Mapa de Riesgos Crisis ¿Qué es un Mapa de Riesgos ? Es una de las herramientas que se utilizan en comunicación organizacional para evitar o mitigar los riesgos frente a una crisis. Mayor riesgo Deterioro de la imagen institucional asociada al mal manejo de la información y la comunicación dentro de la organización.

¿Qué se debe mitigar? Filtración de información no autorizada en medios o ámbitos externos. No se encuentren establecidas las autoridades y responsabilidades en el proceso comunicacional. Gestión de la comunicación reactiva Desinformación por parte de los actores internos Flujos de información y comunicación lentos e inoportunos entre los procesos Gestión de la comunicación interna poco ágil, clara y veraz.

Alcaldía Mayor de Bogotá Instrucciones   No. Riesgo: Número de identificación del riesgo para ubicarlo en la gráfica. Sector: Secretaría General Tipo de riesgo: explicación del riesgo. Entidad: Amor por Bogotá Oportunidad: Posibilidad de que, efectivamente, el riesgo ocurra, en donde 1 es poca posibilidad y 10 es altísima posibilidad de ocurrencia. MATRIZ DE RIESGO Impacto: Impacto que ese riesgo puede generar en imagen, gestión y comunicación de la entidad con la ciudadanía, en donde 1 es bajo impacto y 10 es máximo impacto. No. Riesgo Tipo de riesgo Oportunidad Impacto Mitigación 1 No esté a septiembre de 2011 consolidado el documento base de política pública de cultura ciudadana, en coordinación con los 12 sectores de la administración. 6 8 1. Contratación en el mes de febrero del consultor que va a construir el documento base. 2. Un memorando del Alcalde Mayor exigiendo la designación de un representante de cada sector para que haga parte de la construcción del documento. 2 No poder socializar de manera efectiva e implementar la directiva que valida el programa AXB en los 12 sectores. 9 1. El Secretario General de la Alcaldía asuma la vocería del programa en los 12 sectores.

Estructura Mapa de Riesgos 1. Riesgo 2. Análisis o valoración del riesgo 3. Políticas de administración del riesgo Impacto Oportunidad Mitigación Acciones a corto, mediano y largo plazo Responsables Cronograma Indicador

¿Qué es un indicador? El “mejoramiento continuo” implica la medición y evaluación de los procesos estratégicos operativos, directivos y administrativos, como parte de la gestión de RR. PP., tras la búsqueda de la eficiencia, calidad, productividad y competitividad.

Indicadores, control y estrategia El control de la Gestión de RR. PP. descansa sobre el seguimiento, la medición y el establecimiento de Indicadores de Medida o Desempeño. Los Indicadores de RR. PP. forman parte del direccionamiento estratégico y son cruciales para la adecuación al entorno.

Indicadores de gestión Los indicadores responden a tres principios básicos de gestión: 1. “LO QUE NO ES MEDIBLE NO ES GERENCIABLE” 2. “EL CONTROL SE EJERCE A PARTIR DE HECHOS Y DATOS” 3. “SOLO SE PUEDE MEJORAR AQUELLO QUE SE PUEDE MEDIR”

Importancia de los indicadores “Cuando puedes medir aquello de lo que estás hablando y expresarlo en números, puede decirse que sabes algo de aquello. Pero, cuando no puedes medirlo, cuando no puedes expresarlo en números, tu conocimiento es muy deficiente y poco satisfactorio” Lord Kelvin

Indicadores área de mercadeo Nombre del Indicador Fórmula de cálculo Cuota de mercado Ventas/Ventas sector Participación del producto. Ventas del producto/Ventas tot. Eficiencia de la publicidad Ventas/Costo de la Pub. Desempeño del área Ventas totales/Ventas previstas Ventas por cliente Ventas tot./Nº de clientes

Comunicaciones y Relaciones Públicas Indicadores área de Comunicaciones y Relaciones Públicas Nombre del Indicador Fórmula para el cálculo Eficiencia de la publicidad Ventas / Costos de la publicidad Eficacia de la Gestión de Relaciones Públicas Niveles de imagen / recursos utilizados Buena Imagen de la empresa Nº de comentarios positivos / Tiempo Mala imagen de la empresa N º de comentarios negativos / Tiempo Niveles de confianza Nº clientes satisfechos / Nº clientes totales

Las 3 ‘H’ de las RR.PP HACERLO BIEN FILOSOFÍA DE CALIDAD Y MEJORA CONTINUA 2. HACERLO MEDIR ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS E INDICADORES 3. HACERLO SABER ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN Y RR. PP.

Medir es la clave del éxito ‘El posicionamiento de una empresa o producto requiere de una estrategia de comunicaciones que sea acorde con sus objetivos corporativos. Pero para tener certeza en el camino que se recorre, es necesario contar con una herramienta que mida, paso a paso, los resultados obtenidos’