PRINCIPIOS ADMNISTRATIVOS ING. CARLOS ROMERO P www.auditoria.semi-.wikispaces.com

¿Qué es administración? Para usted, ¿qué es administrar?

Concepto etimológico Administración viene del latín "ad" y significa cumplimiento de una función bajo el mando de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro.

¿Qué es administración? Para Peter Drucker: La administración es la actividad más importante de nuestra sociedad. La administración es una actividad central en nuestra civilización.

¿Qué es administración? ¿Desde hace cuánto tiempo existe la administración? ¿Desde cuándo existe la necesidad de administrar? ¿Desde cuándo se estudia sistemáticamente la administración?

Preguntas orientadoras y objetivos ¿Cuáles fueron los orígenes de la administración? ¿Qué entendemos por administración? ¿Cuál ha sido la evolución de la teoría administrativa? Entender los orígenes de la administración. Comprender el concepto administración. Reconocer la evolución histórica de la teoría administrativa

Orígenes de la administración El ser humano es social por naturaleza, lo que implica vivir organizadamente: dividir funciones sociales (alimento, vestido, servicios, defensa) La administración es una actividad y un trabajo muy antiguo

Orígenes de la administración Venecianos Marco legal para el comercio y los negocios Industrialización Especialización y producción en serie Explotación de la mano de obra Egipcios (4000-2000 a.C.) Inventarios, burocracia, proyecciones y la planeación Chinos (500 a.C.) Bases del buen gobierno Iglesia Estructura jerarquizada y centralizada Romanos Estructura organizada y autoritaria (funciones) Antigüedad tardía Edad moderna 5000 4000 3000 2000 1000 Edad contemporánea Edad media Sumerios (5000 a.C.) Registros escritos: comercial y gubernamental Hebreos (4000 a.C.) Tramos control, dirección por patriarcas Babilónicos (2000-1700 a.C.) Estándares, salarios, obligaciones (leyes) Griegos (500-200 a.C.) Ética del trabajo y universalidad de la administración Feudalismo Estructura de la servidumbre y aparecen gremios Tecnología Administración científica indispensable para la organización

Preguntas de prejuicios ¿Qué entiendes por el concepto administración? ¿Qué cosas se administran? ¿Qué entiendes por el concepto organización? ¿Qué caracteriza a una organización? Enuncia algunos ejemplos de organizaciones ¿Qué es una meta? ¿Qué es un plan? ¿Qué es un recurso? Menciona algunos ejemplos.

A continuación se verán algunas definiciones de administración

Según Terry: Administrar, implica el logro de objetivos por parte de personas que aportan sus mayores esfuerzos de acuerdo con acciones preestablecidas.

Para J. D. Mooney: La administración es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana. www.auladeeconomia.com

Para Koontz y O´Donnell: Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar los objetivos, fundada en su habilidad de conducir a sus integrantes. www.auladeeconomia.com

14 principios de Fayol División del trabajo Autoridad Disciplina Unidad de mando Unidad de dirección Subordinación del interés individual al bien común Remuneración Centralización Jerarquía Orden Equidad Estabilidad del personal Iniciativa Espíritu de grupo

Otras definiciones son… Lograr que las cosas se realicen por medio de otros y obtener resultados a través de otros. Crear y conservar un ambiente adecuado para que grupos de personas puedan trabajar eficazmente en el logro de objetivos comunes. www.auladeeconomia.com

En otras palabras... Administrar implica saber: ¿Qué puede hacerse? ¿Qué se va a hacer? ¿Cómo se va a hacer? ¿Con qué se va a hacer? ¿Cómo lograr que se haga? ¿Cómo saber cuándo se ha realizado?

Administración: ¿Ciencia o arte? ¿Qué cree usted?

Administración: ¿Ciencia o arte? La administración, al igual que otras actividades o disciplinas como la composición musical, el béisbol, puede ser considerado como un arte. Porque consiste en hacer las cosas de acuerdo con el contexto de una situación.

