Miguel Martín-Loeches Juan Antonio Calvo ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS Bloque III: Seguimiento y cierre de proyectos   Tema 8: Seguimiento del proyecto. Revisión de la oferta y el contrato. Organización y acopio de recursos. Reuniones. El día a día de la gestión del proyecto. Control de configuración. Cambios al alcance del proyecto. Conflictos interpersonales e interfaces del proyecto. Decisiones. Miguel Martín-Loeches Juan Antonio Calvo Departamento de Geología

Tema 8: Seguimiento del proyecto INTRODUCCIÓN Y ANÁLISIS INICIAL REUNIONES DIA A DIA DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO CONTROL DE CONFIGURACIÓN CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO OTRAS ACTIVIDADES

Tema 8. Seguimiento del proyecto INTRODUCCIÓN Y ANÁLISIS INICIAL Oferta adjudicada: El Director de proyecto permanece en contacto con el cliente, revisando el alcance y organización de la oferta: Abandono de miembros del equipo o cambio competencias. Nuevas incorporaciones susceptibles de participar en proyecto. Modificaciones en el alcance o precio negociadas con cliente. Presentación de nuevas tecnologías o recursos.

Tema 8. Seguimiento del proyecto INTRODUCCIÓN Y ANÁLISIS INICIAL Revisión de la oferta y del Contrato El objetivo de este análisis minucioso será: Detectar gazapos o alcances desmesurados, intentando matizar o corregir estos elementos que afectan al precio o coste del proyecto. Verificar que el contrato a firmar corresponde a compromisos adquiridos. Asegurar que la empresa mantiene y dispone de los recursos necesarios para realizar los trabajos.

Tema 8. Seguimiento del proyecto INTRODUCCIÓN Y ANÁLISIS INICIAL Organización y acopio de recursos Recursos Humanos (personas), número y cualificación precisos para la ejecución del proyecto. Materiales, equipos técnicos, herramientas y elementos necesarios para realizar los trabajos. Recursos financieros, requeridos para hacer frente al proyecto incluyendo los destinados a costes internos, sino los derivados del propio trabajo: adquisición equipos, suministros, avales, etc.

Tema 8. Seguimiento del proyecto INTRODUCCIÓN Y ANÁLISIS INICIAL La ausencia de equipos suficientes para el desarrollo de un proyecto puede obligar a la toma de algunas decisiones como: Rechazar el contrato (???, rara vez se toma esta decisión). Retrasar inicio de los trabajos en connivencia o no con el cliente. Modificar la planificación de los proyectos para que se puedan compartir los recursos materiales (mejor opción). Conseguir equipos adicionales mediante alquiler y/o compra, con un control de gastos ocasionados sobre el proyecto

Tema 8. Seguimiento del proyecto INTRODUCCIÓN Y ANÁLISIS INICIAL Intercambio de información en el proyecto Las comunicaciones formales o informales entre integrantes del equipo o entre ellos y el cliente son importantes porque suponen compromisos menores a respetar (avance de trabajo, plazos, etc.). Los medios de comunicación más habituales son: Correo (carta), Fax, E-mail, comunicación Interna, otros (voz, teléfono, etc.). Cada uno de ellos tiene un peso o validez legal.

Tema 8. Seguimiento del proyecto INTRODUCCIÓN Y ANÁLISIS INICIAL Según el alcance del mensaje se diferencia entre: Mensajes de ámbito externo: circulan entre personas de la organización y personas ajenas (cliente). Ámbito interno: circunscrito a los integrantes del equipo de trabajo. Esta restricción a la difusión de información se debe a: Interés: la información transmitida es de utilidad para las personas que constituyen el equipo de trabajo y no aportan nada para el resto. Confidencialidad: La información transmitida contiene datos sensibles desde el punto de vista comercial y no conviene que esté a disposición de personas ajenas al equipo de trabajo.

