienestar de la empresa, los clientes y la comunidad. Ser responsables en forma completa con el ambiente, comunidad, empleados y clientes en cuanto a nuestra forma de operar el día a día. Integrar a RI al SG que ya tenemos con el fin de optimizar e trabajo Integrar el Sistema de Gestión de RI a nuestro Sistema Corporativo CASA con el propósito de unificar esfuerzos, recursos y facilidades en aras de mejorar los diferentes procesos evidenciando una conducta responsable dentro de las actividades de Brenntag Colombia S.A. Transmitir a nuestras partes interesadas de una manera sencilla y clara el compromiso de nuestra Organización en satisfacer sus necesidades y expectativas en HSEQ y preparación en respuesta a emergencias dentro del cumplimiento de nuestro objeto social.

Preguntas 1. ¿Qué queremos cambiar? 2. ¿Cambiar de qué a qué? 3. ¿Por qué queremos cambiar? 4. ¿En que nos benefician los cambios a nivel de la Empresa? 5. ¿En que benefician los cambios en mi entorno de trabajo? 6. ¿Qué dificultades se me presentarán en el camino? 7. ¿Qué puedo hacer para superarlas? 8. ¿Cuáles hábitos, costumbres o prácticas debo aprender o cambiar en mi cotidianidad? 9. ¿Estoy bien dispuesto a cambiar? 10. ¿Cómo sé que estoy progresando en la dirección correcta? Por los resultados obtenidos

Exprese su opinión personal respecto a su participación en el comité de empresas para la implementación piloto del SGRI. BICO: He asistido a la mayoría de las reuniones, desafortunadamente algunas no he podido, pero en general en las reuniones se logran los objetivos propuestos. TSE: Ha sido bastante enriquecedor para mí y para la empresa a la cual pertenezco, he logrado despejar dudas y gracias al SGRI estamos encaminando a la organización a la implementación del mismo. BASF: Considero de gran valor agregado dado que permite armonizar conceptos, compartir experiencias de implementación entre empresas, establecer sinergias para lograr objetivos comunes y construir un novedoso esquema de trabajo. Brenntag: Me parece que se ha conformado un excelente grupo humano en donde la experiencia, la sabiduría y el empuje de sus miembros ha ayudado a facilitar el trabajo piloto del SGRI. SCOL: Como organización, ha sido un escenario de mutuo aprendizaje, apoyando la consolidación de nuestro Sistema Integral de Gestión, incorporando la gestión en Security, enfocando nuestros esfuerzos hacia una gestión integral de riesgos. Bayer Croop: Como empresa inicial del cual nos retiramos por motivos internos de la Cia, el proyecto requiere de una dedicación de tiempo completo; es decir si no se tiene un sistema montado se debe tomar como una herramienta de aplicación permanente con participación al interior de la Cia del grupo responsable de la implementación.

Causas de resistencia al cambio Falta de comunicación interna Sensación de sobrecarga de trabajo Falta de planeación. Improvisación Falta de claridad sobre qué, para qué, cómo y sus implicaciones Ambigüedad e incertidumbre Amenaza de la estabilidad laboral

¿Recomendaría la implementación del SGRI a otras empresas? (Explique) BICO: Es bueno por la integración de los sistemas TSE: Si. El sistema proporciona una metodología donde pueden implementar y desarrollar todas las actividades en medio ambiente, seguridad, salud ocupacional y seguridad física de una manera práctica y sencilla. BASF: Si es una experiencia enriquecedora para las organizaciones dado que se ajusta a los modelos de sistemas de gestión modernos por procesos actuales. Brenntag: Si, solamente una salvedad que si no se trabaja con compromiso, en equipo y planificadamente los resultados no serán favorables en la implementación del SGRI. SCOL: Indudablemente, el implementar el SGRI, permite alcanzar estándares balanceados y sinergias a nivel de la gestión de riesgos en salud, seguridad, Security y protección ambiental, que para quienes estén interesados en implementar y obtener otras certificaciones como ISO 14001, OHSAS 18001, BASC, tendrán un gran desarrollo. Bayer Croop: Todas las empresas de RI debemos proyectar la implementación del mismo.

En su opinión ¿Qué tiempo requiere el líder del proceso para la implementación del SGRI? BICO: Se necesita tiempo y dedicación al tema, yo creo que aparte de las reuniones se necesita dedicarle mínimo 5 horas semanales al tema TSE: Para la implementación del SGRI es necesario que el líder del proceso dedique mínimo dos días a la semana por un año y medio. BASF: Se requiere para la organización un año aproximadamente. El líder requiere 6 meses considerando y aprovechando la plataforma de otros sistemas de gestión que se tienen implementados en la organización. Brenntag: El 40% de su tiempo normal de trabajo, dedicado al apoyo y supervisión de su equipo de trabajo y cumplimiento de la planificación del sistema. SCOL: Al respecto considero que es difícil concretar este punto, depende del nivel de desarrollo de la empresa en estos temas, en nuestro caso lo vemos como parte de nuestra gestión en materia de salud, seguridad, Security y protección ambiental. Bayer Croop: Como lo indique es una dedicación de cargo específicamente, tiempo completo; los sistemas para su implementación lo requieren