Administración: ¿Ciencia o arte? Sin embargo, los administradores pueden trabajar mejor utilizando el conocimiento organizado. Es este conocimiento el que la convierte en ciencia y, como ciencia, aplica el método científico al desarrollo del conocimiento. www.auladeeconomia.com

Administración: ¿Ciencia o arte? En conclusión, la práctica es un arte, el conocimiento en que se sustenta la práctica es ciencia. Debe tenerse presente que, en este contexto, ciencia y arte no son excluyentes, sino complementarios. Es necesario recordar que la administración es una ciencia “no exacta”.

Según el texto: Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas, a través del proceso administrativo.

Según el texto: La administración comprende la coordinación de los hombres y recursos materiales para el logro de ciertos objetivos. Es el proceso de realizar actividades y terminarlas eficientemente con y por medio de otras personas.

Según el texto: En función de estas definiciones, podemos decir, que la administración es una de las actividades humanas más importantes, ya que coordina el esfuerzo grupal del cual depende el desarrollo de todas las organizaciones.

¿Qué tienen en común todas estas definiciones? Proceso: Son las funciones más representativas del trabajo administrativo Objetivos: El fin de la administración es alcanzar los objetivos organizacionales. Recursos: La administración implica el adecuado manejo de los recursos de la organización Trabajo en equipo: La administración es una tarea de coordinación de actividades que encauzan el esfuerzo individual y colectivo.

¿Falso o verdadero? La administración no se aplica en organizaciones sin fines de lucro, como una iglesia. Todos somos administradores. La administración es intuitiva, se basa sólo en la experiencia y no en el conocimiento científico.

ADMINISTRACION Qué es la administración? La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas

IMPORTANCIA Es fundamental para el desarrollo exitoso de cualquier actividad que se realice. En casi todos lo actos de nuestra vida nos encontramos permanentemente tomando decisiones, eligiendo alternativas y buscando soluciones, lo cual no es otra cosa que administrar. Administrar es liderar e implica coordinar y delegar responsabilidades

IMPORTANCIA En administración es muy importante alcanzar Eficacia logro de objetivos. Eficiencia: logro de objetivos con la mínima cantidad de recursos, es decir minimizando los costos de los recursos y Efectividad grado en que logran los objetivos. www.auladeeconomia.com

CARACTERISTICAS DEL ADMINISTRADOR Dedicación a la empresa; Persistente; Carácter enérgico; Independiente; Competitivo; Tiene objetivos realistas; Ética; Innovador y creativo; Analítico.

CIENCIAS TÉCNICAS Y AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIÓN CIENCIAS SOCIALES,   CIENCIAS TÉCNICAS Y AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIÓN CIENCIAS SOCIALES, CIENCIAS NATURALES CIENCIAS EXACTAS www.auladeeconomia.com

Funciones del administrador. Plantear de manera clara y correcta los objetivos. Hacer que se cumplan las normas y políticas de la empresa. Estar directamente relacionado con sus empleados. Tratar de satisfacer las necesidades de cada uno de los obreros. Obtener con cada jornada de trabajo la mayor producción posible. www.auladeeconomia.com

Funciones del administrador. Cuidar que la comunicación fluya dentro de la empresa Elaborar planes de trabajo que no rompan los ya establecidos. Proporcionar un ambiente de trabajo agradable a sus empleados www.auladeeconomia.com

PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de las empresas , en la cual se ejecutan dirección y control para darle seguimiento a los procesos administrativos.

PLANIFICACION ORGANIZACIÓN DIRECCION-LIDERAZGO EJECUCION CONTOL PROCESO

- Planes.- Como serán logrados - Objetivos.-Los objetivos o metas son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole. - Estrategias.-Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación - Planes.- Como serán logrados PLANIFICACION ¿Qué voy a hacer?

Una buena definición es: El proceso de: Planear, Organizar, Dirigir, y Controlar los esfuerzos de los miembros de una organización y los demás recursos para alcanzar las metas establecidas. www.auladeeconomia.com

El proceso administrativo Planeación: Incluye la selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos; requiere tomar decisiones constantemente. Organización: Implica establecer una estructura organizacional de los papeles que deben desempeñar las personas en una organización.

El proceso administrativo Integración de personal: Se necesita identificar los requerimientos de la fuerza laboral. Dirección: Consiste en influir sobre las personas que contribuyan a la obtención de las metas de la organización y el grupo.

