OFICINA SIN PAPELES A MÍ QUE ME REGISTREN
¿Qué buscábamos? Reducir al máximo posible los costes de impresión. Optimizar el uso de los recursos informáticos: escáner y aplicación informática Velázquez. Mejorar el acceso a la información y el tiempo de respuesta. Eliminar los documentos duplicados. Fomentar las buenas prácticas ambientales.
¿Cómo lo hicimos? Situación previa: Cada departamento generaba tres copias. Diseñamos un plan: Digitalizar el escrito, vincularlo al registro de salida y ubicarlo en cada departamento...Y lo pusimos en marcha: Aprovechamos los recursos disponibles, un escáner y la aplicación informática Velázquez. En este proceso de gestión del cambio se involucraron inicialmente tres departamentos.
¿Qué conseguimos? ¿Qué conseguimos? Hemos reducido la emisión de papel 66% en los escritos de salida y 50 % los partes al juzgado de guardia. Hemos digitalizado el 100% de los escritos de salida. Hemos reducido a cero la necesidad de archivadores, carpetas, armarios...en el departamento del Registro. Hemos formado al personal al 100% en el uso de la aplicación. Hemos conseguido que no se dupliquen copias del mismo documento.
CONCLUSIONES Se reduce considerablemente el consumo de papel y los costes de impresión. Se produce un Incremento importante de la velocidad y la facilidad en la búsqueda de documentos. Se ha logrado agilizar los procesos internos. Hemos contribuido a la sostenibilidad económica y ambiental. Seis de los ocho departamentos de la Gerencia están involucrados en este cambio de gestión documental y nos planteamos como objetivo a corto plazo incluir a todos los departamentos en esta iniciativa.
GRACIAS POR LA ASISTENCIA