El Estado del Arte de las Compras en México

Introducción APROCAL decidió llevar a cabo una investigación directa a fin de establecer el “ESTADO DEL ARTE DE LAS COMPRAS EN MEXICO” para que las empresas y en general la comunidad de compradores cuente con herramientas que permitan comparar la competitividad, sus actuales prácticas e identificar áreas de mejora. Esta investigación se encomendó a Intelinet Servicios Estratégicos, S.C. y se desarrolló entre julio y agosto del 2006.

Panorámica del Estudio Basado en una muestra de 50 empresas, de las cuales 40 son “grandes” (dentro de las 500 de Expansión) y 10 “pequeñas”. Primera parte: Organización de la función de compras Recursos Efectividad y eficiencia Herramientas y metodologías Conclusiones Segunda parte: Análisis diferencial: empresas grandes-empresas pequeñas Comparativo

Caracterización de la muestra Distribución de empresas

…Distribución de empresas Otros: Toluca, Guadalajara, Tlaxcala, Puebla, Querétaro Chihuahua, Irapuato, Playa del Carmen

…Distribución de empresas

Organización y Recursos Estructura Compradores

Organización interna

Recursos de la función de compras: número de compradores Promedio=13 Mínimo=1 Máximo=80 Promedio=13 Mínimo=1 Máximo=80

Nivel académico de los compradores

Efectividad operativa Productividad Tiempos Costos

Tiempo de orden de compra Promedio=2.1 Mínimo=Inmediato Máximo=20 días Promedio=2.1 Mínimo=Inmediato Máximo=20 días

Costo de una orden de compra Promedio=$605 Mínimo=$135 Máximo=$3,000 Promedio=$605 Mínimo=$135 Máximo=$3,000

Órdenes perfectas (a tiempo y sin errores) Promedio=85% Mínimo=25% Máximo=100% Promedio=85% Mínimo=25% Máximo=100%

Relación con usuarios Nivel de satisfacción Imagen del área

Usuarios atendidos (total por empresa) Promedio=365 Mínimo=4 Máximo=4,600 Promedio=365 Mínimo=4 Máximo=4,600

Número de usuarios atendidos por cada comprador Promedio=16 Mínimo=1 Máximo=94 Promedio=16 Mínimo=1 Máximo=94

Principales quejas de los usuarios Otros: Reclamaciones, asesoría

Frecuencia de quejas más comunes

Imagen de área

Proveedores Características de la base de proveedores Evaluación Principales problemas

Número de proveedores Promedio=1,396 Mínimo= 30 Máximo= 20,000 Promedio=1,396 Mínimo= 30 Máximo= 20,000

Origen de los proveedores Mínimo5% Máximo100% Mínimo0 Máximo95%

Calificación global de los proveedores Calificación promedio Global 8.3

Principales problemas con los proveedores Otros: Aumento de precios, suministro de información, etc.

Porcentaje de empresas con algún problema de…

Variación de la base de proveedores (último año) Promedio de reducción:18% Rango:2 a 50% Promedio:7% Rango:3 a 10%

Estrategias y Herramientas Contratos Licitaciones Consignación Compras electrónicas Subastas

Utilización de contratos (% del volumen de compras bajo contrato) Promedio=41 Mínimo=Cero Máximo=100% Promedio=41 Mínimo=Cero Máximo=100%

Utilización de contratos (Tendencias)

Utilización de licitaciones (% de compras en $ y en #) $# Promedio19%29% Mínimo00 Máximo100%

Utilización de licitaciones (Tendencias)

Inventarios en consignación (% de compras en $ y en #) $# Promedio11%9% Mínimo00 Máximo100%

Inventarios en consignación (Tendencias)

Utilización de subastas inversas (% de compras en $ y en #) $# Promedio4%6% Mínimo00 Máximo35%30%

Utilización de subastas inversas (Tendencias)

Compras electrónicas (% de compras en $ y en #) $# Promedio13%25% Mínimo00 Máximo100%

Compras electrónicas (Tendencias)

Compras globales (% de las compras que se negocian globalmente) Promedio=25% Mínimo=Cero Máximo=100% Promedio=25% Mínimo=Cero Máximo=100%

Tendencias Generales Personal Costos Uso de herramientas y estrategias

Utilización de herramientas y estrategias Tendencias

Número de compradores Tendencias

Preparación académica de los compradores Tendencias

Proveedores únicos (% de proveedores que no tienen equivalencia) Promedio=22% Mínimo=Cero Máximo=80% Promedio=22% Mínimo=Cero Máximo=80%

Herramientas y estrategias más utilizadas

Resumen y Conclusiones La mayoría de las empresa prefiere especializar a sus compradores (63%), generalmente por producto. Solamente el 8% prefiere a los generalistas. La mayoría de las empresas (63% de la muestra), cuenta con menos de 10 compradores. Las muy grandes tienen entre 40 y 80. La gran mayoría de los compradores (84%) cuenta con al menos estudios de licenciatura, administrativa o técnica. La proporción de órdenes incorrectas es razonablemente bajo: menos del 10% en un 63% de empresas; sin embargo, algunas tienen serios problemas: más del 30% de órdenes incorrectas en el 4% de las empresas.

