GUÍA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Empleados de Carrera Administrativa, Período de Prueba

Marco legal Constitución Política: Art. 125 Ley 734/02: Art. 33 numerales 3,4 y 5 Art. 34 numeral 1 y 20. Ley 909/04: Art. 37 al 40 Dto. Ley 1567/98: Art. 13 ; Art. 26 al 40. Dto. Ley 760/05: Art. 33 al 43 Dto. Reg. 1227/05: Art. 50 al 64

Marco legal “Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Período de Prueba”

Usos del Resultado de la Evaluación Adquirir los derechos de carrera como resultado del período de prueba Otorgar incentivos pecuniarios y no pecuniarios Planificar la capacitación y la formación Determinar la permanencia en el servicio Acceder a encargos Otorgar comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de período.

Componentes de la Evaluación Metas Institucionales, por Áreas o Dependencias. Compromisos Laborales, con sus condiciones de Resultado. Evidencias o Soportes. Compromisos Comportamentales.

Niveles de Cumplimiento El cumplimiento en la evaluación del desempeño laboral se enmarcará dentro de los siguientes niveles: 1. Sobresaliente 2. Destacado 3. Satisfactorio 4. No Satisfactorio

Escala de cumplimiento de los compromisos laborales Ésta se encuentra definida en relación con los compromisos laborales fijados y con los siguientes intervalos a los cuales se les asigna un valor porcentual: 1. Nivel Destacado de 90% a 100% 2. Nivel Satisfactorio de 66% a 89%. 3. Nivel No Satisfactorio menor o igual al 65%

Escala de cumplimiento de los compromisos laborales El evaluado podrá acceder al nivel sobresaliente siempre y cuando haya alcanzado el 95% o más de la escala de cumplimiento de los compromisos laborales y demuestre que genera un valor agregado a través del logro de algunos factores, los cuales se evaluarán como Cumple o No cumple, de la siguiente forma.

Como acceder al Nivel Sobresaliente Cuando el evaluado alcance entre el 95% y el 99% de cumplimiento de los compromisos laborales fijados, para acceder al nivel sobresaliente deberá cumplir por lo menos dos (2) de los factores definidos por la entidad. Cuando el evaluado alcance el 100% de cumplimiento de los compromisos laborales fijados, para acceder al nivel sobresaliente deberá cumplir por lo menos uno (1) de los factores definidos por la entidad.

¿ Cuáles son los Factores ? Por calidad y oportunidad. Por aportes, propuestas o iniciativas adicionales. Por iniciativas tendientes a acciones proactivas en las actividades que cumpla. Por participación y aprovechamiento de capacitación relacionada con las actividades propias del empleo y que genere un valor agregado para la entidad o la dependencia. Por participación en grupos o en actividades que requieren de disposición voluntaria. Por cumplimiento de competencias comportamentales.

Definición de Factores Por calidad y oportunidad. Entendida como la entrega y cumplimiento anticipados de los compromisos adquiridos, siempre que se cumpla con los estándares establecidos, en los formatos previstos y las formalidades que el Instituto tenga para ello. Por aportes, propuestas o iniciativas adicionales. Que demuestren mayor economía, celeridad y realización con elementos que enriquezcan y mejoren los parámetros establecidos. Sobre estos aportes deberán existir evidencias medibles que demuestren estas mejoras.

Definición de Factores Por iniciativas tendientes a acciones proactivas en las actividades que cumpla. Las cuales deben ser útiles y aplicables en la entidad. Sobre estos aportes deberán existir evidencias medibles que demuestren estas mejoras. Por participación y aprovechamiento de capacitación relacionada con las actividades propias del empleo y que genere un valor agregado para la entidad o la dependencia. La participación en los eventos a los cuales se le convoque no puede ser inferior al 80% y deberá demostrar la aplicación del conocimiento adquirido.

Definición de Factores Por participación en grupos o actividades que requieran disposición voluntaria. La participación en estos grupos o actividades no podrá afectar el debido cumplimiento de los compromisos que su cargo y funciones demanden. Por cumplimiento de competencias comportamentales.

Comisión Evaluadora Se debe conformar Comisión Evaluadora cuando el jefe inmediato del evaluado sea un empleado de carrera administrativa o vinculado a través de nombramiento provisional. Estas Comisiones Evaluadoras estarán conformadas por el jefe inmediato y el superior jerárquico (FLNR), que en las Regionales será el Director Regional Si el jefe inmediato es de un grado inferior al evaluado , éste es evaluado únicamente por el superior jerárquico (FLNR), con el acompañamiento del jefe inmediato

Tipos de Evaluación TRES (3) TIPOS DE EVALUACIÓN Evaluaciones definitivas Evaluaciones parciales semestrales Evaluaciones parciales eventuales.