El proceso administrativo Control: implica medir, corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes (planes y metas). www.auladeeconomia.com

PLANEACIÓN

LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN La planeación es la función administrativa básica que implica: el establecimiento de objetivos y el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos, apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos organizacionales. www.auladeeconomia.com

LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN La administración sin planeación no tiene razón de ser: Sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico. www.auladeeconomia.com

PLANEACION Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera. Incluye determinar: las misiones globales, identificar los resultados claves y fijar objetivos específicos, así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos. www.auladeeconomia.com

PLANEACION Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos. Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación. www.auladeeconomia.com

PLANEACION En conclusión, la planeación es: el proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos. www.auladeeconomia.com

PLANEACION SE OCUPA DE LOS FINES: ¿QUE DEBE HACERSE? SE OCUPA DE LOS MEDIOS: ¿COMO DEBE HACERSE? www.auladeeconomia.com

PLANEACION ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA. www.auladeeconomia.com

Importancia de la planeación Da sentido de dirección Planeación Facilita el control Reduce la incertidumbre Visualiza los cambios www.auladeeconomia.com

SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN La planeación y el control son inseparables. Los planes establecen los estándares de control. Cualquier control sin planes carece de sentido. www.auladeeconomia.com

ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control Instrumentación de los planes Planeación Control Desviación Acción correctiva www.auladeeconomia.com

Principales objetivos de la planeación Facilitar el control: Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos. Sin la planeación no puede haber control. www.auladeeconomia.com

Principales objetivos de la planeación Reducir la incertidumbre: Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas. www.auladeeconomia.com

Principales objetivos de la planeación Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia: Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado. www.auladeeconomia.com

Principales objetivos de la planeación Establecer el esfuerzo coordinado: Cuando todos lo que están involucrados sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos. www.auladeeconomia.com

Tipos de planes Planes por su ámbito de influencia Planes por su horizonte temporal www.auladeeconomia.com

Planes por su ámbito de influencia Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales. Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos. www.auladeeconomia.com

Planes por su horizonte temporal Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año. Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años. Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años. Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo. www.auladeeconomia.com

Planes por especificidad Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones. Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción. www.auladeeconomia.com

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN Propósito y misión estratégicos Visión Premisas Objetivos y metas Estrategias Reglas y Políticas Procedimientos Programas Presupuestos www.auladeeconomia.com

PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa. Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido. www.auladeeconomia.com

PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos. www.auladeeconomia.com

PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir. www.auladeeconomia.com

VISION La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro. www.auladeeconomia.com

VISION Debe cubrir ciertas características: ser formuladas por la alta dirección, conocida y compartida por todos los colaboradores, sustentarse en los valores de la organización, ser positiva y alentadora y, lo más importante, orientar a todos los miembros de la organización durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado. www.auladeeconomia.com

Premisas Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes. Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes. www.auladeeconomia.com

Premisas La técnica más conocida para elaborar las premisas es el F.O.D.A.: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización. www.auladeeconomia.com

OBJETIVOS Y METAS Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer. Son fines a los que se quiere llegar. Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo. Surgen de los objetivos. Las metas se fijan basados en el desempeño pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos. www.auladeeconomia.com

OBJETIVOS Y METAS Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables). Los objetivos son el fin determinado. Son los que permiten alcanzar metas. Constituyen el plan básico de la empresa. www.auladeeconomia.com

ESTRATEGIAS La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla. Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros. www.auladeeconomia.com

REGLAS Y POLÍTICAS Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad. Son normas que dictan la acción o la abstracción y no permiten la excepción o la elección personal. Ejemplo: No fumar. www.auladeeconomia.com

REGLAS Y POLÍTICAS Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa. La esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. Pueden ser escritas o verbales. Ejemplo: política salarial. www.auladeeconomia.com

PROCEDIMIENTOS Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas. A diferencia de las políticas que son guías de acción y no de pensamiento. Son los planes que establecen un método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades. Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad. www.auladeeconomia.com

PROGRAMAS Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse. www.auladeeconomia.com

PROGRAMAS Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones. www.auladeeconomia.com

PRESUPUESTOS Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto. Son una expresiones en términos numéricos. Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitarán. Constituyen medios de control. www.auladeeconomia.com

