OFICINA DE CONTROL INTERNO Ricardo Arturo Arias Beltrán Jefe Oficina de Control Interno

CREACIÓN DE LA OFICINA   Mediante la Resolución 472 del 14 de mayo de 1998 se creó la Oficina de Control Interno adscrita al Despacho del Señor Defensor del Pueblo, sus funciones están definidas en la Ley 87 de 1993.

Organigrama: representación gráfica de la estructura que refleja los niveles de autoridad 1/11/2012

1/11/2012

UBICACIÓN DE LA OCI EN EL MAPA DE PROCESOS REQUISITOS DE LOS USUARIOS Y PARTES INTERESADAS PROCESOS ESTRATÉGICOS USUARIOS Y PARTES INTERESADAS SATISFECHAS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN PROCESOS MISIONALES MAGISTRATURA MORAL PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN PREVENCIÓN Y PROTECCIÓN ATENCIÓN Y TRÁMITE INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS PROCESOS DE SOPORTE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN CONTRACTUAL GESTIÓN JURÍDICA Mapa de procesos: presenta una visión general del Sistema Organizacional PROCESOS DE MONITOREO Y EVALUACIÓN EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO MEJORA CONTINUA Planear Hacer Verificar Actuar

IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO?   Es el eslabón final en la cadena funcional de la administración, debe verificar las actividades para asegurar que van conforme a lo planeado y cuando hay desviaciones, tomar las medidas necesarias para corregirlas.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO Es aquel que descansa básicamente en una planeación y organización de actividades y funciones, requiriendo para su correcta operación de personal eficiente, dirigido y coordinado en forma adecuada.

CUAL ES EL BENEFICIO DEL S.C.I ? Sirve como parámetro para medir planes y programas (lograr los objetivos y metas establecidos). Promover el desarrollo organizacional Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones (Seguridad razonable a los Estados Financieros). Asegurar el cumplimiento del marco normativo (normograma) Establece pautas de responsabilidad y autorización Permite una coordinación estructural armónica

Es un instrumento para la toma de decisiones. Salvaguarda los activos de la entidad (relación de bienes que se adquieren, se dan de baja, etc.) Protege contra los errores humanos y fraudes, reduce los riesgos de corrupción Contar con información confiable y oportuna. Permite una retroalimentación constante Facilita la delegación de autoridad Fomentar la práctica de valores

Vence la resistencia a delegar Incentiva el autocontrol Promueve la rendición de cuentas de los funcionarios por la misión y objetivos encargados y el uso de los bienes y recursos asignados.

MISIÓN DE LA OCI Asesorar y apoyar a todos los procesos que conforman la Defensoría del Pueblo con el propósito de asegurar la eficiencia, eficacia, calidad y transparencia en las actuaciones y funciones de la Entidad en cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, bajo los principios del autocontrol, autorregulación y la autogestión en el marco de la constitución y las leyes.

VISIÓN Ser reconocidos al interior de la Defensoría del Pueblo como la oficina pionera en asesoría y acompañamiento para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno.

OBJETIVO GENERAL Asesorar a la Alta Dirección en la evaluación de los planes establecidos en toda su extensión al interior de la Defensoría del Pueblo para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos, con las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización del Sistema de Control Interno.

FUNDAMENTOS FUNDAMENTOS Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo detectar desviaciones y efectuar correctivos. AUTOCONTROL FUNDAMENTOS Aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno. AUTORREGULACIÓN Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido asignada. AUTOGESTIÓN

LO QUE NO PUEDE HACER LA OFICINA Participar en los procedimientos administrativos de la Defensoría del Pueblo a través de autorizaciones o refrendaciones.

ROLES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Acompañamiento y asesoría Valoración del riesgo Relación con entes externos Evaluación y Seguimiento Promoción del autocontrol

1. ROL DE ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORIA “Asesorar es más que aconsejar”  Suministrar la información solicitada (Dependencias).  Ofrecer la solución a un problema dado.  Dirigir el diagnóstico que puede redefinir el problema.  Suministrar recomendaciones.

 Ayudar a la aplicación práctica de las medidas.  Obtener el consenso y el compromiso.  Facilitar el aprendizaje en la organización.  Mejorar la efectividad de la Defensoría del Pueblo

2. ROL DE VALORACION DEL RIESGO “más vale prevenir que lamentar” Riesgo: “todo evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos” Si la vulnerabilidad o la amenaza se juntan, se convierten en un riesgo.