VENCIMIENTO PERÍODO DE PRUEBA Término de seis (6) meses Evaluaciones Definitivas ANUAL. 1 de Febrero y 31 de Enero del año siguiente (sumatoria de las dos semestrales - 360 días) VENCIMIENTO PERÍODO DE PRUEBA Término de seis (6) meses

Evaluaciones Parciales Semestrales PRIMERA EVALUACIÓN PARCIAL: Período: primero (1) de febrero al treinta y uno (31) de julio de cada año. Término: Quince (15) de agosto del mismo año. B) SEGUNDA EVALUACIÓN PARCIAL: Período: primero (1) de agosto al treinta y uno (31) de enero del año siguiente, Término: Quince (15) de febrero de cada año.

Las Fechas Claves: (1 al 15 de Febrero) A) Calificación definitiva del año anterior “Se debe enviar copia física de la Evaluación a la Dirección de Gestión Humana” B) Fijación de Compromisos (1 Feb. al 31 Jul.) Seguimiento al desempeño laboral y registro de evidencias del primer semestre (1 al 15 Ago.) Evaluación Primer semestre “No se envía a la Dirección de Gestión Humana” Calificación definitiva del periodo evaluado. (1 al 15 Feb. del siguiente año) “Se debe enviar copia física de la Evaluación a la Dirección de Gestión Humana” (1 Feb. al 15 Feb. del siguiente año) Evaluación del Segundo Semestre (1 Ago. al 31 Ene.) Seguimiento al desempeño laboral y registro de evidencias del segundo semestre

Qué debemos hacer del 1 al 15 de febrero de 2013 Calificar el segundo semestre 2012 Consolidar la evaluación definitiva Enviar copia física a DGH 2 Concertar los compromisos laborales y comportamentales para el siguiente periodo 2013 – 2014 No enviar copia a DGH

Cuando realizar Evaluaciones Parciales Eventuales Por cambio de evaluador (Jefe inmediato y/o FLNR). Por cambio definitivo de empleo del evaluado, como resultado de un traslado. Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones del empleo por más de treinta (30) días calendario. Por interrupción del período de prueba por un término igual o superior a veinte (20) días calendario. Estas evaluaciones deberán realizarse dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que las origine, con excepción de la ocasionada por cambio de evaluador, que deberá realizarse antes del retiro de éste.

Evaluaciones Parciales Eventuales No se realizan evaluaciones parciales eventuales por un período menor de treinta (30) días calendario. Si se está en período de prueba no se realizan evaluaciones parciales eventuales por períodos menores a veinte (20) días calendario.

Evaluación de Desempeño CALIFICACIÓN OBJETO DE RECURSO. Calificación Definitiva. RECURSOS. REPOSICIÓN: Evaluador. APELACIÓN: Inmediato Superior del Evaluador.

Evaluación de Desempeño EVALUADOR: 15 DÍAS siguientes al vencimiento del período anual (1-15 Febrero) EVALUADO: 5 días siguientes al vencimiento del plazo evaluador EVALUADOR: Efectuar 5 días siguientes a la solicitud. EVALUADOR: Si éste no realiza la evaluación parcial o semestral o la calificación definitiva, el evaluado obtendrá la Calificación Mínima Satisfactoria LA NO CALIFICACIÓN DARÁ LUGAR A INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA – Falta Grave tanto para evaluado como para el evaluador

RECUERDE OPRIMIR LA TECLA F9 PARA ACTUALIZAR EL FORMATO Evaluación de Desempeño RECUERDE OPRIMIR LA TECLA F9 PARA ACTUALIZAR EL FORMATO

Formato 2012-2013 Hoja 1 – Parte 1 Datos Generales Manual de Funciones Información básica para las siguientes hojas

Formato 2012-2013 Hoja 1 – Parte 2 Compromisos laborales Se construyen los compromisos con la siguiente estructura: VERBO + OBJETO + CONDICIONES DEL RESULTADO Indicar el porcentaje de cada compromiso, de acuerdo con el impacto respecto de las metas del plan. En esta columna se transcriben las metas del Plan de Acción o el objeto del área que sirva como referente para fijar los compromisos. La sumatoria de los porcentajes debe dar 100%

Formato 2012-2013 CONOCIMIENTO ANÁLISIS COMPRENSIÓN Organizar Analizar Clasificar Definir Valorar Describir Duplicar Calcular Explicar Rotular Categorizar Expresar Enumerar Comparar Identificar Memorizar Contrastar Indicar Ordenar Diferenciar Reconocer Discriminar Reportar Relacionar Examinar Revisar Recordar Inventariar Reproducir Cuestionar Decir