Tema 8. Seguimiento del proyecto REUNIONES Reunión de comienzo, es la primera que se organiza tras la adjudicación del contrato, en la que se reúnen integrantes del equipo, subcontratas y cliente. Del éxito o fracaso de esta reunión puede depender el curso de las relaciones durante el proyecto. Esta reunión suele dividirse en tres:

Tema 8. Seguimiento del proyecto REUNIONES Reunión interna, del director del proyecto con equipo trabajo. Se detalla al equipo de trabajo los objetivos del proyecto. Se presenta el calendario de fechas, hitos y planificación. Se asignan responsabilidades. Se recopilan propuestas para mejorar el proyecto y se prepara la reunión con cliente.

Tema 8. Seguimiento del proyecto REUNIONES Reunión con el cliente, donde se tratan todos los aspectos contractuales, técnicos y operativos, se revisa el alcance de los trabajos iniciales, y se recopilan comentarios o propuestas para su aceptación o rechazo. Por último, puede mantenerse otra reunión interna con el equipo de trabajo, para notificar posibles cambios acordados con el cliente.

Tema 8. Seguimiento del proyecto REUNIONES Convocatoria de reunión El Director del proyecto es el responsable de convocarlas.

Tema 8. Seguimiento del proyecto REUNIONES 1. Convocatoria de reunión FECHA, HORA Y LUGAR CELEBRACIÓN DURACIÓN PREVISTA ESTABLECER AGENDA CONFIRMAR LA ASISTENCIA LISTA DE AGENTES INTERESADOS PROPOSITO REUNIÓN DESARROLLO DE TEMAS A TRATAR

Tema 8. Seguimiento del proyecto REUNIONES 1. Convocatoria de reunión

Tema 8. Seguimiento del proyecto REUNIONES 1. Convocatoria de reunión ASEGURAR QUE ES CONVENIENTE (TLF., E-MAIL ??) REUNIONES MUY FRECUENTES CONVOCAR UN DÍA Y HORA CON ALTERN. CONCRETAR FECHA Y HORA CON CADA UNO LO QUE SE DEBE HACER LO QUE NO SE DEBE HACER IDENTIFICAR TODOS LOS ASISTENTES PROPONER AGENDA VAGA PROPONER PUNTOS RELEVANTES CONVOCAR A MÁS O MENOS GENTE DE LA PRECISA IDENTIFICAR TEMAS DE INTERÉS

Tema 8. Seguimiento del proyecto REUNIONES Desarrollo de la reunión Al comenzar la reunión el responsable del proyecto deberá resumir los siguientes aspectos: Identificar de que reunión se trata, grupo de trabajo y número de orden. Objetivo de la reunión. Asuntos a tratar y personas que presentarán cada apartado. Hora prevista de finalización.

Tema 8. Seguimiento del proyecto REUNIONES 2. Desarrollo de la reunión También deberá reconducir la reunión cuando el debate se centre demasiado en aspectos muy puntuales o temas ajenos: Clarificar de vez en cuando el propósito de la reunión. Resumir los avances logrados, evaluando y dando por zanjado ese punto en la reunión. Apuntar e introducir el siguiente tema a tocar.

Tema 8. Seguimiento del proyecto REUNIONES Actas de la reunión El responsable de los trabajos debe confeccionar un documento (minutas), en las que se consignan fecha, hora, temas tratados, decisiones acordadas y acciones a realizar por cada agente.

Tema 8. Seguimiento del proyecto REUNIONES 3. Actas de reuniones

Tema 8. Seguimiento del proyecto REUNIONES 3. Actas de reuniones Las actas deben firmarse por todos los participantes, o al menos, por un representante de cada empresa, para su posterior distribución (correo, fax, E-mail, etc.). Todas estas formalidades se deben a que las actas de reunión se consideran documentos vinculantes, es decir, de obligado cumplimiento, ya que pueden suponer alteraciones en el alcance o las condiciones del contrato y pueden suponer modificaciones potenciales a los beneficios esperados.

Tema 8. Seguimiento del proyecto EL DÍA A DÍA EN LA GESTIÓN DEL PROYECTO El responsable del proyecto desarrollará tareas de supervisión y control, y de corrección de desviaciones como: Medir y evaluar el progreso de los trabajos. Identificar las desviaciones sobre el plan previsto. Evaluar el impacto de desviaciones, tanto en alcance, plazos y costes. Proponer medidas correctivas que solventen o atenúen las desviaciones identificadas. Corregir la planificación del resto del proyecto, para acomodar las desviaciones y las actuaciones correctivas.

