Contraloría a sus órdenes… Estado Libre Asociado de Puerto Rico Oficina del Contralor San Juan, Puerto Rico REDACCIÓN DE CARTAS E INFORMES Sra. Alina Torres Marrero Ayudante Ejecutiva 22 de octubre de 2002

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE CARTAS E INFORMES Propósito de una comunicación Tipos de comunicación Características de una comunicación

Contraloría a sus órdenes… Características Completo Objetivo Formal Persuasivo REDACCIÓN DE CARTAS E INFORMES

Contraloría a sus órdenes… Cont. Características Claro Preciso Conciso Positivo Oportuno REDACCIÓN DE CARTAS E INFORMES

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES Elementos o atributos de un hallazgo Título Situación Criterio Efecto Causa Recomendación

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES Cont. elementos o atributos Título - descripción breve y objetiva del asunto

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES Cont. elementos o atributos Situación - descripción o relato del asunto, de lo que sucedió ¿ Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde?

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES Cont. elementos o atributos Criterio - las normas estandarizadas utilizadas para evaluar la situación encontrada

Contraloría a sus órdenes… Tipos de criterios: estándares (leyes, procedimientos, cartas circulares, ordenes ejecutivas, memorandos, contratos) indirectos (normas de control interno, principios de sana administración y generalmente aceptados de contabilidad, opiniones de expertos, juicio del auditor) Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES

Contraloría a sus órdenes… Ley Núm. 230 del 23 de junio de 1974 (según enmendada) segregación preintervención registros contables auditorías clasificación de gastos legalidad de los desembolsos responsabilidad de funcionarios... Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES Cont. elementos o atributos Efecto - el resultado observable o la consecuencia de no cumplir con el criterio Puede expresarse en términos: cuantitativo o cualitativo real o potencial

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES Cont. elementos o atributos Causa - la razón por la cuál ocurrió la situación (qué motivó el incumplimiento ) y quién es responsable del incumplimiento

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES Cont. elementos o atributos Recomendación - remedios o medidas para corregir la situación y evitar que ocurra nuevamente. Atiende: a la causa al efecto - cuando amerita

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES Cont. elementos o atributos Características de las recomendaciones: específicas prácticas orientadas a la acción dirigidas al funcionario con la autoridad consideración del costo/beneficio positivas y constructivas

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES Partes del Informe: Primera parte - similar a una carta de trámite Segunda parte - relación detallada de los hallazgos Otros anejos

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES Cont. partes del informe: Primera parte Introducción Información sobre la unidad o área auditada Alcance y metodología Opinión

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES Cont. partes del informe (primera parte): Informes anteriores Comentarios especiales Recomendaciones Cartas a la gerencia Comentarios de la gerencia Agradecimiento

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES Cont. partes del informe Segunda parte Clasificación y contenido de los hallazgos Relación detallada de los hallazgos

Contraloría a sus órdenes… REDACCIÓN DE INFORMES Cont. partes del informe Otros anejos Relación de funcionarios principales Otros

Contraloría a sus órdenes… Preguntas