© Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. XVIII Jornadas de Archivos Universitarios.

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1 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. XVIII Jornadas de Archivos Universitarios CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN: Mayo 2012 Dos pilares de la archivística, dos retos para el desarrollo de software. juan.repiso@baratz.es

2 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. 1.INTRODUCCIÓN 2.ARCHIVO ANTES Y AHORA 3.RETOS 1.Obsolescencia 2.Integridad de los documentos y su autenticación 3.Acceso seguro a datos 4.Custodia segura 4.SOLUCIONES 1.Obsolescencia 2.Integridad y Autenticidad 3.Acceso a datos 4.Custodia segura

3 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. INTRODUCCIÓN Porqué BARATZ Servicios de consultoría documental asociados a los proyectos Presente en más de 25 países Desde el día 1, gestionando conocimiento 10 años desarrollando soluciones de Archivo I+D+i para cubrir las necesidades del cliente Rápida implementación

4 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. Archivo antes y ahora Concepto de conservación tradicional: “Mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración” (RAE) - Local - Factores externos - Manejo de los documentos - Medidas de seguridad Concepto de preservación tradicional “Proteger y resguardar anticipadamente a una persona, animal o cosa de un peligro o daño” (RAE)

5 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. Archivo antes y ahora Estos conceptos cuando se trasladan a la realidad, recaían en manos del archivero, nunca era un problema para las empresas ajenas a la custodia.

6 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. Baratz ha estado siempre comprometido con las necesidades que surgían en los archivos, desde el inicio de Albalá : Informatización del archivo Gestión de la documentación Módulo multimedia … Desde el módulo multimedia se puede acceder a los documentos digitalizados, por lo tanto ya se está realizando un tratamiento de conservación y preservación, aunque no servirían como documentos originales ante un juicio Archivo antes y ahora

7 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. -La obsolescencia de los hardware y software que soportan la documentación. Con el papel esto no se producía aunque había otros problemas de conservación (hongos, humedades, uso…) -Anteriormente la documentación en soporte papel estaba autentificada mediante la firma, tenía valor probatorio y se sabía que era original, no era una copia. Hoy esto es un problema. -El acceso a los datos, o a los documentos, está respaldado por una legislación y además se contaba con la barrera de acceso al depósito como último muro protector, ahora es el propio software el que tiene que ejercer de barrera de acceso. -Custodia segura de la documentación, ahora los retos son otros: acceso restringido a datos, mantenerlos fuera de peligros: virus, fuego, hackers,… Retos para la preservación y conservación

8 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. 1. OBSOLESCENCIA: 1)Hardware El avance diario de la tecnología conlleva que en un período breve de tiempo los soportes de objetos y archivos electrónicos se queden obsoletos y por lo tanto con un alto peligro de perder el acceso a los mismos porque no se hayan guardado en perfecto estado los hardware que los leían. Retos

9 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. 2) Software: No solamente quedaría obsoleto, como hemos visto, el soporte ni el lector, si no también la propia herramienta que ha generado esos documentos: Retos

10 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. 2. Integridad de los documentos y su autenticación 1) Integridad Los documentos electrónicos por su características son muy fáciles de modificar, copiar, transmitir,… Lo que conlleva un aumento en la dificultad de saber cuál es el original. Retos 2) Autenticación Al igual que la integridad del documento en papel, la autenticidad era obvia por su dificultad de falsificación, en el documento electrónico además de contar con una firma electrónica hay que conservarla, tener los medios necesarios para que no sea modificable ni alterable y que sea legible; marcas de agua,….

11 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. Retos 3. Acceso seguro a datos En esta nueva era, nos enfrentamos a que ya no es suficiente cerrar puertas, tener una tarjeta que certifica nuestro acceso o que trabajamos en ese archivo, ahora hay que crear otro tipo de barreras, en este caso virtuales para que no haya un acceso a documentos restringidos.

12 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. Retos 4. Custodia segura A día de hoy todavía es posible recuperar un original si está en formato papel, aunque nuestras bases de datos se corrompan, o no hayamos podido cambiar de formato y ahora los datos que contienen nos son ilegibles, o porque nos vamos al depósito y encontramos el original. Esto no es factible en la era electrónica, si ocurriese con nuestro repositorio estamos perdidos.

13 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. 1) OBSOLESCENCIA PROTOCOLO OAIS GARANTIZAR ACCESO A LARGO PLAZO = MIGRACIÓN DE DATOS Soluciones

14 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. Soluciones CONTROL DE LA INFORMACIÓN 1)Necesitamos conocer formatos 2)Planes de migración 3)Desarrollo estrategias de preservación 4)Check antivirus

15 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. 2) INTEGRIDAD Y AUTENTICIDAD La firma electrónica nos permite garantizar estas dos características esenciales, sobre las cuales se sustentan otras como: Validez probatorio, No repudio, … Será gestionada a través de la aplicación de archivo electrónico, para garantizar que en un futuro (a largo plazo) se pueda comprobar la validez de la firma del documento, para ello, se procederá a los resellados de tiempo o Time stamp para conservar la originalidad del mismo. Nuestra solución tendrá en cuenta: Uso de firmas longevas (familias de estándares AdES) basadas en validaciones y resellados periódicos. Conservación de firmas en repositorios “de confianza”. Soluciones

16 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. 3) ACCESO A DOCUMENTOS En este punto nos basaremos en el ciclo de vida de los documentos, marcados desde la generación de los mismos tanto para su conservación, eliminación o acceso. La normativa a la se someterá este punto será: LOPD LEY DE PATRIMONIO ENS Soluciones

17 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. Soluciones 4) CUSTODIA SEGURA Se proporcionará en el repositorio seguro, a través de: Repositorios redundantes Uso de hardware especializado Almacenamiento en la nube Políticas de backups En cuanto al uso de hardware especializado, está previsto que nuestra solución soporte: Centera HCAP, como ya está trabajando el Ayuntamiento de Barcelona

18 © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A. www.baratz.es