¿Cuál y cómo es el apoyo suministrado por RI? BICO: El apoyo es bueno, me parece que las personas que lo están trabajando manejan el tema pero a veces me parece muy teórico y como que no se ponen en la posición de la empresa. TSE: El apoyo ha sido muy bueno y constante, he contado cien por ciento con la colaboración de RI para la implementación del SGRI y para despejar las inquietudes presentadas. BASF: Acompañamiento, reuniones de seguimiento, capacitaciones – talleres, contactos con otras entidades de apoyo a la gestión de RI, creación del cargo del subgerente de RI. Brenntag: Orientación y facilitador de recursos humanos y técnicos. Planificador y veedor de las empresas piloto. Investigación de las mejores prácticas en otros países sobre el SGRI. Motivación y acompañamiento a las empresas, intercambio de conceptos y apoyo con entidades en el tema BASC. SCOL: Ha sido un proceso de permanente acompañamiento, suministrando información, realizando ajuste en la documentación en aras de facilitar la implementación; al mismo tiempo un seguimiento muy cercano, exigiendo el cumplimiento de los compromisos acordados, lo que ha motivado y garantizado el resultado. Bayer Croop: El apoyo ha sido fundamental y guía ya que desde el inicio se estableció un plan de trabajo a seguir, de allí el logro de las metas; en la parte técnica el soporte de documentación.

¿Cuáles han sido las mayores dificultades durante la implementación del SGRI? BICO: Teniendo en cuenta lo poco que se debe implementar y lo hablado con RI la implementación se hará a partir de enero de 2005. TSE: La mayor dificultad es la falta de tiempo del Coordinador de RI. BASF: Tiempo para dedicar esfuerzos dado los múltiples compromisos adquiridos. Brenntag: Tiempo. Compromisos corporativos. Compromisos con otros sistemas de gestión (ISO – BASC – OHSAS). Cambio cultural. SCOL: En nuestro caso, especialmente con el código 7-security, por dificultad en la obtención de información existente en materia de seguridad de la información. Bayer Croop: No seguir el plan de trabajo establecido por cruce con otras agendas y compromisos laborales.

¿Cuáles son los recursos que requiere para la implementación del SGRI? BICO: Disposición de las personas involucradas TSE: Humanos (participación activa de la organización). Financieros. Infraestructura. BASF: El recurso más importante es el personal, más que las inversiones a realizar. Realmente para la organización es un proyecto que no requiere de grandes inversiones. Brenntag: personal idóneo y competente para la implementación. Recursos técnicos para apoyar el proceso de planificación, seguimiento y verificación. Tiempo y compromiso de todos los involucrados. SCOL: En lo referente al recurso humano, requiere personal competente en materia de Salud, Seguridad y Protección Ambiental, con dedicación exclusiva; así mismo, es necesario soporte por un consultor legal que garantice la correcta identificación de los requisitos legales aplicables. En lo técnico, considero que no exige más allá de herramientas tecnológicas convencionales, que las organizaciones actuales poseen. En lo económico, dependiendo del nivel de desarrollo de la gestión de riesgos, requiere inversiones de diversa cuantía, para asegurar la gestión y resultados propuestos en el sistema. Bayer Croop: Humano distribución de tareas y asignación de responsabilidades

Cuál es la diferencia entre los Códigos y el SGRI? BICO: Los códigos tienen responsables por cada uno de ellos, SGRI se integra al SG de la empresa. TSE: Los códigos muestran las actividades claves para cada uno de ellos, lo que hace que se repitan algunas de ellas. El SGRI es más práctico ya que se unifican algunas actividades y de la misma manera se da cumplimiento a los requisitos. BASF: El SGRI tiene un claro enfoque en procesos por lo cual facilita la implementación, no hay duplicidades como si estaba en los códigos. Está enfocado. Brenntag: Los seis códigos tienen un lineamiento personalizado y particular para el desarrollo de cada una de sus prácticas y no son fácilmente alineables con los sistemas de gestión actuales. El SGRI facilita la integración de los diferentes sistemas de gestión permitiendo una mejor definición de sus actividades y mejor manejo de los recursos de las organizaciones. SCOL: Su enfoque a proceso, concepto integral, realmente está fundamentado en el PHVA de un sistema de gestión, y no permite que se quede la gestión de la organización, en acciones aisladas, donde puede no siempre ser evidente la mejora continua. Bayer Croop: SGRI lo establece más concreto, es una herramienta actualizada.

¿Cuales aspectos resaltaría como positivos del trabajo en el grupo? BICO: La dedicación en la revisión y mejora de los documentos. TSE: La participación activa de las empresas, ya que permite expresar las dudas y los puntos de vista. La colaboración y ayuda entre empresas (Sinergias). La colaboración por parte de RI. BASF: Hacen presencia en las empresas. Compartir con otras empresas de diferentes sectores. Sinergias con las empresas y RI prácticas exitosas de implementación. Alternativas de solución. Brenntag: Compromiso. Compartir experiencias. Apoyo mutuo. Mejoramiento de las relaciones entre las empresas piloto. Aportes valiosos de cada integrante. SCOL: Apertura, iniciativa, compromiso, confianza mutua, aprendizaje, liderazgo. Bayer Croop: El intercambio de experiencias, documentación, que permiten el avance de implementación.

¿Cuales aspectos considera debería ser mejorados? BICO: La puntualidad últimamente esta fallando BASF: Mayor presencia de RI en las organizaciones adherentes en diferentes procesos – charlas no solamente en los procesos de seguimiento – visitas- Enfoque asesor. Brenntag: Un balance de participación conjunto entre las diferentes personas que asisten a estas actividades y la mejora de compromisos de participación de aquellos que están como acompañantes. SCOL: En nuestro caso, aunque se ha asistido a la mayoría de las sesiones, superando la coyuntura actual, deberemos poder participar con mayor constancia, entregando mejores resultados, al ser nuestro delegado una persona que haya conocido mejor RI y SGRI. Bayer Croop: Considero que las empresas de Bogotá por sede local se les facilita más en el proceso piloto; de fuera de Bogotá por logística y costos de desplazamiento no se facilita.