REDACCIÓN DE HALLAZGOS Edgardo Castro Rivera Ayudante Ejecutivo

OBJETIVOS INFORMES DE AUDITORÍA REDACCIÓN DE HALLAZGOS CONOCER ELEMENTOS IMPORTANTES SOBRE: INFORMES DE AUDITORÍA REDACCIÓN DE HALLAZGOS

Normas Normas de Auditoría del Contralor (N-DA-1, V.2) Normas Generales Normas de Trabajo de Campo Normas para la presentación del Informe Normas de Redacción de Informes de Auditoría (N-DA-2, V.1)

INFORMES DE AUDITORÍA

PROCESO DE AUDITORÍA Normas adoptadas por el Contralor Planificación ¿Cómo se realiza? Normas adoptadas por el Contralor Etapas Planificación Trabajo de campo Comunicaciones con la gerencia Informe final

Informe de auditoría - PROPÓSITO Documento oficial con valor legal Propósito Informar los hallazgos Entidad Otras agencias o partes interesadas Explicar la interpretación de los hechos Emitir la opinión del auditor Hacer recomendaciones Servir de punto de partida para referimientos a otras agencias

Comunicaciones con la gerencia Tipos de comunicaciones Solicitud de información Cartas a la gerencia Borrador de informe Informe final

Contenido de la Carta a la Gerencia Carta de trámite Período auditado Operaciones examinadas Fecha para contestar la carta Hallazgos preliminares Título Situación Criterio Efecto No se incluye la causas ni recomendaciones Dirigido al jefe de la agencia. Confidencial

Contenido del Informe Final Informe Público Primera parte/carta de trámite (8 secciones) Base legal Datos sobre la unidad auditada Alcance y metodología Comentarios especiales Opinión Recomendaciones Comunicaciones con la gerencia y la contestación a éstas Relación detallada de los hallazgos Todos los atributos Contestaciones de la gerencia Anejo de funcionarios principales Otros anejos

Cont. Contenido del informe… Base Legal Indica qué se realizó (auditoría, evaluación, estudio) Base legal para efectuar la auditoría, estudio, etc. Datos de las áreas examinadas Datos sobre la unidad auditada Breve descripción de la unidad (creación, funciones, organización) Datos financieros generales Litigios o demandas

Cont. Contenido del informe… Alcance y metodología Declaración de Cumplimiento con Normas de Auditoría Período auditado Métodos utilizados Comentarios especiales No necesariamente implican violaciones a leyes Situaciones significativas para las operaciones de la unidad Se incluye sólo si lo amerita

Cont. Contenido del informe… Opinión: Dictamen sobre el resultado de las pruebas. Hay cinco tipos: Opinión favorable Opinión favorable con hallazgos secundarios Opinión favorable con hallazgos principales y secundarios Opinión parcialmente adversa Opinión adversa Opinión de abstención

Cont. Contenido del informe… Recomendaciones Remedio para corregir las situaciones señaladas. Dirigidas al funcionario responsable la acción Dirigidas a la causa del hallazgo Comunicaciones con la gerencia y contestación Cartas a la gerencia: Fechas y comunicaciones enviadas Comentarios de la gerencia: Fechas de comunicaciones recibidas, Indicación si no se recibieron comunicaciones

Cont. Contenido del informe… Relación detallada de los hallazgos Todos los atributos Contestaciones de la gerencia Anejo de funcionarios principales Nombre de los funcionarios más importantes Puesto ocupado Período Otros anejos Gráficas, análisis, listas, tablas, etc.

Informe de auditoría - Características Completo Contiene toda la información Promueve la comprensión Objetivo Imparcial, sin exagerar Datos correctos Sin juicios valorativos Motiva a atenderlo Formal Primera persona plural (nosotros) Persuasivo Convincente Conclusiones lógicas

Fácil de leer y entender Organización, estilo y presentación Cont. Características Claro Fácil de leer y entender Organización, estilo y presentación Preciso Datos correctos, concretos, medibles Conciso No mas extenso que lo necesario Positivo Expresiones asertivas

Barreras que impiden la redacción eficiente Desconocimiento del asunto o falta de información Percepción de que la redacción es una tarea compleja e ineficiente Hábitos y actitudes Miedo a comprometerse con la información Limitación de tiempo