PRESUPUESTOS Existen varios tipos de presupuestos: Presupuesto de operación: Es el más importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa. Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa. www.auladeeconomia.com

PRESUPUESTOS Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas. Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa. Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año. www.auladeeconomia.com

JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

Propósito y misión Visión Premisas Objetivos y metas Estrategias Reglas y políticas Procedimientos Programas Presupuestos www.auladeeconomia.com

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)

OBJETIVOS Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos. Existen objetivos: a largo y corto plazo, generales y específicos. Los objetivos deben ser verificables: se debe determinar si se alcanzan o no en un período determinado. www.auladeeconomia.com

JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS Prop. socio-económico Misión Método descendente Método ascendente Objetivos generales de la organización (largo plazo-estrat.) Objetivos generales más específicos Áreas claves (Costos-inversión - calidad) Objetivos Divisionales Objetivos Departamentales y de unidades Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal www.auladeeconomia.com

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos”. www.auladeeconomia.com

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS En la administración por objetivos: los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes, especifican las áreas principales de responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros. www.auladeeconomia.com

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS La mayor aportación de la APO a la TGA es la conceptualización del trabajo. El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional. www.auladeeconomia.com

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su desarrollo. La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas. www.auladeeconomia.com

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS Además, su implantación adecuada incide directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables. www.auladeeconomia.com

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores. La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización. www.auladeeconomia.com

BENEFICIOS DE LA APO Mejora la administración (planeación orientada a resultados). Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organización. Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales. www.auladeeconomia.com

DESVENTAJAS DE LA APO En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos. Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa. Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo. www.auladeeconomia.com

FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN: EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS

Planeación Planeación: es el proceso sistemático y consciente de tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán. www.auladeeconomia.com

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Principio de contribución al objetivo. Todos los planes tiene que ser elaborados en función de los objetivos organizacionales. www.auladeeconomia.com

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Principio de primacía de la planeación. Indica que la planeación precede a todas la demás funciones administrativas www.auladeeconomia.com

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Principio de eficacia de los planes. Indica que todos los planes deberán generar más beneficios en su relación con los costos. www.auladeeconomia.com

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Principio de adhesión al objetivo. Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los miembros de la organización. www.auladeeconomia.com

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Principio de flexibilidad. Con este principio se establecen los márgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo). www.auladeeconomia.com

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Principio de cambio de ruta. Bajo este principio se establece la revisión de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos. www.auladeeconomia.com

El proceso básico de planeación: sus etapas y pasos Partes de la planeación Fines. Especificar metas y objetivos Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos. Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan. www.auladeeconomia.com

Organización administrativa

ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO ORGANIZACIÓN FORMAL Cuando las actividades de dos o mas personas están explicitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos. PRINCIPIOS ORG.FORMAL: Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización) Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo)

ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO ORGANIZACIÓN INFORMAL El propósito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas. Necesidad de información Es importante integrar la organización informal.

RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR ORGANIZACIÓN RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR CADENA DE MANDO:Conjunto de relaciones de dependencia desde cúpula a base. UNIDAD DE MANDO:Sólo supervisor. TRAMO DE CONTROL:Número de personas que supervisa un superior. Cuanto más ascendemos menos personas se supervisa.

RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR ORGANIZACIÓN RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el número de personas supervisadas por un mismo jefe: Número de actividades es un mismo sector Grado de incertidumbre en el trabajo Mayor responsabilidad y complejidad en los puestos de los subordinados Mayor capacitación de los subordinados. Procedimientos estandarizados Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no)

COORDINACIÓN INTERSECTORIAL ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN INTERSECTORIAL INTERRELACIÓN QUE EXISTE ENTRE DEPARTAMENTOS. INDICADOR DEL GRADO DE COORDINACIÓN:NIVEL DE INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A LA TAREA QUE COMPARTEN LOS SECTORES.

MECANISMOS DE COORDINACIÓN ORGANIZACIÓN MECANISMOS DE COORDINACIÓN PLANES y REGLAS (proc.estandariz) CANALES VERTICALES DE AUTORIDAD (uso cadena mando) REUNIONES IMPROVISADAS REUNIONES PROGRAMADAS RESPONSABILIDADES DEPARTAMENTALES de COORD. INTERMEDIARIOS DISEÑO MATRICIAL

DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD ORGANIZACIÓN DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD CENTRALIZACIÓN: Concentración de la autoridad y decisiones en la parte más alta de la organización. DESCENTRALIZACIÓN: Cantidad de autoridad y toma de decisiones a DELEGAR.

