SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO SEMINARIO TALLER SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO

POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD NOVIEMBRE 2013

5.3. POLITICA DE CALIDAD Intención (es) global (es) y orientación (es) de una entidad relativa (s) a la calidad tal como se expresa (n) formalmente por la alta dirección de la entidad.

5.3. POLITICA DE CALIDAD La alta dirección debe asegurarse que la política de calidad: Es adecuada al objeto de la entidad Es coherente con el Plan de desarrollo, planes sectoriales, los planes estratégicos establecidos y el Sistema de Control interno. Incluyen un compromiso de cumplir con los requisitos de sus clientes, de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de calidad, y dentro del marco de la misión, de contribuir al logro de los fines esenciales del Estado, definidos constitucionalmente; Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad Se comunica a todos los servidores públicos y particulares que ejercen funciones públicas dentro de la entidad, y es entendida por ellos y Se revisa para su adecuación continua.

METODOLOGIA DE FORMULACIÓN 5.3. POLITICA DE CALIDAD METODOLOGIA DE FORMULACIÓN Revisar la misión y la visión de la entidad Identificar los clientes de la organización Identificar los requisitos de los clientes Identificar las directrices de la organización orientadas al cumlimiento de la misión y visión (matriz de priorización)

PROMOCIONALES DE MEJOR RECORDACIÓN 5.3. POLITICA DE CALIDAD EJEMPLO PROMOCIONALES DE MEJOR RECORDACIÓN MISIÓN Somos una empresa comercializadora de artículos promocionales, que tienen como prioridad asesorar a nuestros clientes en el manejo de su marca, con variedad de productos de calidad y generadores de recordación, asegurando el cumplimiento de las necesidades y expectativas del mercado, apoyados en un equipo humano comprometido, que trabaja con amor y dedicación. Visión Ser una empresa líder y reconocida en la comercialización de artículos promocionales y servicios asociados, que agregan valor y generan satisfacción a sus clientes.

5.3. POLITICA DE CALIDAD EJEMPLO Directriz Requisitos Equipo humano comprometido Asesoria Trabajo con amor y dedicación Líder Reconocida Servicios asociados Agregar valor Total Fácil recordación 40 80 100 90 75 35 500 Posicionar marca 70 490 Servicio oportuno 50 95 515 Bajo Costo 475 Variedad 98 581 Calidad 525 485 455 450 508 543 435 210

REDACCIÓN DE LA POLITICA DE CALIDAD EJEMPLO REDACCIÓN DE LA POLITICA DE CALIDAD En Somos promocionales, nos comprometemos a través de la mejora continua, a ser líderes y reconocidos en e mercado, ofreciendo oportunamente servicios de calidad, con productos de fácil recordación, contando con talento humano comprometido y competente que trabaja con amor y dedicación para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

Construyamos la Política de Calidad OBJETIVO Construir participativamente la política de calidad del Concejo Municipal de Villavicencio. METODOLOGÍA A partir de la misión y visión del Concejo Municipal de Villavicencio, elaborar la matriz de priorización y redactar la política de calidad de la entidad. TIEMPO 20 minutos de trabajo en cada grupo 15 minutos de retroalimentación. TALLER No.1

NUESTRA POLITICA DE CALIDAD En el Concejo Municipal de Villavicencio estamos comprometidos con el ejercicio responsable del Control Político y el estudio y aprobación de Acuerdos que promuevan el desarrollo integral y sostenible de la ciudad, en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales, a través de una gestión efectiva, transparente y cercana a la ciudadanía; con el fin de mejorar continuamente y ser reconocidos como una entidad publica modelo a nivel nacional. NUESTRA POLITICA DE CALIDAD

Objetivos de la calidad Debe ser: SE BASAN EN: ESPECIFICADAS EN: La política de calidad definida por la entidad Medibles coherentes Claros Generalmente para los: Niveles funciones Pertinentes de la entidad Considerando un marco legal en: Recursos: Financieros Operacionales Humanos

OBJETIVO DE LA CALIDAD La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de calidad, incluidos aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto y/o servicio, se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la entidad. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de calidad. Cuando una entidad establezca y revise sus objetivos de calidad, debe considerar el marco legal que lo circunscribe y los recursos financieros, humanos y operacionales con los que cuenta.

Objetivos de calidad deben ser : Medibles: Expresados a través de metas, por ello es necesario que a cada objetivo se le asocie por lo menos una meta cuantificable y uno o más indicadores para hacer seguimiento al logro de esa meta. Los verbos con que se defina cada objetivo deben facilitar esta medición (incrementar, disminuir, aumentar, etc.). El uso de verbos como “propender por”, “tratar de”, “coadyuvar a”, declaran un propósito pero no facilitan su medición. Coherentes: Con los compromisos declarados en las políticas de calidad Claros y específicos: Es decir que no permitan varias interpretaciones.

En la formulación de los objetivos deben tenerse en cuenta las siguientes consideraciones: Los objetivos deben ser alcanzables ( que estén dentro de las posibilidades reales para cumplirlos), realizables en unos tiempos determinados y retadores para la entidad, pero de metas que motiven a los funcionarios a lograrlos Ejemplo: Tomado de:

Expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un proceso Que es un indicador: Expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un proceso cuya magnitud, al ser comparada con un patrón establecido como referencia, debe indicarnos si la organización está cumpliendo con lo establecido o existen desviaciones. Caracterizada: permite medir los objetivos buscados por el servicio y/o proceso a evaluar. representan la realidad que se quiere dar a conocer contribuyen con la información disponible oportunos, con su información se pueden tomar decisiones sobre el proceso, producto o servicio. son comparables consigo mismo o con patrones de referencia

SON NECESARIOS POR: se necesita conocer Los resultados de la organización Se requiere saber, en lo posible y en tiempo real, que pasa en la organización. la organización debe tomar de decisiones. se requiere saber si cada proceso y o actividad va en el camino correcto o no mejoramiento en cada procesos de la organización, principalmente en aquellos puntos donde se esta mas débiles. Lo que no se mide no se puede controlar , y lo que no se controla no se puede mejorar. PARA QUE SIRVEN: Para poder interpretar lo que está ocurriendo. •Para tomar medidas cuando las variables o datos se salen de los límites establecidos. •Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible. •Para analizar la tendencia histórica y apreciar los resultados a través del tiempo. Para direccionar o re-direccionar planes. •Para medir la situación de riesgo de la organización. •Para proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora.

Tipos de indicadores: Eficacia: alcanzar resultados planificados, se relaciona con la satisfacción del cliente. Eficiencia: relación entre resultados alcanzados y recursos utilizados Efectividad: relación entre eficacia y eficiencia en el cumplimiento de criterios (impacto).

PARA RECORDAR: •Los indicadores son un medio y no un fin. •Para formularlos es necesario tener claro: ¿Qué?… Quiero medir. ¿Cómo?... Lo voy a medir. ¿Cuándo?... Lo voy a medir. ¿Dónde?... Lo voy a medir. ¿Para qué?... Lo voy a medir. Factores claves del éxito. Son aquellos que se deben mantener bajo control para lograr el éxito de la gestión del proceso o aspecto en análisis.