Referentes y estrategias para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos Jordi Serra Serra Universitat de Barcelona XXV Congreso Archivístico Nacional “Desafío archivístico: la gestión electrónica entre normas” San José de Costa Rica, julio de 2013

EL PROBLEMA

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Características

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Características

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Características Derivación Estructural Dependencia

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Características Propiedades significativas ¿Cómo lo veo? ¿Cómo lo uso? Dinámico Experiencial Interactivo

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Problemática

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Estrategias y soluciones

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Estrategias y soluciones

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Estrategias y soluciones

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Estrategias y soluciones

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Estrategias de preservación (rendering methods) Estrategias de preservación digital Conservación de la tecnología MigraciónEmulación De forma sucesivoDe forma puntual De forma irreversibleDe forma reversible Conversión a formato estándar Traslada a Otro medio Conversión a formato estándar emulable De documentos De sistemas Sin modificar el código fuente Encapsulado Virtualización de plataformas Desarrollo de emuladores Modificando el código fuente Del documento Del entorno tecnológico Conversión a formato propietario Conversión a formato interoperable De forma planificada A partir de la demanda A partir de la última versión A partir del original

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Tipos de migración (OAIS) Refreshment Replication Repackaging Transformation (AIP version) Reversible Non-Reversible

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Emulación por virtualización

EL MODELO PROCEDIMENTAL Y TECNOLÓGICO

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Ten Core Principles of Trust Repository Design (I) 1.The repository commits to continuing maintenance of digital objects for identified community/communities. 2.Demonstrates organizational fitness (including financial, staffing, and processes) to fulfill its commitment. 3.Acquires and maintains requisite contractual and legal rights and fulfills responsibilities. 4.Has an effective and efficient policy framework. 5.Acquires and ingests digital objects based upon stated criteria that correspond to its commitments and capabilities. Center for Research Libraries (CRL), Digital Curation Centre (DCC), DigitalPresevationEurope (DPE), Network of Expertise in Digital long-term preservation (nestor). Chicago, 2007.

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Ten Core Principles of Trust Repository Design (II) 6.Maintains/ensures the integrity, authenticity and usability of digital objects it holds over time. 7.Creates and maintains requisite metadata about actions taken on digital objects during preservation as well as about the relevant production, access support, and usage process contexts before preservation. 8.Fulfills requisite dissemination requirements. 9.Has a strategic program for preservation planning and action. 10.Has technical infrastructure adequate to continuing maintenance and security of its digital objects. Center for Research Libraries (CRL), Digital Curation Centre (DCC), DigitalPresevationEurope (DPE), Network of Expertise in Digital long-term preservation (nestor). Chicago, 2007.

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra El modelo procedimental

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Escalado de estrategias

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra El modelo OAIS Una organización de personas y sistemas que ha aceptado la responsabilidad de preservar información y hacerla accesible a una determinada comunidad. CONSERVAR una determinada información a medio y largo plazo. PROPORCIONAR ACCESO a esta información de una forma coherente con las necesidades de sus usuarios principales. New OAIS version: ISO 14721:2012

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Componentes del OAIS Entorno externo Componentes funcionales Objetos de información

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra El entorno externo Clientes Productores Gestores OAIS Comunidad designada

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Clientes Productores Gestores OAIS Gestión de la información Planificación de la preservación Acceso Conservación Administración Ingesta Los componentes funcionales

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Clientes Productores Gestores OAIS SIPDIP Acceso Conservación Ingesta AIP El modelo de información

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra El objeto de información de archivo (AIP)

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Evolución de los objetos de información en OAIS Packaging information Preservation description information Reference Provenance Context Fixity Acces rights Content information Data object Representation information Package description

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra La generación del SIP Sistema productor Sistema productor Data object Packaging information Preservation description information Provenance Context Acces rights Content information Data object Generación de metadatos ERP/BO BPM Office Colab. Web Autors Ident. ficheros/s o cadena/s de bits

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra El ingreso del SIP y su conversión en AIP Packaging information Preservation description information Provenance Context Acces rights Content information Data object Packaging information Preservation description information Reference Provenance Context Fixity Acces rights Content information Data object Representation information Package description Caracterización Firma, sellado…

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra La actualización tecnológica del AIP Packaging information Preservation description information Reference Provenance Context Fixity Acces rights Content information Data object Representation information Package description Packaging information Preservation description information Reference Provenance Context Fixity Acces rights Content Information Data object Representation information Package description Servicio de alerta tecnol. Servicio de alerta tecnol. Content Information Data object Representation information Migración Firma, sellado…

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra El acceso al AIP Packaging information Preservation description information Reference Provenance Context Fixity Acces rights Content Information Data object Representation information Package description Content Information Data object Representation information Búsqueda Packaging information Preservation description information Reference Provenance Context Fixity Acces rights Content information Data object Representation information Generación DIP Certificación

EL IMPACTO DE OAIS

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Ámbitos que se consolidan…

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Iniciativas EU

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Información de representación

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Modelos de metadatos

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Software de archivo digital

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Certificación de archivos digitales

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Externalizar la preservación digital Los costes de actualización tecnológica son difíciles de preveer (fijación del precio). La documentación conservada es difícil de rentabilizar (mantenimiento del servicio). El conocimiento sobre el formato lo tiene el conservador (cláusulas de retorno).

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra La alternativa: descentralización de servicios

XXV Congreso Archivístico Nacional - San José de Costa Rica - Julio de Jordi Serra Serra Un ejemplo: iARXIU

Muchas gracias Jordi Serra Serra Universitat de Barcelona XXV Congreso Archivístico Nacional “Desafío archivístico: la gestión electrónica entre normas” San José de Costa Rica, julio de 2013