ORGANIZACIÓN DELEGAR: Proceso mediante el cual los administradores asignan tareas, autoridad y responsabilidad. DELEGACIÓN EFECTIVA: COMPLETA (se asigna TODA tarea necesaria para objetivo/responsab.) CLARA (comprendan con claridad tareas,responsab.y autoridad ) SUFICIENTE (autoridad suficiente)

ORGANIZACIÓN GRADO DE DELEGACIÓN: Se delega responsabilidad y autoridad, pero los superiores nunca se desprenden de la responsabilidad. EJEMPLOS: “Analiza este problema dame los hechos y decidiré que hacer” “Analiza este problema y recomienda acciones alternativas y recomienda solución” “Analiza este problema y hazme saber lo que harás” “Emprende acciones, y no necesito ningún contacto posterior”

ORGANIZACIÓN ERRORES de ORGANIZACIÓN PLANEACIÓN INAPROPIADA (cambio de planificación manteniendo estructura NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS RELACIONES (autorid.y respons.) NO DELEGAR AUTORIDAD NO EQUILIBRAR LA DELEGACIÓN CONFUSIÓN DE LÍNEAS DE AUTORIDAD e INFORMACIÓN OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin RESPONSABILIDAD

ORGANIZACIÓN ERRORES de ORGANIZACIÓN RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO (departamentos que son apoyo y se consideran un fin en sí mismo) EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos excesivamente complejos)

Sistemas participativos Descentralizados. Existen varios centros de decisión. Mucha comunicación. (  ) Las personas sienten responsabilidad en todos los niveles de la organización. Basados en la confianza y la motivación. Control sobre los resultados no sobre las tareas.

Organización lineal o jerárquica Basada en los principios de autoridad y unidad de mando. Cada persona sabe de quién depende y quiénes dependen de él. Las decisiones las toma siempre la misma persona y los demás están acostumbrados a obedecer no a decidir.

Organización funcional Basada en los principios de división del trabajo y especialización, comunicación y descentralización. Se pretende aumentar la productividad vía especialización. Se elimina el principio de unidad de mando, de forma que cada trabajador está subordinado a diferentes especialistas dependiendo de la tarea a realizar.

Organización Mixta Combina autoridad y especialización. Aparece la figura del staff. Los staff son especialistas que no tienen mando en la organización, sino que su papel consiste en asesorar o realizar estudios técnicos.

Organización Formal Las relaciones entre los miembros de la organización se lleva a cabo a través de normas previamente establecidas.

Organización Informal Relaciones entre los miembros de la organización que surgen de forma espontánea a consecuencia de intereses comunes (amistad, afinidad, protección mutua, ...)

Organigrama Es la representación gráfica de la estructura organizativa de una entidad, y de la interdependencia entre sus departamentos.

Los departamentos Aparecen como consecuencia de la aplicación de los principios de organización, y son centros de trabajo que se encargan de una actividad concreta de la empresa.

Los departamentos o Áreas funcionales Producción Aprovisionamiento Comercial Econ-Financiera Recursos Humanos Administración

Producción La planificación de la producción. La fabricación. La función de producción tiene por objeto: La planificación de la producción. La fabricación. El control de calidad.

Aprovisionamiento Tiene por objeto: Conseguir las materias primas necesarias para la fabricación, en la cantidad y calidad requerida, y al mejor precio. Debe sincronizarse con la función de producción y la financiera.

Comercial o Marketing Investigación del mercado. Características del producto. Fijación de precios. Distribución y venta. Publicidad, Promociones. Previsiones de venta. Atención al cliente.

Econónico-Financiera Proporcionar los fondos necesarios, en el momento preciso y al mínimo coste posible. Presupuestos y su control. Contabilidad. Cálculo de costes.

Administración Ejerce el control de todas las áreas de la empresa a través del manejo de documentación. Secretaría. Archivos. Correspondencia.

