Sector de Administración

Lo que el Director debe conocer de los procesos Administrativos: 1.Que en cada Institución se cuenta con un equipo de profesionistas, que tienen como función principal, la atención de los procesos administrativos. 2.Que existen normas externas e internas que enmarcan la actividad económica de las Instituciones. 3.Que del apego estricto a estas normas, depende en gran medida la perdurabilidad de la misión que ahora les están encomendado. 4.Que en el CAM se cuenta con un equipo especializado, para brindarles soporte a ustedes y a sus equipos en los procesos contables, fiscales, financieros y administrativos.

Normas Externas Las dictadas por: SAT, IMSS, INFONAVIT, SEP, SRIA DE FINANZAS y la CONSAR. Estas normas están en constantes cambios, mismos que obligan a los(as) integrantes del área administrativa, a estar atentos(as) y preparados(as) para su puntual atención. Los Directivos estar informados de los alcances e implicaciones, para posibilitar a los responsables de estos procesos, las condiciones de espacio, tiempo y herramientas de trabajo.

Normas Internas Del origen y la aplicación de los recursos: En el origen, conocer cuánto se tiene en este momento en cuentas bancarias por concepto de inscripciones del ciclo Número de alumnos inscritos, montos de colegiatura anual y becas autorizadas. Con lo anterior inicia la elaboración del Plan Económico Institucional (PEI).

Plan Económico Institucional Es la herramienta de planeación, donde se organiza la información financiera, que dará sustento a la operación del ciclo escolar de que se trate. La organización requiere para el próximo ciclo y subsecuentes, que se agrupen los recursos y conceptos para la atención de la operación, así como los proyectos de inversión en equipos muebles, modificaciones y/o construcciones al inmueble.

De las políticas para la elaboración del PEI Nivel de población escolar. Monto de la cuota anual. % máximo de ingresos propios aplicado en becas (sólo al concepto de colegiatura). Asignación de sueldos. % máximo de ingresos propios aplicado en el rubro de sueldos y prestaciones.

De las políticas para la elaboración del PEI % de aportación por concepto de cuota institucional. Generación de ahorro institucional. Generación de reserva financiera, para becas por defunción. No se aceptan propuestas deficitarias. El incremento en gastos, no debe proponerse superior en %, al incremento real de ingresos.

De las políticas para la elaboración del PEI Incluir en Plan Económico Institucional, proyectos de inversiones y fuentes de financiamiento. Si los ingresos por inscripciones y colegiaturas, no alcanzaran a cubrir los gastos mínimos para la operación del ciclo, enviar propuesta de posible alternativa de financiamiento de manera adjunta al PEI.

Políticas para manejo efectivos Prioritariamente que no se maneje efectivo, solicitar que se deposite directamente en cuentas bancarias a nombre de la Institución de que se trate. En caso de recibir efectivo, que este sea en el área de caja, en el depto. de administración, y que existan los mecanismos de control, que aminoren las posibilidades de que un tercero disponga del mismo.

De la salida de recursos Mediante transferencias en portal bancario, desde los equipos de la institución y generando los mecanismo de supervisión, que aseguren el buen uso de la estructura electrónica. Mediante cheque nominativo, mismo que deberá contar con firmas mancomunadas. Todo egreso deberá haberse contemplado en el PEI, y estará autorizado por quién tenga delegación del Director para ello.

De la rendición de cuentas El Consejo Directivo, deberá recibir por lo menos una vez al mes, informe de lo sucedido en el tema económico, de manera inmediata a la terminación de un periodo de 30 días. El Director estará de manera inmediata más cercano a la aplicación de los recursos, debido a la autorización transferencias y cheques, así mismo podrá pedir de manera semanal reporte de ingresos, para conocer el nivel de cobranza de la institución.

De los recursos administrados en cuentas no oficiales. Asegurar que estos recursos, estén integrados en el informe económico. Que los mismo se apliquen en erogaciones, que es imposible el soporte con todos los requisitos que marca la legislación. También estos cheques debes ser firmas mancomunadas.

De la carga tributaria. Favorecer la comunicación y respaldo a los responsables administrativos, para lograr los soportes electrónicos que permitan la deducción del gasto e inversión de que se trate. Cada día se incrementan las obligaciones de carácter informativo con la autoridad, y estas son cada vez más inmediatas, con la entrada en vigor de la factura y contabilidad electrónica, el timbrado del recibo por pago de nómina y del buzón tributario.

Sector de Administración. Mil gracias, mucho éxito en este proyecto, persona| profesional, ¡no van solos!