PLANEACIÓN

Tipos de planes Propósitos o misiones Objetivos o metas Estrategias Políticas Procedimientos Reglas Programas Presupuestos

1. Propósitos o misiones Es la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta. Ejemplo: el propósito de una universidad es la enseñanza, la investigación y la prestación de servicios a la comunidad. El de una fuerza de seguridad, es el de brindar seguridad a la población

2. Objetivos o metas Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole. Representan no sólo el punto terminal de la planeación sino también, el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control. Ejemplo: disminuir el robo de autos, en el próximo año, en un 20%

3. Estrategias Es la determinación de los objetivos básicos de la empresa a largo plazo y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento Ejemplo: para disminuir los robos de autos se emplea la estrategia de desactivar los desarmaderos de autos

4. Políticas Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones. Ejemplo: contratación de personal de un tipo determinado, elevado apego a la ética profesional, otorgar vacaciones al personal

5. Procedimientos Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Son guías de acción no de pensamiento en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Ejemplo: la política de la organización puede ser otorgar vacaciones, los procedimientos se refieren a la forma en que se instrumentarán esas vacaciones, de modo de no interrumpir el normal desempeño de la tarea, cómo se deben solicitar, etc.

6. Reglas Son acciones o prohibiciones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona Es importante distinguir la diferencia con las políticas. Estas últimas orientan la toma de decisiones mediante el señalamiento de las áreas en las cuales los administradores pueden actuar a discreción. Las reglas, en cambio, no permiten ningún tipo de discrecionalidad Ejemplo: no fumar

7. Programas Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado. Ejemplo: un programa formulado en una organización para levantar la moral de su personal

8. Presupuestos Es la formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. Un presupuesto puede expresarse en términos financieros, en términos de horas - hombre, de unidades de producto o de horas -máquina. Ejemplo: presupuesto de capacitación para el próximo año

Pasos de la planeación Atención a las oportunidades Establecimiento de objetivos Desarrollo de premisas (supuestos) Determinación de cursos de acción alternativos Evaluación de cursos de acción alternativos Selección de un curso de acción Formulación de planes derivados Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestación Observación: coordinación de planes a corto y largo plazos

Objetivos Son los fines importantes a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales Los objetivos deben ser verificables; es decir, al final del período debe ser posible determinar si el objetivo se cumplió o no.

Jerarquía de los objetivos Método ascendente

Características de los objetivos Claros Flexibles Medibles   Realistas Coherentes Motivadores Deseables y confiables por los miembros de la organización. Elaborados con la participación del personal de la empresa

Lista de comprobación Cubren las características básicas de mi puesto? Es demasiado larga la lista? (combinar) Son verificables? Indican cantidad, calidad, tiempo, costo? Son difíciles pero razonables? Se le asignaron prioridades? Son congruentes con los objetivos de mi superior, del departamento y de la compañía? He comunicado los objetivos a todos los que deben ser informados de ellos?

Lista de comprobación (cont.) Los objetivos de corto plazo son congruentes con los de largo plazo? Los supuestos en los que se basan los objetivos han sido claramente identificados? Están claramente expresados y se han puesto por escrito? Prevén retroalimentación a fin de poder aplicar acciones correctivas? Los recursos y autoridad disponibles son suficientes para su cumplimiento? He dado oportunidad a los individuos de quienes depende su cumplimiento de sugerir sus propios objetivos?

Administración por objetivos Es un proceso por el cual, los responsables de distinto nivel en la organización, establecen objetivos comunes, determinan los niveles de responsabilidad de cada uno en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guía para la operación de la empresa

Beneficios y deficiencias de la Administración por objetivos Mejoras en la administración gracias a la planeación orientada a resultados Precisión de los roles y estructuras organizacionales y de la delegación de autoridad Estímulo del compromiso personal Desarrollo de controles eficaces Deficiencias: Ineficiencias en la enseñanza de la filosofía de la AO Deben fijarse metas verificables dentro de ciertos límites. El excesivo énfasis en resultados económicos puede inducir a conductas no éticas. Se corre el riesgo de subrayar objetivos a corto plazo a expensas de la solidez de la organización a largo plazo El riesgo de la inflexibilidad puede provocar que los administradores vacilen en modificar los objetivos aún si fuera necesario un cambio Abuso de metas cuantitativas, empleando números donde no son aplicables

Estrategias/Análisis FODA (Matriz TOWS) Fortalezas y debilidades de la organización Oportunidades y amenazas del entorno

FODA F D O A Cualidades administrativas, operativas u otras Debilidades en las áreas incluidas en F O Cambios políticos y sociales Maxi-maxi: Se sirve de las fortalezas de la organización para aprovechar las oportunidades Mini-maxi: Estrategias de desarrollo para superar debilidades a fin de aprovechar oportunidades A Competencia Maxi-mini: Uso de fortalezas para enfrentar o evitar amenazas Mini-mini: Atrincheramiento, liquidación o sociedad en participación Factores Internos Factores Externos Análisis FODA del pasado, del presente y de distintos momentos del futuro

Fuerzas competitivas (Porter) Competencia entre compañías Amenaza de acceso al mercado de nuevas compañías Posibilidad de uso de productos o servicios sustitutos Poder de negociación de los proveedores Poder de negociación de los clientes

Fuerzas competitivas (Porter) Nuevas compañías Competencia entre compañías Proveedores Clientes Sustitutos

Estrategias competitivas genéricas (Porter) Liderazgo en costos Diferenciación Enfoque en bajo costo o diferenciación

Toma de decisiones La toma de decisiones es la selección de un curso de acción entre varias alternativas. Constituye la esencia de la planeación Los administradores deben decidir: Qué? Quién? Cuándo? Dónde? Cómo?

Pasos para la toma de decisiones Establecimiento de premisas Identificación de alternativas Evaluación de las alternativas Elección de una alternativa

Toma de decisiones racionales El administrador, en general tiene limitaciones de tiempo, información y otros recursos para ser totalmente racional en la toma de decisiones. Es por esto que se deberá conformar con una racionalidad limitada o acotada Principio del factor limitante: para seleccionar el mejor curso de acción alternativo se deben identificar y superar los factores que más firmemente se oponen al cumplimento de una meta.

Evaluación de alternativas Factores cuantitativos: son medibles en términos numéricos Factores cualitativos o intangibles: difíciles de medir numéricamente, como la calidad de las relaciones laborales, el riesgo del cambio tecnológico o el estado de las condiciones políticas internacionales Análisis marginal

Selección de una alternativa Experiencia: muy valiosa pero no es infalible. La mayoría de las personas desconoce las razones primordiales de sus errores o fracasos. Además las lecciones de la experiencia pueden ser inaplicables a nuevos problemas. Experimentación: consiste en probar una alternativa y ver qué sucede. Es muy costosa y sólo debe aplicarse después de haber considerado otras alternativas Investigación y análisis: búsqueda de relaciones entre las variables. Utilización de modelos de simulación.

Decisiones programadas y no programadas Niveles organizacionales Naturaleza de los problemas Naturaleza de la toma de decisiones Nivel superior Decisiones no programadas No estructurados Decisiones programadas Estructurados Nivel inferior

Creatividad e innovación Creatividad: capacidad de desarrollar nuevas ideas Innovación: es el uso de esas ideas

“Brainstorming” (lluvia de ideas) Reglas: No criticar ninguna idea Mientras más extremosas sean las ideas, mejor Alentar la cantidad de ideas producidas Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas