Material de Uso Interno | 1 Cliente llega Recepción Publicar Piso 2: Saluda al cliente valida si necesita cita con diseño Web. Se comunica con Auxiliar.

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1 Material de Uso Interno | 1 Cliente llega Recepción Publicar Piso 2: Saluda al cliente valida si necesita cita con diseño Web. Se comunica con Auxiliar de Diseño (Ana Mercedes González y/o Amanda Montaño – Bogotá) le avisa el nombre de la empresa y la persona que llego. Auxiliar Diseño Coordinador Producción Verifica en la tabla si la cita estaba acordada y verifica el diseñador que lo debe atender Recibe al cliente en recepción y lo dirige al puesto de trabajo del diseñador. Marca en la tabla que la cita fue cumplida Diseñador Web: Atiende las necesidades de cambio o modificación del cliente Diligencia formato visita y deja consignados acuerdos y compromisos Realiza gestión Dirige al cliente a la salida Auxiliar Diseño Aplica encuesta diseño al cliente Entrega obsequio Pasa la encuesta a persona encargada. (En Bogotá [Paola Ariza] Diariamente. Servicio al cliente Tabula información Digitaliza Emite informe para acciones correctivas al jefe producción en la reunión mensual ATENCI Ó N VISITAS CLIENTE AREA DE DISE Ñ O Aplicaci ó n de Encuestas: Calidad de Servicio

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3 Material de Uso Interno | 3 ATENCION DISEÑADOR Organización sitio de trabajo: Tener totalmente despejado el lugar de trabajo y número de sillas pertinentes para la cantidad de personas que asistan a la visita. Saludo: El diseñador se pone de pie en el momento que llegue el cliente, da una cordial bienvenida, se presenta (nombre completo y cargo P.ej: “Buenos días, Sr. Echeverry! mucho gusto! William Álvarez, siga tome asiento por favor!”). Recuerde tener siempre la mejor actitud y una sonrisa visible al cliente. Durante la visita: Recuerde ofrecer una bebida (agua o tinto) al cliente así la estadía en las instalaciones de la empresa será más agradable para ellos, es un detalle que lo introduce en un ambiente de cordialidad, reduce el afán o la molestia con la que venga el cliente. Inicie la reunión preguntando al cliente los motivos de su visita (“Cuénteme Sr. Echeverry, en que le puedo ayudar?”). Escúchelo: el objetivo es saber de entrada su necesidad, preocupación, expectativa, permitirle expresarse, si es necesario desahogarse. Muestre interés, esto hará que se relaje al ser escuchado por alguien que atiende su caso, una persona que escucha con atención refleja que habrá una respuesta adecuada a la solicitud. Asesore: Como dise ñ adores estamos capacitados en cuanto a producto y aplicaciones de dise ñ o, aclarare las dudas del cliente inmediatamente, en caso que haya una pregunta o inconveniente que requiera la intervenci ó n de otra persona durante la visita, la b ú squeda debe ser r á pida y debemos lograr una respuesta efectiva. Recuerde que el cliente siempre busca una respuesta efectiva a sus inquietudes, tenga claro como reaccionar y actuar en cada situación, siempre con la visión de responder con la mejor actitud y una sonrisa siempre visible. Aclare al cliente cómo va a ser el proceso de modificaciones, el tiempo que esto tomará déle los datos de contacto para responder a sus solicitudes (mails, extensiones, etc.) y tome todos los del cliente junto con las indicaciones en el acta de acuerdos, para que al momento de contacto sea fácil y no haya inconvenientes de comunicación. DESPEDIDA De las gracias al cliente por su visita, póngase de pie nuevamente, si el cliente no tiene claro su nombre, recuérdeselo. Realice su respectiva encuesta y acompañamiento a la salida. En lo posible a los clientes se les hace entrega de un souvenir, con el cual pueda hacer recordación de su visita y de la buena atención por parte de la empresa. “Y recuerde tener siempre la mejor actitud y una sonrisa visible al cliente” ¡ Para tener en cuenta!