Análisis y selección de indicadores para el Cuadro de Mando Integral Taller de Ingeniería de Información Unidad II Cuadro de Mando Integral Semana 8 Tema Análisis y selección de indicadores para el Cuadro de Mando Integral

Objetivos Generales Comprender la importancia del planeamiento en el desarrollo de sistemas de información, como una herramienta de gestión clave para el apoyo a la toma de decisiones. Conocer y comprender un sistema de medición que permita canalizar las energías, habilidades y conocimientos específicos de todos los colaboradores de la organización, hacia la consecución de objetivos estratégicos a largo plazo.

Objetivos Específicos Elaborar un Cuadro de Mando Integral.

Objetivos Instruccionales Realizar una selección adecuada de indicadores asociados al cuadro de mando integral.

Indicadores de Gestión «La medición es requisito de la gestión» Lo que no se mide no se puede gestionar y, por lo tanto, no se puede mejorar. Es aplicable a cualquier organización: Instituciones públicas, Organismos privados, y Administraciones en general.

Indicadores de Gestión Un indicador es una magnitud asociada a una característica (del resultado, del proceso, de la estructura, etc.) que permite a través de su medición en periodos sucesivos y por comparación con el estándar establecido: Acciones: Evaluar periódicamente dicha característica, y Verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos (estándares).

Tipos de indicadores Se pueden distinguir los siguientes tipos de indicadores: Según la naturaleza del objeto a medir Indicadores de resultados Indicadores de proceso Indicadores de estructura Según el mecanismo de control para el cual se obtiene información Indicadores de eficacia Indicadores de eficiencia

Indicadores de Resultados Según naturaleza del objeto a medir Indicadores de Resultados «Miden directamente el grado de eficacia o el impacto sobre la población» Relacionados con las finalidades y las misiones de las políticas públicas. Otros nombres con que se conocen los indicadores de resultados son: Indicadores de Objetivos. Indicadores de Impacto. Indicadores de Efectividad. Indicadores de Satisfacción. Ejemplos de indicadores de resultados son: Número de asistentes a exposiciones en función del número de habitantes. Porcentaje de casos resueltos al mes. Grado de cobertura vacunal de los escolares. Grado de satisfacción de los resultados de los ciudadanos con un servicio determinado.

Indicadores de Procesos Según naturaleza del objeto a medir Indicadores de Procesos «Valoran aspectos relacionados con las actividades» Están directamente relacionados: Con el enfoque denominado Gestión por Procesos. Con referencia a mediciones sobre la eficacia del proceso. Con medidas sobre tiempos de ciclo, porcentaje de errores o índice de colas. Ejemplos de indicadores de resultados son: Tiempo de resolución de expediente. Tiempo de espera en cola. Porcentaje de solicitudes de licencias de apertura sujetas a calificación ambiental. Lista de espera en días. Indicador de colas de expedientes.

Indicadores de Estructura Según naturaleza del objeto a medir Indicadores de Estructura «Miden aspectos relacionados con el coste y la utilización de recursos» En general miden la disponibilidad o consumo de recursos. . Ejemplos de indicadores de resultados son: Número de empleados. Número de empleados por habitante. Horas de atención semanales. Gasto mensual. Coste de material fungible anual. Gasto de inversiones anual. Coste medio por empleado.

Indicadores de Eficiencia Según mecanismo de control para el cual se obtiene información Indicadores de Eficiencia «Se enfocan en el control de los recursos o las entradas del sistema» Son aquellos que evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades del sistema. Ejemplos de indicadores de eficiencia son: cumplimiento de la programación establecida Nivel de desperdicio, etc.

Indicadores de Eficacia Según mecanismo de control para el cual se obtiene información Indicadores de Eficacia «Se enfocan en el control de los resultados del sistema» Son aquellos que evalúan la relación entre la salida del sistema y el valor esperado del sistema (meta). Ejemplos de indicadores de eficacia son: Calidad Satisfacción, etc.

Resumen de tipos de indicadores Se pueden distinguir los siguientes tipos de indicadores: Según la naturaleza del objeto a medir Indicadores de resultados (Miden directamente el grado de eficacia o el impacto sobre la población) Indicadores de proceso (Valoran aspectos relacionados con las actividades) Indicadores de estructura (Miden aspectos relacionados con el coste y la utilización de recursos) Según el mecanismo de control para el cual se obtiene información Indicadores de eficacia (Se enfocan en el control de los resultados del sistema) Indicadores de eficiencia (Se enfocan en el control de los recursos o las entradas del sistema)

Construcción de indicadores de gestión

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestión Contar con objetivos y estrategias. Identificar factores críticos de éxito Establecer indicadores para cada factor critico de éxito Determinar para cada indicador el estado, el umbral y el rango de gestión Diseñar la medición

