Proyecto: “Estableciendo una Cultura de Calidad” Taller las 5 S de la Calidad MATERIAL NECESARIO PARA LA SESIÓN: Laptop y proyector / Material Impreso en Acetatos y Proyector de Acetatos Hojas de rotafolio ( de 10 a 15 aprox) Marcadores para rotafolio. Cinta adhesiva, (masking tape) Material para las dinamicas Material para cada participante: un folder con hojas blancas (5), lápiz o pluma, copias de la presentación. ** De ser posible, mandar imrpimir los folders con el logo y nombre del proyecto. Hojas de evaluación. Material Sugerido para la dinámica: 4 cajas grandes (dependiendo del número de equipos, una para cada equipo) En cada caja se debe incluir, tijeras, un lápiz, una pluma, marcadores, cinta adhesiva (masking tape) un paquete pequeño de post-its y 1 hoja de rotafolio. En una caja se recolectan materiales relacionados con primeros auxilios, (medicinas, vendas, etc) que sean viejos, nuevos, rotos, y tambien 2 o 3 artículos que no estén relacionados con los primeros auxilios. En otra caja se recolectan materiales relacionados con la carpintería o la mecánica o la plomería, (como herramientas, guantes, tornillos y esas cosas) que sean viejos, nuevos, rotos y tambien 2 o 3 artículos que no estén relacionados con la carpinteria, mecánica , etc. En otra caja se recolectan marteriales de oficina (lápices, plumas hojas, libros, etc) que sean viejos, nuevos, rotos y tambien 2 o 3 artículos que no estén relacionados con los artículos de oficina. En otra caja pueden ser expedientes o archivos de una oficina que no se usen con mucha frecuencia y también papeles y artículos que no tengan relación con esos expedientes. Este material debe prepararse con anterioridad a la sesión, procurando que esté balanceado la cantidad de artículos entre las cajas. 11 de Marzo de 2003

Conceptos Básicos 5S´s es un principio de una vida confortable, productiva y saludable de cada trabajador en su área y es fundamental para mejorar la productividad de la organización. Es aplicable a cualquier Organización, pequeña, mediana o grande Puede ser aplicado por cualquier Organización, manufactura, comercio y servicio. Es una filosofía de fácil entendimiento para todos y no tiene términos difíciles. Todos queremos lugares de trabajo limpios, confortables y bien organizados. Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Conceptos Básicos El programa de 5S´s es muy popular en el mejoramiento de la productividad en Japón y también en otros países por diversas razones: Lugares de trabajos limpios y bien organizados Los resultados son visibles para todos internos y externos Las operaciones en oficinas llegan a ser más fáciles y más seguras El personal se siente orgulloso de un lugar de trabajo limpio y bien organizado Como resultado del crecimiento de la imagen, la organización también crece. Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Conceptos Básicos 5S´s es un grupo de palabras japonesas cada una comienza con el sonido de SE o SHI SE-I-RI SE-I-TO-N SE-I-SO SE-I-KE-TSU SHI-TSU-KE Explicar en forma breve estos conceptos.

Conceptos Básicos SEIRI: Clasificar y deshacernos de los artículos innecesarios en la oficina o área de trabajo. SEITON: Es el arreglo metódico de los artículos necesarios de tal forma que puedan ser fácilmente encontrados para su uso por todos incluso por gente extraña al área en cuestión. SEISO: Limpieza completa del área de trabajo, eliminar el polvo en máquinas, pisos y equipos SEIKETSU: Estandarización. Mantener y monitorear las primeras tres S´s de una manera sistemática, aplicar controles visuales SHITSUKE:Auto-disciplina. Es mantener nuestra área de trabajo confortable y productiva haciendo sistemáticamente SEIRI - SEITON - SEISO Explicar en forma breve estos conceptos.