REDACCIÓN DE HALLAZGOS

Contenido de un hallazgo Incluye toda aquella información necesaria para que: el lector pueda entender y juzgar por sí mismo el informe cualquier otro auditor pueda examinar o analizar los hechos y llegar a los mismos resultados

Partes y Clasificación de Hallazgos Atributos Título Situación Criterio Efecto Causa Recomendación Clasificación Principales Secundarios

Cont. Partes del Hallazgo Título - Informa de qué se trata. Describe brevemente y de forma objetiva y específica el asunto Ausencia de normas y procedimientos para regular las operaciones del Negociado y procedimiento sin revisar para atemperarlo a cambios del Código de Rentas Internas de Puerto Rico Deficiencias relacionadas con las declaraciones informativas sometidas por los patronos Procedimientos operacionales sin aprobar por el Director Ejecutivo

Cont. Partes del Hallazgo Situación - describe o relata lo que sucedió - comunica los hechos concretos que revelan que no se cumplió con las normas requeridas. Introducción ¿Qué no se hizo correctamente?

Cont. Partes del Hallazgo Establece la pertinencia y materialidad del asunto. Ubica al lector. Estructura de la Situación Breve introducción para ubicar al lector Datos sobre qué se examinó Información de fechas, importes, cantidades Descripción de transacciones o procesos Asunto objeto de señalamiento Frase introductoria: El examen reveló que… Específico (no mezclar dos situaciones en un párrafo)

Cont. Partes del Hallazgo Evitar Palabras imprecisas Algunos, bastantes demasiados, pocos, varios, en ocasiones En el futuro, en el pasado Nadie, ninguno, todos, siempre, nunca Determinar cantidad Precisar fecha Términos absolutos, definir

Ejemplo de imprecisión Al 30 de junio de 2006, en las cuentas a cobrar encontramos ciertas discrepancias en los libros auxiliares de la agencia. En ocasiones a las compañías a las cuales la agencia les da ciertos servicios han pagado algunas facturas y aun en los libros auxiliares de la agencia aparecen pendientes de cobro. En otras ocasiones las compañías envían sus cheques y no aparecen registradas dichas facturas en los auxiliares de cuentas por cobrar.

Cont. Partes del Hallazgo Criterio - normas estandarizadas utilizadas para evaluar la situación. Debe ser específica a la situación. Estándares Leyes Reglamentos Guías Acuerdos Contratos Indirectos o implícitos Experiencia Conocimientos profesionales Normas de sana administración y de control interno Metas y objetivos programáticos Sentido común Uso y constumbre

Cont. Partes del Hallazgo Referencia a leyes o reglamentación …Artículo 33, Sección 6 del Reglamento XXX aprobado por el Director Ejecutivo el 25 de enero de 2005… …Ley Núm. 91 del 29 de junio de 1954, Ley de Contribuciones sobre Ingresos, según enmendada… …Memorando Núm. 31 emitido el 23 de noviembre de 1983 por el Secretario de Hacienda…

Cont. Partes del Hallazgo Efecto - el resultado observable o la consecuencia potencial de no haber cumplido con uno o más criterios y lo que ello significa para el interés público Pérdida de ingresos Gasto indebido Ineficacia al realizar un trabajo Desmoralización del personal Pérdida de imagen o de prestigio

Cont. Partes del Hallazgo Causa - la razón fundamental - lo que motivó al incumplimiento Inobservancia o inconsistencia al aplicar las leyes o reglamentos Falta de planificación y de organización Supervisión inadecuada Ausencia de comunicación de las decisiones y de las normas Falta o deficiencia en el control interno Guías inadecuadas, obsoletas o impracticables Deshonestidad, descuido o negligencia del personal

Cont. Partes del Hallazgo RECOMENDACIONES Propósito Mejorar las operaciones de la unidad Señalar que se cumpla con las recomendaciones de auditorías anteriores Indicar que hay que cumplir con las leyes y los reglamentos Deben ser específicas, claras, precisas Ser prácticas – costo/beneficio Dirigidas al funcionario con autoridad para resolver

Conclusión El informe de auditoría demuestra el trabajo del auditor. La importancia y atención que se de a nuestro trabajo, depende del informe. Tenemos que brindar igual atención y dedicación a la redacción del informe, que la que brindamos a los procesos de auditoría.

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