Instrumentos contables Tema 3 Instrumentos contables Diapositivas empleadas por Manuel García-Ayuso Covarsí en las sesiones destinadas a la discusión de los contenidos teóricos del Tema 3 con el grupo 1 del doble Grado en Derecho y Administración y Dirección de Empresas

Objetivos del Tema 1. Introducir el concepto de transacción o hecho contable y justificar por qué la contabilidad debe registrarlos. 2. Utilizar la expresión del principio de dualidad contable para analizar las transacciones empresariales. 3. Adquirir experiencia en el registro contable de las transacciones en aplicación del método de la partida doble. 4. Caracterizar los conceptos de flujo y fondo y analizar las relaciones existentes entre ellos.

Contenidos 1. Las cuentas 2. Hechos contables y asientos 3. Libro diario y libro mayor 4. Reconstrucción del proceso contable de activos, pasivos y patrimonio neto 5. Términos relacionados con la gestión de las cuentas 6. Las transacciones y el circuito documental

Introducción: propósitos y estructura del método contable

¿Cuál es el objetivo? La contabilidad pretende: Registrar todos los acontecimientos que pueden afectar al valor o a la composición del patrimonio de la entidad. Elaborar un conjunto de informes que proporcionen una imagen fiel de la situación patrimonial, financiera y de los resultados de la entidad.

¿Cómo funciona la Contabilidad? La Contabilidad consiste en tres actividades principales: Reconocimiento (identificación) de las transacciones relevantes Valoración del impacto que las trnasacciones pueden tener sobre el valor de los elementos del patrimonio de la entidad Registro de todos y cada uno de los hechos contables del ejercicio económico

¿Qué más hace la Contabilidad? La Contabilidad también implica: Realizar pruebas para asegurar la consistencia de los registros contables. Sintetizar la información registrada durante un periodo en unos estados financieros representativos de la situación de la entidad Preparar y difundir las cuentas anuales

4.2.1. Hechos Contables

¿Que son Hechos Contables? Son acontecimientos que provocan cambios en el valor de dos o más elementos del patrimonio de la entidad También se les denomina transacciones

Ejemplos de transacciones Prestar servicios de asesoramiento a un cliente Realizar una inversión a corto plazo en acciones de una empresa cotizada en bolsa Adquirir un sistema informático y los programas necesarios para su utilización en la gestión de la entidad

Contabilizando Transacciones ¿Son los hechos siguientes transacciones susceptibles de registro contable? Uno de los camiones de la empresa tiene un accidente y queda totalmente inservible Un competidor directo introduce un nuevo medicamento con las mismas propiedades que uno de la empresa 5.000 Kg. de materias primas son comprados a crédito a un proveedor Un prestigioso ex-ministro es nombrado presidente del consejo de administracion de la entidad

4.1. Las Cuentas

Concepto Herramientas empleadas para reflejar el valor inicial de un elemento del patrimonio y los sucesivos cambios que ese valor experimenta a lo largo de un periodo, dando como resultado su valor final Inditex utiliza, entre otras, las siguientes cuentas: Aportación de los socios en la creación de la empresa Capital suscrito Cantidades debidas a proveedores de materias primas Proveedores Prendas y accesorios listos para ser vendidos Existencias de productos terminados

Representación de las Cuentas Una cuenta tiene la forma de una letra T mayúscula El título identifica al elemento cuyo valor se representa Título Proporciona a los contables un formato para analizar con rapidez las transacciones

¿Qué son los cargos y los abonos? Cargos son anotaciones en la parte izquierda de la cuenta Título de la Cuenta CARGO Izquierda Suma deudora es el valor agregado de todos los cargos

¿Qué son los cargos y los abonos? Título de la Cuenta ABONO derecha Abono se refiere a la parte derecha de la cuenta Suma Acreedora es el valor agregado de todos los abonos

Las cuentas: instrumento para el análisis de las transacciones Saldo deudor = 2.400 Saldo acreedor = 2.000 1.000 2.500 3.500 7.000 1.200 2.100 1.300 4.600 1.800 2.400 1.300 5.500 4.000 2.300 1.200 7.500 Sd = 2.400 Sh = 2.000 Si la suma deudora es mayor que la suma acreedora, la cuenta tendrá saldo deudor Si la suma acreedora es mayor que la suma deudora, la cuenta tendrá saldo acreedor

Cinco tipos de cuentas que se resumen en dos La Contabilidad registra todos los acontecimientos que afectan a valor o la composición del patrimonio de la entidad, utilizando cinco tipos de cuentas: Activo Pasivo Exigible Patrimonio Neto Ingresos Gastos

Las cuentas en T y el registro de las transacciones La naturaleza de la cuenta determina el modo en que refleja el valor inicial y los sucesivos cambios de valor del elemento patrimonial representado: Elemento Patrimonial ▲ Activo ▼ Patrimonio Neto ▼ Pasivo Exigible ▼ Activo ▲ Patrimonio Neto ▲ Pasivo Exigible ▲ Gasto ▲ Ingreso Las cuentas de Activo (y Gasto) tienen, en general, saldo deudor Las cuentas de Patrimonio Neto (e Ingreso) y Pasivo Exigible, tienen generalmente saldo acreedor