…Resumen y Conclusiones Los tiempos de colocación son en general bastante buenos: 2.1 días en promedio; un tercio de empresas coloca en el mismo día. El tiempo promedio de surtido es de 17 días pero con gran variabilidad: desde el mismo día, hasta más de 90. El costo promedio de una orden de compra es de $605; en el 2002 era de aproximadamente $500. Este 21% de incremento es muy similar a la inflación general del periodo. Cuando existen quejas de los usuarios, se relacionan principalmente con el tiempo (40%) y con errores o incompletos (19%).

…Resumen y Conclusiones El promedio de proveedores por empresa es de casi 1,400. La mitad tienen menos de 500; las muy grandes más de 5,000. La mayoría de los proveedores son nacionales (75%). En general, las empresas están satisfechas con sus proveedores (8.3/10 de calificación). El 75% los considera buenos o excelentes. Cuando existen problemas con los proveedores, se refieren generalmente al tiempo (50%). En menor medida a calidad o a asuntos administrativos. La utilización de contratos aún no es una práctica generalizada. La mitad de las empresas compran más del 60% (en volumen) sin contrato.

…Resumen y Conclusiones El 38% de las empresas no utiliza ningún tipo de licitaciones. Solamente el 22% las utiliza en más del 40% en $. Poco más de un tercio opina que la utilización crecerá. La mitad de las empresas no utiliza inventarios en consignación; apenas un 10% lo utilizan en forma importante (más del 40% de las compras). Casi la mitad de la muestra no utiliza compras electrónicas de ningún tipo. Apenas el 14% las utiliza de manera significativa (más del 40% en volumen).

…Resumen y Conclusiones Como grandes tendencias se señalaron principalmente: Negocios globales Strategic sourcing Administración de contratos El número de compradores se mantendrá en la mitad de las empresas; el 20% opina que podría reducirse en el futuro cercano. La importancia de la función continuará creciendo, según el 59% de la muestra. La preparación académica de los compradores continuará mejorando según el 80%.

Análisis Comparativo 2006 VS 2002

Análisis comparativo 2006 – 2002 La utilización de herramientas electrónicas disminuyó ligeramente (57% 2002 VS 50% en 2006) lo cual es consistente con lo ocurrido en Estados Unidos de acuerdo con el ISM*. La utilización de sistemas informáticos se ha concentrado mayormente en los proveedores “grandes” (ejemplo: SAP, ORACLE) pasando del 28% al 47%. La utilización de subastas inversas, ha crecido muy ligeramente: 31% VS 27%. La utilización de PROCARD se ha mantenido (11% VS 10%) mientras que las transferencias electrónicas han incrementado considerablemente; 61% VS 41%. Comparativo * Inside Supply Management, Nov. 2005

Análisis comparativo 2006 VS 2002 La imagen de la función de compras ha mejorado significativamente: Comparativo

Agradecimientos APROCAL agradece a las 50empresas que hicieron posible este estudio, gracias a su entusiasta participación en el suministro de información y opiniones. 1.Autotek Industrial de México 2.ADO y Empresas Coordinadas 3.Alen del Centro, S.A. 4.Bayer de México 5.Boering-Ingelheim (Promeco) 6.Cerámica Regiomontana Dal-Tile 7.Clayton de México 8.Coca Cola – Femsa 9.Conagra Foods México 10.Daimler Chrysler 11.Delphi 12.Dupont 13.Empaques de Cartón Titán 14.Eli Lilly de México 15.Ericsson México 16.Eureka Mexalit 17.Exxonmobil 18.Ferrocarril y Terminal del Valle de México 19.Frabel, S.A. 20.Grupo Bimbo 21.Grupo Cementos de Chihuahua 22.Grupo Desk 23.Grupo Idesa 24.Grupo Imsa 25.Grupo Nacional Provincial 26.Grupo Roche Syntex 27.Grupo Xcaret 28.Gutsa Construcciones 29.Hewlett Packard 30.Industria Farmacéutica Teva 31.Industrias IEM, S.A. 32.International Flavors and Fragances 33.Kellogg’s Co. de México 34.Kendall de México 35.Lapicera Mexicana 36.Ladrillera Monterrey (Lamosa) 37.La Costeña 38.Lear 39.Lincoln Electric Mexicana 40.Lithonia Ligntning 41.Mexpar 42.MVS Multivisión 43.National Starch & Chemical 44.Nissan Mexicana 45.Pennwalt 46.Petrowax, S.A. 47.Purina (Neslté) 48.Schnider Electric de México 49.Sensient Colors de México 50.Univex