Tema 8. Seguimiento del proyecto EL DÍA A DÍA EN LA GESTIÓN DEL PROYECTO Estado de las acciones Proporciona información acerca de los compromisos puntuales adquiridos durante el proyecto y si se han satisfecho. LISTA DE ACCIONES ACORDADAS NO MOTIVOS FECHA DE CUMPLIMIENTO PERSONA RESPONSABLE COMPLETADO TAREA FINALIZADA ESTADO SI

Tema 8. Seguimiento del proyecto EL DÍA A DÍA EN LA GESTIÓN DEL PROYECTO Avance técnico y económico El propósito final del proyecto es conseguir que los ingresos superen a los costes, a través de la realización de unos trabajos. Los objetivos complementarios serán: Objetivo técnico, correcta ejecución de los trabajos. Objetivo económico, control de costes y gastos frente a ingresos a percibir.

Tema 8. Seguimiento del proyecto EL DÍA A DÍA EN LA GESTIÓN DEL PROYECTO 2. Avance técnico y económico El Control Técnico de los trabajos es muy complejo, ya que las tareas de un proyecto son muy dispares y complejas de evaluar. Así, los proyectos avanzan a ritmos diferentes a los esperados:

Tema 8. Seguimiento del proyecto EL DÍA A DÍA EN LA GESTIÓN DEL PROYECTO 2. Avance técnico y económico

Tema 8. Seguimiento del proyecto EL DÍA A DÍA EN LA GESTIÓN DEL PROYECTO 2. Avance técnico y económico Zona A: La curva de avance se localiza por debajo de la recta ideal. El proyecto avanza con lentitud debido a la adaptación de los técnicos a los trabajos y/o al conocimiento del proyecto. Zona B: El proyecto avanza con mayor rapidez porque los técnicos y equipos se encuentran familiarizados a los trabajos. Zona C: No debiera existir, ya que sería indicativos de una mala planificación y/o a problemas técnicos que dan lugar a pérdidas y descontentos en el cliente.

Tema 8. Seguimiento del proyecto EL DÍA A DÍA EN LA GESTIÓN DEL PROYECTO 2. Avance técnico y económico El Control económico es más sencillo ya que a cada tarea o trabajos poseen un valor objetivo, mediante la comparación de recursos (horas de trabajo, costes y gastos). Para evaluar la situación económica de un proyecto se emplea el Análisis del Valor Añadido, donde se comparan en un instante de tiempo determinado, el coste inicialmente previsto para ese momento (avance previsto), el coste real invertido (avance de gastos o avance contable), y la estimación del porcentaje de trabajo total completado hasta ese instante (avance real o avance técnico).

Tema 8. Seguimiento del proyecto EL DÍA A DÍA EN LA GESTIÓN DEL PROYECTO 2. Avance técnico y económico Estos avances se pueden representar gráficamente de la siguiente manera:

Tema 8. Seguimiento del proyecto EL DÍA A DÍA EN LA GESTIÓN DEL PROYECTO 2. Avance técnico y económico Retraso el la producción: Diferencia entre la producción real y la programada en el instante de referencia. Sobrecoste: diferencia entre el avance de los gastos y el avance real del proyecto. En el gráfico esta diferencia es del 7%. Retraso en el plazo: momento en el que el avance real en el instante seleccionado se debiera haber realizado. En el gráfico este retraso es de 1,75 meses a finales de septiembre, es decir, un retraso del 15%. Así, se pueden establecer mecanismos de alarma para determinar la situación del proyecto:

Tema 8. Seguimiento del proyecto EL DÍA A DÍA EN LA GESTIÓN DEL PROYECTO 2. Avance técnico y económico Bajo control. No se requieren acciones. Desviaciones menores que conviene corregir para evitar desviaciones mayores. Desviaciones sustanciales, que deberán notificarse a dirección y tomar medidas para su corrección. Fuera de control.