4.2.2. Asientos 4.3. Libros Diario y Mayor

El método de la Partida Doble Es un método para el registro de las transacciones Cada transacción afecta a la entidad, al menos, en dos dimensiones Ejemplo: la empresa paga una deuda Dinero en efectivo (activo) disminuye Deudas con proveedores (pasivo) disminuye

¿Cómo funciona el sistema? Hay dos reglas básicas en el método de la partida doble: Cada transacción afecta a dos o más elementos integrantes del patrimonio de la entidad El total de cargos debe ser igual al importe de los abonos

¿Cómo funciona el sistema? Inditex compra acciones de Gas Natural por un importe de 55.000 euros, que paga a través de su cuenta bancaria Banco Inversiones financieras 55.000 55.000

¿Cómo funciona el sistema? Tres meses después, Inditex vende las acciones por 70.000 euros y recibe el dinero en su cuenta corriente Banco Inversiones financieras 70.000 55.000 Beneficio 15.000

Los Libros de la Contabilidad Debido a la intensidad y la complejidad de la actividad empresarial, el registro de las transacciones requiere de un registro frecuente (generalmente diario) de las transacciones, para lo cual se emplean dos “libros”: El Libro Diario presenta una relación cronológica de las transacciones, mostrando cómo han modificado al valor de los elementos del patrimonio afectados El Libro Mayor recoge todos y cada uno de los cambios que las diferentes transacciones realizadas a lo largo de un periodo han provocado en el valor de cada uno de los elementos integrantes del patrimonio

El Libro Diario Contiene un registro diario de las transacciones realizadas por la entidad Desde el primer día hasta el último del ejercicio económico Presenta detalles que pasarían desapercibidos a la vista de las cuentas, tales como el número de factura, las contrapartidas del apunte, etcétera

Los cinco pasos para el registro en el Libro Diario 1. Verificar los datos de la transacción a partir de su soporte documental 2. Identificar las cuentas afectadas y clasificarlas por tipo (activo, patrimonio neto o pasivo exigible) 3. Determinar si la transacción hace aumentar o disminuir el valor de cada elemento patrimonial afectado por la transacción 4. Aplicar los criterios de cargo y abono 5. Registrar la transacción en el diario de la entidad

Los Asientos en el Diario Un asiento es la anotación realizada en el Diario para el registro de una transacción Contiene, entre otros, los siguientes datos: Fecha de la transacción Nombre y código de las cuentas cargadas y abonadas Importe de la variación del valor de los elementos afectados Breve explicación de la transacción Referencia para identificar el documento o factura Tipo de IVA soportado o repercutido Aunque la práctica totalidad de las entidades utilizan registros contables, aprenderemos el proeso realizándolo de modo “manual”.

Los asientos en el Diario El 10/10/2009, Inditex compró mobiliario por importe de 35.500 a un proveedor 10/10/08 Mobiliario (216) 35.500 FechaE Cuenta cargada Importe del Cargo

Los asientos en el Diario El 10/10/2008, Inditex compró mobiliario por importe de 35.500 a un proveedor 10/10/08 Mobiliario (216) 35.500 Proveedores de inmovilizado (523) 35.500 Cuenta abonada Importe del abono

Los asientos en el Diario El 10/10/2008, Inditex compró mobiliario por importe de 35.500 a un proveedor 10/10/08 Mobiliario (216) 35.500 Proveedores de inmovilizado (523) 35.500 Adquisición a crédito de mobiliario, factura F20090951 Ofimueble, S.L. Explicación

Aspecto del Libro Diario 10/10/08 Mobiliario €35.500 Proveedores de Inmovilizado €35.500 Fecha Concepto Ref. D H D H 10/10 35,500 35,500 Cuenta MOBILIARIO Código 216

El traspaso de los asientos al Libro Mayor Dos nuevos conceptos... El Libro Mayor muestra los valores iniciales, todos los cambios de valor y los valores finales de los elementos del patrimonio de la entidad Es preciso traspasar al Mayor los apuntes contenidos en los asientos, actualizando así el saldo de cada cuenta

Reflexión sobre los conceptos de Fondo y Flujo

¿Qué son Fondos y Flujos? Un Fondo es el valor que un elemento del patrimonio presenta en un momento determinado Un Flujo es un cambio específico o del valor de un elemento patrimonial como consecuencia de una transacción o la variación acumulada resultante de un conjunto de transacciones Los Flujos pueden ser reales o financieros. Un flujo que incrementa o disminuye el importe de los resultados es un ingreso o un gasto Un flujo que afecta a la cantidad de dinero disponible en poder de la entidad es un cobro o un pago