Seleccionar – Clasificar (Seiri) Es elegir o escoger, entre todos los artículos existentes del área de trabajo, los que se consideren necesarios para realizar efectivamente las labores. Mantener sólo lo necesario para efectuar mejor el trabajo. Separar lo que sirve de lo que no sirve y desechar lo que no sirve. Aprovechar aquellos materiales que se puedan rehusar. De lo que sirve, separar lo necesario de lo innecesario. Definir un lugar en el área para poner “temporalmente” lo que no se necesita pero puede servir a alguien más. Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Seleccionar – Clasificar (Seiri) Decidir qué se hará con las cosas innecesarias. Definir en la distribución un lugar (centro de acopio, almacén general, papelería o compras) para enviar las cosas que ya no se necesitan, pero indicando la condición en que se encuentra el artículo. Deteriorado Describir falla Cosas en exceso Sirve pero no se necesita Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Seleccionar – Clasificar (Seiri) Una vez seleccionado lo necesario se puede clasificar por frecuencia de uso: DOCUMENTOS MUEBLES MATERIALES HERRAMIENTAS EQUIPOS ARTÍCULOS ETC. COLOCAR EN BODEGA ALGUNAS VECES AL AÑO CADA HORA ALGUNAS VECES AL MES VARIAS VECES AL DÍA VARIAS VECES POR SEMANA COLOCAR EN EL ÁREA COLOCAR CERCA DE LA PERSONA COLOCAR JUNTO A LA PERSONA COLOCAR EN OTRA ÁREA COLOCAR EN BODEGA O ARCHIVO ES POSIBLE QUE SE USE Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto Resolver preguntas

Ordenar - Arreglar (Seiton) Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Colocar o distribuir las cosas en el lugar que les corresponde, mantener esa ubicación con adecuada disposición de las cosas, para que estén listas en el momento que se soliciten. Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Ordenar - Arreglar (Seiton) Para el ordenamiento: Definir un nombre común para cada clase de artículo. Asignar el lugar para cada artículo, tomando en cuenta la frecuencia de uso. Identificar los artículos por alfabeto, número, color, o algún otro indicador. Colocar etiquetas visibles y códigos de colores. Decidir como ordenar las cosas tomando en cuenta que sean fáciles de sacar y devolver a su lugar de origen y localizar por cualquiera (que sea auto explicativo). Disponer de indicadores visuales para conocer quien tomó algún artículo (con tarjetas con nombre personal).

Ordenar - Arreglar (Seiton) Para el ordenamiento (continuación): Asignar indicador visual para conocer los máximos y mínimos, para así mantener la cantidad necesaria y elaborar requisiciones a tiempo (punto de orden). Etiquetar puertas, escritorios, archivos y cualquier otro mueble.

Limpiar (Seiso) Eliminar suciedad, defectos o imperfecciones, dejar los artículos lustrosos, brillantes, quitar impurezas y contaminaciones. Un sitio sucio y desordenado es un lugar inseguro que puede provocar un accidente y llegar a afectar la calidad de las cosas que allí se tienen. El éxito en la limpieza de una organización depende de la actitud de su personal. Las 3 etapas de la limpieza son: Área individual Áreas comunes Áreas difíciles Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Limpiar (Seiso) Procedimientos para efectuar una operación de limpieza (continuación) Diseñar un programa de limpieza (diario y periódico) con un cuadro de tareas para cada lugar específico. Comprobar que los responsables de ejecución y verificación mantengan el nivel logrado (puede ser rotativo su designación). Designar a un responsable para los equipos que llegan a utilizar varias personas (puede ser por periodos). Indicar líneas de demarcación y asegurarse de que no haya áreas sin responsables. Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Limpiar (Seiso) Procedimientos para efectuar una operación de limpieza: Reconocer las áreas, equipos y mobiliario que deban ser limpiados, corregidos o reparados. Identificar el tipo de “limpieza” que se va a aplicar (cepillar, sacudir, pintar, remodelar, iluminar, ventilar, etc.). Generar ordenes de trabajo según se requieran. Describir los métodos y materiales a utilizar. Describir las frecuencias de aplicación. Designar responsables para ejecutar. Enunciar responsables para verificar su realización. Si durante el proceso de limpieza se detecta cualquier desorden o desviación, identificar las causas y establecer acciones preventivas. Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Estandarizar (Seiketsu) Definir por escrito, los procedimientos y normas para conservar y mejorar lo aplicado en las tres primeras etapas: Seleccionar. Ordenar. Limpiar. Elaborar, por departamento, el manual de las Aplicaciones en 5S, que contenga lo siguiente: Evidencias de las condiciones anteriores. Distribución general de áreas, mobiliario y equipos. Descripción de cada área y mobiliario. Identificación de cada documento y artículo Leer y explicar los conceptos

Estandarizar (Seiketsu) Identificación de todo lo existente en el área por orden alfabético. Descripción de los controles visuales, etiquetas, códigos de colores, puntos de reorden, control de préstamo, etc. Procedimientos de limpieza. Descripción de funciones y responsabilidades. “un estándar debe colocarse en un lugar visible y debe ser fácil de entender” Leer y explicar los conceptos y aclarar que no todos los conceptos aplican en todos los casos.