ROL DE LA OCI El artículo 4º Decreto 1537/01 “Política de Administración del Riesgo” La Alta Dirección designó a través de la Resolución 605 el representante de la Alta Dirección y al equipo MECI. La responsabilidad en la evaluación de la administración del riesgo recae en todos y el fortalecimiento de la política sobre la Alta Dirección. La OCI debe recomendar y motivar las decisiones gerenciales sobre riesgo.

Si somos cuidadosos con nuestro trabajo y si estamos conscientes de nuestras debilidades y vulnerabilidades frente a las amenazas existentes, podemos tomar medidas para asegurarnos de que no se materialicen, es decir los riesgos pueden reducirse o manejarse.

QUE ES LA PREVENCIÓN: Es la aplicación de medidas para evitar que un evento no deseado se convierta en un desastre. Ejemplo: Realizar seguimiento a los Derechos de Petición que ingresen a la Entidad, haciendo un seguimiento del vencimiento de sus términos.

QUE ES LA MITIGACION: Es el resultado de la implementación de medidas que permitan reducir la probabilidad de ocurrencia o materialización de las amenazas. Ejemplos:  Entrega de Información exógena a la DIAN de manera confiable y oportuna. Estableciendo procedimientos adecuados Estableciendo Roles y Responsabilidades Capacitación y fortalecimiento de competencias Verificación de puntos de control sobre procedimientos.

QUE ES UN MAPA DE RIESGOS? Es una herramienta que permite la identificación detallada de todos los riesgos que afectan a cada uno de los procesos. QUIEN LO ELABORA? Se construye con el aporte de la información de los funcionarios en cada uno de sus puestos de trabajo, pues son los más conocedores de sus actividades

PARA QUE NOS SIRVE? Implementar planes y programas de prevención Permitir una identificación, análisis y seguimiento periódico de los riesgos mediante la implementación de sistemas de control de gestión de prevención participativos.

Velar porque al interior de la Defensoría del Pueblo se implementen las políticas de administración del riesgo.

3. ROL DE RELACIONES CON ENTES EXTERNOS Como la oficina de Control Interno es un ente dinamizador del sistema del Control Interno, debe ser quién facilite los requerimientos de los organismos de Control Externo.

Velar porque la información suministrada por la Defensoría del Pueblo a los Entes externos se realice en las fechas definidas.

4. EVALUACION Y SEGUIMIENTO El rol evaluador y de seguimiento, Independiente y objetivo, encomendado a las Oficina de Control Interno Es el que define más claramente la naturaleza de su papel dentro de la Defensoria del Pueblo y es el que señala con mayor precisión la diferencia con las demás áreas de la entidad.

La Oficina de Control Interno Es la encargada de la evaluación independiente del Sistema de Control Interno y de proponer las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización

La Evaluación Independiente, se ejecuta a través de dos elementos: • Evaluación del Sistema de Control Interno • Auditoría Interna Producto de estos dos elementos, surge: El seguimiento a la evaluación y auditoría

CLASES DE AUDITORÍA Auditorías de regularidad, que incluyen las financieras o de cuentas y las auditorías de cumplimiento o legalidad. Auditorías operativas, en las que se incluyen auditorías de economía y eficiencia, auditorías de programas (o de eficacia) y auditorías de sistemas y procedimientos.

5. AUTOCONTROL Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función.

“En la lectura de la vida de los grandes hombres, descubrí que la primera victoria que ganaron fue sobre sí mismos... La autodisciplina en todos ellos era lo primero” Harry S. Truman

BENEFICIOS  Ser exitosos en nuestro trabajo y en colocar nuestro sello personal en la labor  En hacer las cosas bien y no tener que repetirlas.  En saber el resultado que se espera obtener de nuestra labor.

 Pensar en el tiempo que se va a destinar a cada actividad.  En plantearnos los objetivos a corto y mediano plazo.  En implementar los correctivos a posibles errores que se lleguen a presentar

EJEMPLO DEL RESULTADO DEL AUTOCONTROL 38

CONTROL INTERNO: Herramienta para construir el camino a la excelencia.

Gracias POR SU atención