Fundamentos de la Gerencia de Proyectos Sesión 5 Gestión de Comunicaciones Peter M. Yamakawa T. Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMP pyamakawa@esan.edu.pe

Agenda Importancia Gestión de los interesados Plan Reuniones

Importancia de las comunicaciones Una de las causas principales del fracaso de los proyectos es la falta de una buena comunicación Muchos buenos profesionales no son buenos comunicadores Habilidades de comunicación son factores claves para el progreso profesional

¿Qué información se necesita distribuir en el proyecto? Status Problemas Éxitos Actualizaciones Rendimiento del equipo Nuevos riesgos encontrados Hito terminado

Gestión de las comunicaciones del proyecto Incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.

Gestión de las comunicaciones del proyecto

Identificar los interesados Identificar a todas las personas u organizaciones involucradas en el proyecto, y en documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto.

Identificar los interesados Entradas Herramientas y técnicas Salidas Acta de constitución del proyecto Documentos de adquisición Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Registro de interesados Estrategia de gestión de los interesados Análisis de los interesados Juicio de expertos

Matriz de poder/interés de los interesados Alto B Gestionar atentamente Mantener satisfecho H A F Poder Mantener informado G C Monitorear (esfuerzo mínimo) E D Bajo Bajo Interés Alto

Planificar las comunicaciones Es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones. Factores que pueden afectar el proyecto: La urgencia de la necesidad de la información La disponibilidad de la tecnología El personal previsto para el proyecto La duración del proyecto El entorno del proyecto

Planificar las comunicaciones Entradas Herramientas y técnicas Salidas Registro de interesados Estrategia de gestión de los interesados Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Plan de gestión de comunicaciones Actualizaciones a los documentos del proyecto Análisis de requisitos de comunicaciones Tecnología de las comunicaciones Modelos de comunicación Métodos de comunicación

Planificar las comunicaciones Métodos de comunicación: Comunicación interactiva: Entre dos o más partes que realizan un intercambio de información tipo multidireccional. Comunicación tipo PUSH: Enviada a receptores específicos. Comunicación tipo PULL: Utilizada para grandes volúmenes de información o para audiencias grandes.

Distribuir la información Es el proceso que consiste en colocar la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido.

Distribuir la información Técnicas: Modelo emisor-receptor Elección del medio Estilo de redacción Técnicas de gestión de reuniones Técnicas de presentación Técnicas de facilitación

Distribuir la información Entradas Herramientas y técnicas Salidas Plan para la dirección del proyecto Informes de desempeño Activos de los procesos de la organización Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Métodos de comunicación Herramientas para la distribución de la información

Gestionar las expectativas de los interesados Es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presenten. Implica actividades de comunicación dirigidas a los interesados del proyecto, para influir en sus expectativas, tomar sus inquietudes y resolver temas.

Gestionar las expectativas de los interesados Entradas Herramientas y técnicas Salidas Registro de interesados Estrategia de gestión de los interesados Plan para la dirección del proyecto Registro de incidentes Registro de cambios Activos de los procesos de la organización Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Métodos de comunicación Habilidades interpersonales Habilidades de gestión

Análisis de comunicaciones de los stakeholders

Informar el desempeño Es el proceso de recopilación y distribución de información sobre el desempeño, incluidos informes de estado, menciones del avance y proyecciones. Los informes de desempeño deben suministrar información en un nivel adecuado para cada audiencia. El análisis del desempeño pasado El estado actual de los riesgos e incidentes El trabajo completado durante el período El trabajo que se completará a continuación El resumen de los cambios aprobados del período Otra información relevante que debe ser revisada y analizada

Reuniones efectivas ¿Son necesarias? Definir los objetivos Determinar quienes deberían atender Preparar la agenda Llevar las reuniones profesionalmente Utilizar las reuniones para construir relaciones Evaluación de la efectividad de las reuniones

Herramientas y técnicas Informar el desempeño Entradas Herramientas y técnicas Salidas Plan para la dirección del proyecto Información sobre el desempeño del trabajo Mediciones del desempeño del trabajo Proyecciones del presupuesto Activos de los procesos de la organización Informes de desempeño Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Solicitudes de cambio Análisis de variación Métodos de proyección Métodos de comunicación Sistemas de informes