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestión Contar con objetivos y estrategias. Una condición fundamental para el proceso de formulación y construcción de mecanismos de control en un sistema, es poder contar tanto con objetivos claros, precisos, cuantificados, como con el conjunto de las actividades claves que se emplearán para lograr los objetivos propuestos.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestión 2. Identificar factores críticos de éxito Descomponer el sistema en el conjunto de las actividades primarias que lo conforman. Durante este proceso de descomposición del sistema en sus procesos primarios, debemos asegurar que cada uno de los procesos identificados cumple con todas las características de un proceso primario, para poder catalogarlo como tal. Características: Cuentan con una especificación precisa de la salida esperada (en términos de cantidad, calidad, o marco de tiempo). Poseen “algo” que les es propio y los diferencia de los demás.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestión 3. Establecer indicadores para cada factor critico de éxito Una vez identificados los FCE, se deben establecer para cada uno de ellos los indicadores que servirán como mecanismo de monitoreo y control. Para realizar la definición de cada indicador debemos partir de la identificación del tipo de control que se desea realizar sobre el FCE. Definida la naturaleza del indicador, se procede a identificar las variables del sistema que serán evaluadas periódicamente para calcular el indicador. Es decir determinar cuando el FCE se refiere a: Una condición de entrada, las variables estarán determinadas por los atributos de los elementos de entrada que son necesarios controlar en forma eficiente. Un proceso primario y la naturaleza del control más apropiado es de eficacia, las variables estarán relacionadas con el cumplimiento de los resultados esperados por parte de dicho proceso.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestión 4. Determinar para cada indicador el estado, el umbral y el rango de gestión Los indicadores serán mecanismos útiles de control si pueden ser comparados con valores de referencia establecidos previamente. Estos valores de referencia se definen a partir de los objetivos y las condiciones del sistema que se desea monitorear y controlar. Los valores típicos de referencia son:   • Estado: Valor inicial o actual de un indicador. • Umbral: Es el valor del indicador que se quiere lograr o mantener. • Rango de gestión: Es el espacio comprendido entre los valores mínimo y máximo aceptables, que el indicador puede tomar.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestión 5. Diseñar la medición Finalmente, para el cálculo de cada indicador es necesario determinar: Las fuentes de información, La frecuencia de la medición de las distintas variables, La forma de tabulación, El análisis y la presentación de la información.  

Ejemplo Contratación de personal en una organización.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestión Contar con objetivos y estrategias. Asumimos la siguiente definición de propósito y objetivo para el sistema de contratación de personal.   Propósito: Lograr una contratación efectiva del personal requerido por la organización para cubrir sus vacantes. Objetivo: Garantizar que la totalidad de las contrataciones del personal requerido por la organización cumple con los perfiles establecidos para los cargos solicitados, y que el 90% de dichos procesos se realizarán dentro del tiempo establecido..

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestión 2. Identificar factores críticos de éxito Condiciones:  • Solicitudes de contratación de personal nuevo, con especificaciones completas y libres de ambigüedad. • Hojas de vida completas y con el perfil de los aspirantes completamente detallado.   Actividades primarias:  Razón de necesidad y control de costo y tiempo, entregando sólo candidatos que cumplen el perfil a la siguiente actividad. Garantizar el cumplimiento del perfil solicitado. Actividad I. Búsqueda y preselección de hojas de vida. Actividad II. Evaluación y aseguramiento en el cumplimiento de las especificaciones, mediante pruebas y entrevistas. Actividad III. Vinculación efectiva de la persona seleccionada. Control de costo y tiempo en el proceso final de contratación.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestión 2. Identificar factores críticos de éxito En suma, los FCE para el sistema propuesto son: Control en el cumplimiento de especificaciones completas para cada solicitud recibida. Control en la especificación completa y detallada del perfil en las hojas de vida recibidas. Preselección eficiente de hojas de vida. Evaluación y aseguramiento en el cumplimiento de los perfiles solicitados por parte de los candidatos seleccionados. Vinculación efectiva.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestión 3. Establecer indicadores para cada factor critico de éxito F.C.E a.: Corresponde a una condición de entrada, por lo tanto, el indicador se construye a partir de los atributos que controla:   Numero de solicitudes aceptadas, completas y libres de ambigüedad. F.C.E b.: Corresponde a una condición de entrada, por lo tanto, el indicador se construye a partir de los atributos que controla: Total de solicitudes aceptadas. F.C.E c.: Para este proceso primario es conveniente evaluar la eficiencia del proceso, por lo tanto el indicador propuesto es: Hojas de vidas seleccionadas que cumplen el perfil, y en el tiempo estándar del proceso. Total de hojas de vida seleccionadas.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestión 3. Establecer indicadores para cada factor critico de éxito F.C.E d: Para este proceso primario es conveniente evaluar la eficacia y la eficiencia del proceso, por lo tanto los indicadores propuestos son:   Numero de hojas de vida seleccionadas que cumplen todos los requisitos. Numero de hojas de vida seleccionadas finalmente. Numero de procesos de evaluación y entrevistas realizados en el tiempo establecido. Numero de procesos de evaluación y entrevista realizados. Costo real del proceso. Costo presupuestado.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestión 4. Determinar para cada indicador el estado, el umbral y el rango de gestión Para los indicadores propuestos en el paso anterior, y tomando como referencia el objetivo propuesto, se establecen los siguientes valores de umbral y rango:   Estado Indicador actual Mínimo Satisfactorio Máximo Ind. a 95% 100% 100% Ind. b 95% 100% 100% Ind. c1 95% 100% 100% Ind. d1 95% 100% 100% Ind. d2 85% 90% 95% Ind. d3 85% 90% 95%

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestión 5. Diseñar la medición F.C.E a.:   Numero de solicitudes aceptadas, completas y libres de ambigüedad. Fuente de información: Dirección de Personal Frecuencia de la medición: Semestral Forma de tabulación: Cuadro Mensual Porcentual El análisis y la presentación de la información: Graficas y Diagramas de frecuencia.

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