Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 La definición de.

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1 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 La definición de sistemas de gestión documental en el marco de un gobierno integrado de la información Jordi Serra Serra Máster de Gestión Documental e Información en las Empresas (MGDIE) Universidad de Barcelona IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno" Región de San Martín, Tarapoto (Perú) - 27 de mayo de 2016 @Master_MGDIE

2 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿CÓMO SÓN LOS SISTEMAS (SGD) QUE DISEÑAMOS ACTUALMENTE?

3 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Evolución del modelo

4 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Evolución del modelo

5 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Evolución del modelo Sist. Inf.

6 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Evolución del modelo Sist. Inf.

7 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Evolución del modelo Sist. Inf. 100%

8 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Evolución del modelo Sist. Inf. 100%

9 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿HACIA DÓNDE VAMOS?

10 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿Para qué queremos un sistema de gestión documental? Voluntad Necesidad

11 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Entorno externo Dimensión conceptual Dimensión física ¿Cómo són los sistemas que diseñamos? Subsistema de clasificación Subsistema de descripción Subsistema de valoración y disposición Subsistema de control de acceso y uso Subsistema de control de acceso y uso Subsistema de conservación Tratamiento (gestión) Obligaciones + procedimientos + parámetros Sistemas de información + personas + espacios Documento Documento integrado

12 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿En qué contexto estamos diseñando actualmente los SGD? Inmediatez Transparencia Reutilización Refuerzo identidades Inmediatez Transparencia Reutilización Refuerzo identidades Mobile (portabilidad) Cloud (externalización) Social (interacción) Big Data (datificación) Mobile (portabilidad) Cloud (externalización) Social (interacción) Big Data (datificación) Multiformes Compuestas Ubicuas Agiles Multiformes Compuestas Ubicuas Agiles

13 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Un ejemplo del ámbito público...

14 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿Funcionan los SGD que diseñamos?

15 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Métricas que demuestran que no acaban de funcionar Iron Mountain (2016)

16 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Bajo porcentaje de cobertura real ?

17 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Poca fiabilidad y seguridad efectivas

18 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Poca fiabilidad y seguridad efectivas John Newton, AIIM (2016)

19 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Poca aportación de valor al usuario + Confianza - (en procesos de eDiscovery) + Confianza - (en procesos de eDiscovery)

20 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Y el papel se acaba Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya. 2014: crecimiento global 10% 2015: decrecimiento global 6% (21% empresas >5000 trab.) Information Governance: too important to be left to humans. AIIM Industry Watch, 2015.

21 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 La respuesta del sector profesional: evolución ISO 15489 Distintos entornos y modelos de implementación Orientación a sistemas Metodología de gestión de proyectos: DIRKS vs. IT (incluyendo Scrum/Agile) Migraciones Análisis funcional y secuencial vinculados a la valoración ISO 15489 Distintos entornos y modelos de implementación Orientación a sistemas Metodología de gestión de proyectos: DIRKS vs. IT (incluyendo Scrum/Agile) Migraciones Análisis funcional y secuencial vinculados a la valoración ISO 9000 Métricas documentadas y auditables Refuerzo del enfoque a procesos Enfoque a riesgos y oportunidades Información documentada ISO 9000 Métricas documentadas y auditables Refuerzo del enfoque a procesos Enfoque a riesgos y oportunidades Información documentada ISO 30300 Orientación al cliente Liderazgo y responsabilización de los agentes Orientación a procesos Integración en los sistemas globales de gestión Mejora contínua ISO 30300 Orientación al cliente Liderazgo y responsabilización de los agentes Orientación a procesos Integración en los sistemas globales de gestión Mejora contínua

22 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 La respuesta del mercado: revolución Information governance is the specification of decision rights and an accountability framework to encourage desirable behavior in the valuation, creation, storage, use, archival and deletion of information. It includes the processes, roles, standards and metrics that ensure the effective and efficient use of information in enabling an organization to achieve its goals. Information Governance is a framework of people, principles, processes and tools, that defines why, when and how information is managed within an organisation, in order to maximise its value, fulfil obligations, reduce costs and reduce risk. George Parapadakis, 2014 Debra Logan, 2010

23 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Qué actividades forman parte del gobierno de la información Fuente: eDiscovery Journal 2014

24 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Qué ámbitos forman parte del gobierno de la información Y gestión de procesos!

