Protocolo para Visitas de Clientes

LLEGADA DEL CLIENTE ATENCION DISEÑADOR DESPEDIDA Recepción: El Auxiliar de diseño y/o coordinador verifica si tiene cita y diseñador asignado. Se le comenta al diseñador asignado razón social, portal, tipo de página y la razón por la que viene, antes de atender al cliente. El diseñador verifica en el despliegue y en Diresp el producto, para que en la visita pueda dar respuestas y soluciones inmediatas. Adicionalmente revisa si hay material en websitios que pueda servir para las modificaciones. Organización sitio de trabajo: Tener totalmente despejado el lugar de trabajo y número de sillas pertinentes para la cantidad de personas que asistan a la visita. Saludo: El diseñador se pone de pie en el momento que llegue el cliente, da una cordial bienvenida, se presenta (nombre completo y cargo P.ej: “Buenos días, Sr. Echeverry! mucho gusto! William Álvarez, siga tome asiento por favor!”). Recuerde tener siempre la mejor actitud y una sonrisa visible al cliente. Durante la visita: Recuerde ofrecer una bebida (agua o tinto) al cliente así la estadía en las instalaciones de la empresa será más agradable para ellos, es un detalle que lo introduce en un ambiente de cordialidad, reduce el afán o la molestia con la que venga el cliente. Inicie la reunión preguntando al cliente los motivos de su visita (“Cuénteme Sr. Echeverry, en que le puedo ayudar?”). Escúchelo: el objetivo es saber de entrada su necesidad, preocupación, expectativa, permitirle expresarse, si es necesario desahogarse. Muestre interés, esto hará que se relaje al ser escuchado por alguien que atiende su caso, una persona que escucha con atención refleja que habrá una respuesta adecuada a la solicitud. Asesore: Como diseñadores estamos capacitados en cuanto a producto y aplicaciones de diseño, aclarare las dudas del cliente inmediatamente, en caso que haya una pregunta o inconveniente que requiera la intervención de otra persona durante la visita, la búsqueda debe ser rápida y debemos lograr una respuesta efectiva. Recuerde que el cliente siempre busca una respuesta efectiva a sus inquietudes, tenga claro como reaccionar y actuar en cada situación, siempre con la visión de responder con la mejor actitud y una sonrisa siempre visible. Aclare al cliente cómo va a ser el proceso de modificaciones, el tiempo que esto tomará déle los datos de contacto para responder a sus solicitudes (mails, extensiones, etc.) y tome todos los del cliente junto con las indicaciones en el acta de acuerdos, para que al momento de contacto sea fácil y no haya inconvenientes de comunicación. De las gracias al cliente por su visita, póngase de pie nuevamente, si el cliente no tiene claro su nombre, recuérdeselo. Realice su respectiva encuesta y acompañamiento a la salida. En lo posible a los clientes se les hace entrega de un souvenir, con el cual pueda hacer recordación de su visita y de la buena atención por parte de la empresa. “Y recuerde tener siempre la mejor actitud y una sonrisa visible al cliente”