Relaciones Públicas Octavio Isaac Rojas Orduña

GABINETE DE PRENSA: TACTICAS

Herramientas y tácticas de las RR.PP. TácticasTácticas Sala de prensa virtual Se han convertido en una de las primeras y principales fuentes de información para los medios. Excelente mostrador en el que se tiene que poner especial atención para sacar todo el provecho de la inmediatez, flexibilidad e interactividad que ofrece internet. Sitios amigables a los usuarios, ofreciendo toda la información de la organización de una forma simple, directa e intuitiva.

Herramientas y tácticas de las RR.PP. TácticasTácticas Sala de prensa virtual Registro para periodistas: –Nombre completo del periodista. –Medio en el que trabaja o colabora. –Correo electrónico.

Herramientas y tácticas de las RR.PP. TácticasTácticas Sala de prensa virtual - Contenidos Biografías de los máximos responsables. Notas de prensa. (Listadas cronológicamente de la más reciente a la más antigua). Dossier de prensa. Agenda de actividades. (En la que se publiquen las convocatorias de prensa). Galería de fotos. (En alta resolución para su descarga y utilización en informaciones de prensa). Datos de contacto de los responsables de relaciones públicas de la organización.

Herramientas y tácticas de las RR.PP. TácticasTácticas Sala de prensa virtual - Contenidos Memoria anual. Noticias que publican los medios sobre la organización y su sector. Vínculos para otros sitios web de interés. Buscador interno. Posibilidad de suscribirse para recibir alertas a través de correo electrónico y/o a través de sindicación de contenidos. Webcasts y radiocasts.

EVENTOS Y RRPP

Eventos y RR.PP. : Su planificación  POR QUÉ se hace  CUÁNDO quiere hacerse  DÓNDE quiere hacerse  QUIÉNES son los invitados o asistentes  CÓMO va a desarrollarse y controlarse  CUÁNTO nos va a costar

Eventos y RR.PP.: lo básico  ACTO (idea del evento, filosofía, estética,…)  LUGAR (interior o exterior, facilities para ejecutarlo,…)  FECHA (compatibilidad con agendas,…)  INVITADOS (selección, invitaciones, desplazamientos, hospedaje,…)  SEGURIDAD (interior y exterior, coordinación con CSE, comunicaciones,…)  TRANSPORTES (organización y reservas, itinerarios,…)  MEDIOS DE COMUNICACIÓN (selección, ruedas de prensa, entrevistas,…)  MEDIOS IMPRESOS (agenda del día, invitaciones, acreditaciones, rótulos, cartelería, planos,…)  LOGÍSTICA  PERSONAL IMPLICADO (propio, externo, azafatas,…)  PRESUPUESTO  VALORACIÓN DEL EVENTO (cumplimiento de objetivos, satisfacción de los asistentes,…)

Eventos internos  Asistentes (personal, representantes, proveedores,…)  Objetivos (motivación, reconocimiento, transmisión de valores,…)  Claves de éxito (originalidad, toque humano, generación de recuerdo,…)

Eventos externos: congresos  ANTECEDENTES (historial)  PROGRAMA  Temática, ponencias, funcionamiento, cronograma, actividades extra-académicas, protocolo y RR.PP., fases,…  PRESUPUESTO  Comisiones, dietas, estancias, proveedores, material de imprenta, generales e imprevistos,…

Eventos externos: ferias y exposiciones (1)  Objetivos de Participación: 1.Introducción o presentación de nuevos productos 2.Reforzamiento de la imagen de la empresa 3.Contacto con clientes potenciales y reforzamiento de los actuales 4.Cierre de procesos o proyectos iniciados con anterioridad 5.Captación de nuevos representantes 6.Venta directa 7.Estudio de mercado

Eventos externos: ferias y exposiciones (2)  Aspectos que deciden la participación: 1.Productos a presentar en la feria 2.Visitantes o compradores que acuden 3.Expositores 1.Procedencia, competencia,… 2.Distribución por sectores o nacionalidades 3.Formas de participación (directa, indirecta,…) 4.Solvencia y reputación 5.Facilidades logísticas

Check-list o guía de operaciones a planificar en una feria o exposición internacional

Detalle del check-list (1)  Objetivos comerciales y de participación  Documentación previa  Reglamento general de participación y asistencia, normas de montaje, planos de la feria, formularios,…  Identificación de accesos  Pases montadores, expositores y visitantes  Parking

Detalle del check-list (2)  Stand  Ubicación, tamaño,…  Briefing a la empresa diseñadora  Concurso restringido  Asignación directa  Planos de planta y perspectivas  Materiales, montaje y desmontaje, mantenimiento y presupuesto  Seguros  Personas, stand, mercancías,…

Detalle del check-list (3)  Mantenimiento  Con empresa contratista  Con los servicios feriales  Reportaje fotográfico/videográfico  Limpieza  Catering  Servicios complementarios  Tlf., fax, permiso para ventas en el stand,…

Detalle del check-list (4)  Chalet/carpa  Equipamiento gráfico/audiovisual  Acopio de material, cantidades,…  Publicidad en el país-feria  Campaña y planificación de medios  Promoción  Promociones y concursos  Animaciones, degustaciones,…

Detalle del check-list (5)  Relaciones Públicas  Preparación de documentación, pasaportes, visados, divisas, tarjetas de crédito,…  Press release en feria, invitaciones,…  Presentaciones comerciales o institucionales  Relaciones con los medios, listados,…  Agenda de contactos para directivos, comerciales,…

Detalle del check-list (6)  Plan de acompañantes para clientes, VIP’s, periodistas, gala dinner, reserva de alojamientos, billetes, espectáculos, regalos o atenciones especiales,…  Mailing, acciones de CRM y seguimiento post-ferial, explotación de los resultados alcanzados,…  Desplazamientos locales (buses, alquileres de automóviles,…)  Telefonía móvil (compatibilidad con operadores locales)

Detalle del check-list (7)  Mercancías  Selección de transitario, gestión de los seguros, facturas y carnets ATA, certificados y avisos,…  Personal involucrado  Propio, ajeno, contratado, actitud y formación,…  Repercusión económica de la feria  Rentabilidad de la operación  Remuneración y pago a proveedores,…  Gantt financiero