25 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 EL DISEÑO DEL SISTEMA

26 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 El SGD, esa nebulosa metodológica... Política de disposición Documento Cuadro de clasificación Cuadro de control de acceso Documentos vitales Preservación digital Normalización de documentos Interoperabilidad Publicidad activa Metadatos Depósitos físicos Política de gestión documental Dato Reutilización Mejora de procesos eAdministración Firma electrónica

27 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Entorno externo Dimensión conceptual Dimensión física La definición conceptual del sistema Subsistema de clasificación Subsistema de descripción Subsistema de evaluación y disposición Subsistema de control de acceso y uso Subsistema de control de acceso y uso Subsistema de conservación Tratamiento (gestión) Obligaciones + procedimientos + parámetros Sistemas de información + personas + espacios Documento* Documento integrado

28 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Entorno externo Dimensión conceptual Dimensión física La definición conceptual del sistema Clasificaciones (mapas) Clasificaciones (mapas) Procedimientos (agentes) Procedimientos (agentes) Reglas Espacios Documento

29 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 La clasificación: mapeo de una realidad cambiante

30 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 El sistema como conjunto de reglas

31 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿Cómo lo construimos? El enfoque a procesos

32 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 El diseño orientado a procesos Análisis funcional ISO 26122

33 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 El diseño orientado a procesos Mapeo de series Mapeo de tipos (datos) Evidencias Transacciones Mapeo de tipos (datos) Evidencias Transacciones Análisis secuencial ISO 26122

34 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 El diseño orientado a procesos Eficiencia Cumplimiento Mapeo de series Mapeo de tipos (datos) Definición funcional

35 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 El diseño orientado a procesos Sistemas dedicados Plataformas transversales Sistemas comunes

36 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 El diseño orientado a procesos Contexto único (organización) Contexto único (organización)

37 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Estamos integrando tres tipos de proyectos

38 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 EL PASO DEL MODELO DOCUMENTAL AL TECNOLÓGICO

39 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 SGD OAIS Políticas El Sistema de Gestión Documental dentro de la organización

40 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 SGD OAIS Políticas El Sistema de Gestión Documental dentro de la organización

41 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 SGD OAIS Políticas El Sistema de Gestión Documental dentro de la organización

42 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 SGD OAIS Políticas El Sistema de Gestión Documental dentro de la organización

43 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 SGD OAIS Políticas Pero la organización tiene muchos depósitos. ¿Dónde lo archivo?

44 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Escenario 0: silos

45 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Escenario 1: records center (silo N) SGD

46 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Escenario 2: in place RM SGD

47 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Escenario 3: integrated in place RM SGD

48 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 La parte física del SGD: los entornos de gestión, almacenaje y explotación

49 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Formas de implementar por entorno: aprovechar las oportunidades

50 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Muchas gracias. Jordi Serra Serra Universidad de Barcelona http://www.mgdie.net/ http://bd.ub.edu/pub/serra/ serra@ub.edu

51 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 EL “NUEVO” PAPEL DEL ARCHIVERO

52 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿Una profesión en riesgo de extinción? “While there are signs that the natural habitat of the records and information manager is desappearing, the future looks bright for those willing to adapt”. Sue Trombley, 2016

53 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿Hacia dónde centrifugamos competencias?

54 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 ¿CÓMO TIENE QUE SER ESTE ARCHIVERO (SI ES QUE TODAVÍA ES UN ARCHIVERO)?

55 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Perfil focalizado RM

56 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Perfil ampliado RM

57 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Perfil híbrido RM BPM ERP

58 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Perfil híbrido RM BPM ERP

59 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Perfil híbrido RM BPM ERP CRM BI

60 Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016 Muchas gracias. Jordi Serra Serra Universidad de Barcelona http://www.mgdie.net/ http://bd.ub.edu/pub/serra/ serra@ub.edu