Disciplina – Seguir estándares (Shitsuke) Mantener lo logrado Implica que todo el personal cumpla con lo establecido, y se actualice lo descrito en el manual de aplicaciones. Para lograr esto, se necesita: DISCIPLINA COMPROMISO Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Disciplina – Seguir estándares (Shitsuke) Usar los estándares establecidos. Mostrar empatía hacia los demás. Establecer Procedimientos Estándares de Trabajo. Compartir la técnica “Aprender haciendo”. Compromiso Las personas comprometidas demuestran persistencia en el logro de sus fines. Compromiso = Entusiasmo. Diferenciar entre un ambiente de apariencia favorable y uno realmente óptimo. Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Implantación del Programa Preparativos Anuncio oficial Comité Gerencial SEIRI inicial Limpieza profunda por todos Diariamente practicar el ciclo SEIRI- SEITON-SEISO. Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto Auditorias periódicas de 5S´s

Paso # 1: Preparativos Entendimiento de la filosofía y beneficios de las 5´s por el Comité de Calidad Compromiso del comité para la implementación de las 5´s Organización del Comité de las 5´s Reunión con facilitadores de las 5´s Entrenamiento a facilitadores de las 5´s Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Paso # 2: Anuncio Oficial Comité de Calidad Hacer uso de boletín interno, organigrama, asignación de responsabilidades a todo el personal, mantas, carteles, boletines, campañas promocionales. Anuncio oficial del Comité de Calidad y la Secretaría (Subsecretaría, Departamento, Dirección de Escuela) El Comité de Calidad implementa el programa de Super 5S´s para 2 años El Comité de Calidad explica los objetivos de este programa Publicidad para el organigrama del Comité y asignación de áreas de responsabilidad Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Paso # 3: Limpieza Profunda Por Todos Organización del “Día de Limpieza Profunda”, inmediatamente después del anuncio del las 5´s Dividir la Subsecretaría, Departamento, Escuela, etc., en pequeñas zonas y asignar grupos responsables Proveer suficiente material para la limpieza Se puede incluir SEIRI de desperdicios y artículos innecesarios identificados con anterioridad La limpieza profunda se debe programar dos veces por año Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Paso # 4: Seiri (Clasificación) Inicial Establecer área de artículos innecesarios El SEIRI inicial es una actividad practicada por todos para deshacernos de artículos innecesarios después del día de la limpieza profunda Cada trabajador concentra los artículos innecesarios para su identificación y estratificación para su posterior eliminación Organizar días de SEIRI´s completos dos veces por año De los artículos innecesarios con altas pérdidas económicas, deben ser analizadas sus causas y acciones para prevenir el acumulamiento como desperdicio. Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

Paso # 5: Seiri - Seiso - Seiton SEIRI: Deshacerse de cosas que no usas y no necesitas, eficientizar los espacios (espacio es dinero) SEITON: Mejorar las localizaciones y métodos de almacenaje de herramientas y cosas de trabajo para una ubicación más rápida (tiempo es dinero) SEISO: Limpieza programada diaria para hacer las áreas de trabajo más confortables Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto

S E I R I S E I T O N Estratificación Acción correctiva Artículos innecesarios Artículos necesarios Estratificación Acción correctiva Sin valor y de fácil disposición Deséchalos inmediatamente Algo de valor para venta Buscar un comprador Sin valor al costo de disposición Planear un menor costo y seguridad para su disposición Frecuentemente usados Debe ser colocado cerca del área a uso Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto Algunas veces usados Pueden ser colocados a una pequeña distancia al área de trabajo No usados del todo, pero deben ser mantenidos Debe ser almacenado por separado con clara identificación

Las 5 s para la Calidad SEITON: ORDEN metódico para los artículos para ser fácilmente encontrados para su uso. SEISO: LIMPIEZA del lugar de trabajo completamente para que no exista polvo en pisos, máquinas y equipo. SEIRI: CLASIFICAR los artículos innecesarios y deshacerse de ellos Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto SEIKETSU: MANTENER nuestro lugar de trabajo practicando Seiri-Seiton-Seiso SHITSUKE: ENTRENAMIENTO al personal para seguir hábitos de trabajo

Recuerda, para cambiar la cultura Las personas deben decidir el cambio Y después hacer que suceda Hacer que Suceda Implica: Leer la filmina y hacer algún comentario al respecto Propiciar el entorno Facilitar el apoyo Facilitar el Proceso 20