Tema 8. Seguimiento del proyecto EL DÍA A DÍA EN LA GESTIÓN DEL PROYECTO Informe de situación del proyecto Cuyo propósito es mostrar al cliente el avance y evolución del proyecto al finalizar alguno de los hitos destacables del mismo. En este informe se deberán consignar las tareas desarrolladas, modificaciones, dificultades y adelanto de los primeros resultados o trabajos finalizados. También se deberán identificar los posibles retrasos y las acciones futuras previstas para limitar o minimizar los retrasos en la ejecución de los trabajos

Tema 8. Seguimiento del proyecto CONTROL DE CONFIGURACIÓN Se denomina control de la configuración al conjunto de activid. destinadas a organizar la gestión y a gestionar los documentos y productos obtenidos durante un proyecto. Entre ellos se incluyen: Redacción (o adaptación) de los procedimientos de gestión documental técnica (notas técnicas, planos, manuales, etc.), de gestión (presupuestos, minutas, informes de situación, balances, gastos) y documentos complementarios (faxes, E-mail, planes de calidad, listas de documentos, etc.) Asignación de referencias a documentos, según se generan (tipo de documento, número ordinal, empresa que lo genera, versión).

Tema 8. Seguimiento del proyecto CONTROL DE CONFIGURACIÓN Inclusión de los nuevos documentos (o versiones) en la base de datos de la documentación del proyecto. Difusión de la información para el conocimiento del equipo de trabajo (comunicación personal, nota interna, a integrantes del proyecto y/o de libre distribución). Incorporación de la base de datos del proyecto a la base de datos general de la empresa, una vez cerrado el proyecto.

Tema 8. Seguimiento del proyecto CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO Los cambios son costosos ya que implican esfuerzos en gestión y planificación, desperdiciar parte del trabajo ejecutado, cambios de ritmos y de eficiencia del equipo y presencia de errores o despistes del equipo de trabajo.

Tema 8. Seguimiento del proyecto CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO Origen Las propuestas de cambio externas , son ajenas al equipo de trabajo y suelen corresponder a clientes, proveedores o sist. de auditoria externa a la empresas. Las propuestas de cambio internas, son las que arrancan de la propia organización, del equipo de trabajo, de la dirección de la empresa o el control de calidad de la misma.

Tema 8. Seguimiento del proyecto CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO Tipos de cambios Adaptaciones. Son adecuaciones de los trabajos a nuevas características o legislaciones que afectan a la explotación (Ej.: cambio del IVA, nueva legislación sobre materiales o de seguridad, etc.). Mejoras. Son ampliaciones en la funcionalidad, prestaciones del producto o servicio adicional, no contempladas en el inicio de los trabajos (Ej.: variaciones en la calidad de materiales, nuevos elementos para incrementar la efectividad, etc.). Correcciones. Cambios en el servicio o producto original para hacer cumplir las especificaciones iniciales (Ej.: cambio de laboratorio de certificación, etc.)

Tema 8. Seguimiento del proyecto CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO Propuesta motivada Todo cambio obedece a una necesidad, o motivación concreta que persigue mejorar el bien o servicio objeto del proyecto. Dado que suponen un sobrecoste, estos cambios deberán haber sido meditados suficientemente. Análisis y evaluación A propuesta del Director de proyecto se realizará un análisis de los cambios sugeridos, para: Identificar el alcance práctico del cambio. Identificar y evaluar el impacto sobre la necesidad de recursos (materiales y humanos).

Tema 8. Seguimiento del proyecto CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO Evaluar riesgos potenciales y analizar el impacto sobre la planificación temporal prevista. Verificar la compatibilidad con otros proyectos a actuaciones de la empresa. Analizar el efecto sobre aspectos contractuales del proyecto. Autorización o rechazo A la vista del análisis anterior, el cliente o persona delegada tomará una decisión acerca de la implantación o no del cambio. Si el cambio es trascendental, la decisión la deberán tomar en instancias superiores de la organización

Tema 8. Seguimiento del proyecto CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO Implantación y seguimiento Si se identifica como adecuado el cambio propuesto, y se opta formalmente por su realización, los objetivos a alcanzar para la puesta en marcha serán: Perturbar al mínimo posible el desarrollo del proyecto y actividades del equipo de trabajo. Mantener el coste (material y humano) del cambio dentro de los márgenes previstos en la solicitud. Dar cumplimiento a las necesidades concretas por las que se propuso el cambio.