Recursos Humanos Planificación de plantilla. Selección de personal. Formación. Motivación. Contratación. Disciplina. Nóminas y Seguros Sociales. Relación con representantes de los trabajadores. Prevención de riesgos laborales.

ORGANIGRAMAS

Concepto Organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización. Objeto

Utilidad Proporciona una imagen formal de la organización. Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía. Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional. Constituye una fuente autorizada de consulta

Requisitos Fundamentales Precisión: en los organigramas, las unidades administrativas y sus interrelaciones deben definirse con exactitud. Sencillez: debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente.

Uniformidad: para facilitar su interpretación conviene homogenizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño Presentación: en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo. Vigencia: debe mantenerse actualizado (nombre de quien lo preparó y fecha de autorización o actualización)

Clasificación de organigramas Por su naturaleza: MICROADMINISTRATIVOS: una sola organización MACROADMINISTRATIVOS: involucran a más de una organización

Por su ámbito Generales: representan únicamente a los órganos principales de la institución y sus relaciones básicas. Específicos: se refieren únicamente a una dependencia o unidad administrativa en concreto .

Organigrama General

Organigrama Especifico

Por su contenido INTEGRALES: representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Organigrama Integral o Estructural

FUNCIONALES Y DE FUNCIONES: incluyen las principales funciones, además de las unidades y sus interrelaciones. Es de utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.

Organigrama Funcional y de Funciones

DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O NOMINAL: indican para cada unidad administrativa los puestos y el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.

Organigrama de Puestos, Plazas y Unidades o Nominal

Por su presentación VERTICALES: presentan las unidades de arriba hacia abajo, el órgano de mayor jerarquía está colocado en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada, y las relaciones entre las unidades se representan por líneas verticales. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización.

Organigrama Vertical

HORIZONTALES: despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan el órgano superior en el extremo izquierdo, los niveles jerárquicos se ubican en las columnas y las relaciones entre las unidades se representan por líneas horizontales.

Organigrama Horizontal Gerencia de Producción Gerencia Financiera Gerencia de Ventas Gerencia General

MIXTOS: esta presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades administrativas.

Diseño de organigramas FIGURAS: los elementos gráficos esenciales para la elaboración de organigramas son las figuras (comúnmente rectángulos) para presentar las unidades administrativas y las líneas de conexión para expresar los grados de autoridad y responsabilidad, así como la clase de relación entre los órganos de la institución.

FORMA: es recomendable representarlas bajo un solo tipo de figura y estandarizar el tamaño de la misma. DIMENSION: los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes COLOCACION DE LAS FIGURAS: se debe tener presente el nivel jerárquico que ocupa la unidad dentro de la organización y es importante tomar en cuenta la clase o tipo de organigrama que se desea elaborar

LINEAS DE CONEXION: muestran los diferentes tipos de relaciones que se dan entre las unidades administrativas RELACION LINEAL: en ella la autoridad y la responsabilidad se transmite mediante una sola línea. RELACION DE AUTORIDAD FUNCIONAL: relación de mando especializado. Se representa por medio de líneas cortas de trazo fino discontinuo RELACION DE COORDINACION: tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades de la organización. Se representa por medio de líneas largas de trazo descontinuó RELACION DE ASESORIA: existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos especializados a unidades de línea.

Líneas de autoridad INTERNA: es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la estructura organizacional, a los órganos de línea. (están conformadas con recursos de la empresa). Se representan por medio de líneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad a la cual se adscriben.

EXTERNA: es la que suministran unidades asesoras a los órganos de línea, que aunque forman parte del gráfico de la organización, desempeñan sus funciones en forma independiente de ésta. Su colocación en el organigrama se hace a través de líneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad de la cual dependen jerárquicamente.

Recomendaciones para las líneas de conexión Utilizar un trazo más grueso para las líneas que interconectan las figuras rectangulares, que el que se utiliza para trazar las figuras Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe el principio de autoridad-responsabilidad. Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por una sola línea. Evitar todos los trazos y tramos injustificados Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el organigrama.

Procedimiento para elaborar o actualizar organigramas AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL ESTUDIO: debe emanar del titular de la organización apoyado por los niveles de decisión, en especial por el responsable del órgano administrativo. INTEGRACION DEL EQUIPO DE TRABAJO: personal compenetrado en la materia.