Tema 8. Seguimiento del proyecto OTRAS ACTIVIDADES 1. Interfaces del proyecto Interfaces internos Interfaces externos EMPRESA CLIENTE DIRECTOR DE PROYECTO GESTOR DEL PROYECTO TERCEROS EQUIPO DE TRABAJO

Tema 8. Seguimiento del proyecto OTRAS ACTIVIDADES Interfaz con el cliente El director del proyecto es el máximo responsable de la empresa ante el cliente, el que mantiene el contacto comercial o financiero para la negociación de aspectos importantes o de cierto alcance. Algunas responsabilidades se delegan en el equipo de trabajo. Canalizar las relaciones entre Cliente y empresa (comercial y técnico) Informar periódicamente al Cliente sobre los avances de los trabajos, resultados, problemas y soluciones Planificar, convocar, organizar y coordinar las reuniones o proporcionar soporte al cliente si decide encargarse el mismo.

Tema 8. Seguimiento del proyecto OTRAS ACTIVIDADES Responder de la falta de cumplimiento, retrasos y quejas del cliente Negociar cambios de contenido, duración y coste de los trabajos

Tema 8. Seguimiento del proyecto OTRAS ACTIVIDADES Interfaz con el equipo de trabajo El Director de Proyecto es el responsable de la correcta actuación del equipo de trabajo y sus funciones incluyen: Planificar, organizar, dirigir y coordinar a las personas y medios utilizados Dirigir y supervisar la ejecución de los trabajos Detectar y analizar las desviaciones temporal, económica y técnica y solucionar las mismas Revisar y aprobar la documentación generada antes de su entrega al cliente

Tema 8. Seguimiento del proyecto OTRAS ACTIVIDADES Para desempeñar las funciones es adecuado establecer un interfaz con el equipo de trabajo, donde: Se intercambie la información vinculada al proyecto Se asignan , supervisan y corrigen las responsabilidades individuales Se analizan las desviaciones, incidencias y conflictos y se ponen en marcha los mecanismos de corrección

Tema 8. Seguimiento del proyecto OTRAS ACTIVIDADES III. Interfaz con la empresa La Empresa delega en el Director del Proyecto y este actúa en nombre de la empresa, lo que obliga a establecer un flujo de información con la Dirección de la Empresa: El Director del Proyecto debe recibir estrategias para conducir los proyectos y el trato con el Cliente para mejorar las posibilidades de contratación futura La información que recibe la empresa del director del proyecto, sirve para perfilar la estrategia comercial futura La información más importante suele centrarse en: el proyecto ¿va bien o mal?, ¿porqué?, las desviaciones ¿tienen un impacto sobre el resultado? ¿cómo pueden corregirse?

Tema 8. Seguimiento del proyecto OTRAS ACTIVIDADES 2. Decisiones No existe una metodología clara, lo que funciona en un caso no tiene garantías de funcionar en otro caso parecido. Existen varios estilos de dirección: El estilo indeciso: abdica responsabilidades y se desentiende de las consecuencias, es propio de la falta de conocimientos, falta de carácter o deseo de evitar conflictos. Poco recomendable salvo en situaciones de existir un superior muy dominante. El estilo progresivo: el responsable tras optar por una decisión preliminar, la hace pública y la somete a la aprobación de los afectados. Consigue buenos resultados pero transmite una aparente inseguridad que mina la imagen del líder.

Tema 8. Seguimiento del proyecto OTRAS ACTIVIDADES El estilo participativo: analiza y toma decisiones de manera colectiva. Es eficiente si existe una alto nivel de formación técnica y personal del equipo de trabajo, además de una estrecha relación del equipo y buena motivación del grupo. El estilo negociador: consiste en no tomar una decisión hasta contar con la máxima información y haber recabado las opiniones de todos los interesados o haber evaluado todas las alternativas. Es excelente pero por el contrario no se dispone de tiempo suficiente para ello.

Tema 8. Seguimiento del proyecto OTRAS ACTIVIDADES El estilo déspota-autoritario: conlleva decisiones firmes, tajantes y claras, ignorando en muchas ocasiones las opiniones de los demás. Funciona bien cuando existe una fuerte jerarquía y un buen conocimiento del problema.