DETERMINACION DEL PROGRAMA DE TRABAJO: planeación de actividades plasmada en un documento (gráfica de Gantt) CAPTACION DE INFORMACION: entrevistas con los empleados, revisar archivos y documentos

CLASIFICACION Y REGISTRO DE LA INFORMACION: ordenarse en carpetas, y utilizar equipos de computo. ANALISIS DE INFORMACION: analizar los datos obtenidos con el fin de detectar contradicciones o duplicidad de funciones. DISEÑO DEL ORGANIGRAMA: integración del documento con las opciones de estructuras específicas.

ORGANIGRAMA Es la representación gráfica de la Estructura Organizacional de una Empresa. Es una fuente de consulta con fines de información. Permite ver la fallas que existen en la Organización.

UN ORGANIGRAMA MUESTRA La División de Funciones Niveles Jerárquicos Líneas de Autoridad y Responsabilidad Canales formales de Comunicación Los Jefes de cada Grupo de Empleados

VENTAJAS DEL ORGANIGRAMA Muestra la Estructura General de la Organización. Relaciones de Trabajo en la Organización. Muestra Quien depende de Quien. Puntos fuertes y débiles de la Organización. Aclarar Ideas.

Las líneas verticales indican autoridad formal de los Niveles Jerárquicos superiores a los inferiores. Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro indican “ Mando Sobre”. Las líneas horizontales indican Especialización y Correlación. Si hay una línea horizontal colocada lateralmente indica una Relación de Apoyo.

Las líneas no continuas formadas por puntos se utilizan para expresar relaciones de coordinación entre las diversas Unidades Administrativas de la Organización. Las líneas verticales y horizontales que terminan en flecha indican continuidad de la organización con unidades semejantes que no están expresadas dentro de la estructura. Las líneas quebradas o en zig-zag representan relación especial.

Pueden ser POR SU OBJETO Estructurales: Muestra la conformación de la Empresa. Funcionales: Se destacan partes importantes de la Empresa. Especiales: Se destaca algunas partes de la Empresa

Pueden ser POR SU AREA Generales: Presenta toda la Empresa, se llama Carta. Departamentales: Presenta la Empresa por departamentos o secciones.

Pueden ser POR SU CONTENIDO Esquemáticos: Contiene solo los Órganos Principales, no tiene detalles Analíticos: Son más detallados.

EJEMPLOS DE ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

ORGANIGRAMA LINEAL - STAFF

ORGANIGRAMA CIRCULAR

MANUALES Incluye los Cargos o Unidades Administrativas que intervienen en la Organización, precisando su responsabilidad y participación. Contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una Unidad Administrativa

¿Qué tiene un Manual? Describe Tareas Ubicación Requerimientos y Puestos Responsables de la ejecución de las Tareas.

¿Para Qué sirve un Manual? Ayudan en la Inducción del Personal Capacitaciones de la parte Administrativa Permite conocer los detalles de las actividades del Cargo.

Un Manual puede ser De Políticas Departamentales De procedimiento De Técnicas Múltiples

AUTORIDAD Poder de actuar o de mandar con Responsabilidad. La autoridad es esencial dentro de la Empresa la ejerce el administrador y esta se delega para que sea efectiva dentro del proceso de logros propuestos por la Empresa

AUTORIDAD La autoridad ase puede ver en el Organigrama. La Autoridad Legal o en Línea se delega hacia abajo. Las Ordenes emanan de arriba y fluyen hacia abajo y los miembros en la línea de mando se encargan de realizarlo

DELEGACION DE AUTORIDAD Es el proceso por medio del cual se asigna poder a un individuo para ejercer autoridad legal que le concede un nivel más alto en la organización.

DELEGACION DE AUTORIDAD Involucra: La asignación de Tareas a ciertos individuos. La autoridad especifica para actuar y llevar a cabo tareas asignadas. Responsabilidad. Crea obligaciones que no pueden ser en si misma delegadas.

COORDINACIÓN DEL TRABAJO Puede hacerse mediante: Ajuste Mutuo Supervisión Directa Estandarización Normalización

“La mejor forma de aprender es poner en practica los conocimientos adquiridos” FELICIDADES !