Formato 2012-2013 SÍNTESIS APLICACIÓN EVALUACIÓN Organizar Ensamblar Aplicar Valorar Ensamblar Escoger Argumentar Recopilar Demostrar Evaluar Componer Emplear Seleccionar Construir Ilustrar Elegir Diseñar Operar Comparar Formular Practicar Defender Preparar Programar Estimar Proponer Esbozar Juzgar Redactar Solucionar Calificar Trazar Utilizar Apoyar

Formato 2012-2013 Hoja 2 Compromisos Comportamentales

Formato 2012-2013 Hoja 3 Portafolio de evidencias

Formato 2012-2013 Hoja 4 Consolidación de resultados evaluación período anual u ordinario

Formato 2012-2013 Recordemos colocar las fechas

Formato 2012-2013

Formato 2012-2013

Formato 2012-2013

Evaluación en la Dirección Gestión Humana

Evaluación en la Dirección Gestión Humana 1er semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 26/02/2012 26 NO Director 2 27/02/2012 11/03/2012 15 Director 3 12/03/2012 15/07/2012 124 SI Director 4 16/07/2012 31/07/2012 2do semestre 01/08/2012 12/08/2012 12 Director 5 13/08/2012 31/01/2013 168

Evaluación en la Dirección Gestión Humana Durante el período se realizan 2 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 2 parciales. Si la sumatoria de las dos evaluaciones parciales eventuales realizadas es igual a 81.11% , esto equivale al 100%, debiendo realizar la anotación en la casilla de motivación de la calificación, del consolidado de resultados de la siguiente forma: En caso de que esta sumatoria sea menor, se realiza una regla de 3 para obtener la calificación final: 81.11% equivale al 100%, cuanto es el 75% = 75% / 81.11% = 92.46% Al servidor solo se le calificaron 292 días (292/360=81.11%), por lo que su calificación es del 100%, por múltiples cambios de jefe.

Regional Chocó

Regional Chocó 1er semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 29/02/2012 30 SI Director 2 01/03/2012 31/07/2012 150 2do semestre 01/08/2012 05/12/2012 125 Director 3 06/12/2012 31/01/2013 55 Durante el período se realizan 4 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 4 parciales.

Regional Putumayo

Regional Putumayo 1er Semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 27/03/2012 57 SI Director 2 28/03/2012 31/07/2012 123 2do Semestre 01/08/2012 20/12/2012 140 Director 3 21/12/2012 01/01/2013 11 NO Director 4 02/01/2013 31/01/2013 30 Durante el período se realizan 4 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 4 parciales.

Regional Putumayo Durante el período se realizan 4 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 4 parciales. Si la sumatoria de las dos evaluaciones parciales eventuales realizadas es igual a 97.22%, esto equivale al 100%, debiendo realizar la anotación en la casilla de motivación de la calificación, del consolidado de resultados de la siguiente forma: En caso de que esta sumatoria sea menor, se realiza una regla de 3 para obtener la calificación final: 97.22% equivale al 100%, cuanto es el 75% = 75% / 97.22% = 77.14% Al servidor solo se le calificaron 350 días (350/360=97.22%), por lo que su calificación es del 100%, por la no calificación de 10 días 21 de diciembre al 1 de enero de 2013, por cambio de jefe.

Regional Antioquia

Regional Antioquia 1er semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 08/05/2012 98 SI Director 2 09/05/2012 21/05/2012 13 NO Director 3 22/05/2012 31/07/2012 69 2do semestre 01/08/2012 05/01/2013 155 Director 4 06/01/2012 31/01/2013 25

Regional Antioquia Durante el período se realizan 3 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 3 parciales. Si la sumatoria de las dos evaluaciones parciales eventuales realizadas es igual a 89.44%, esto equivale al 100%, debiendo realizar la anotación en la casilla de motivación de la calificación, del consolidado de resultados de la siguiente forma: Al servidor solo se le calificaron 322 días (322/360=89.44%), por cambio de Director Regional, como la sumatoria de la evaluaciones parciales eventuales es del 89.44 % su calificación definitiva es de 100%

Dir. 4 Evaluación Definitiva Regional Antioquia En caso de que esta sumatoria sea menor, se realiza una regla de 3 para obtener la calificación final: 89.44% equivale al 100%, cuanto es el 75% = 75% / 89.44% = 83.85% Como el período de evaluación es del 1 al 15 de febrero el Director 4, es quien consolida la evaluación definitiva, teniendo como soporte las tres evaluaciones parciales eventuales. Dir. 1 I sem Dir. 3 I sem Dir. 3 II sem Dir. 4 Evaluación Definitiva

Regional Magdalena

Regional Magdalena 1 semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 31/07/2012 180 Semestral 2do Semestre 01/08/2012 07/01/2013 157 SI Director 2 08/01/2013 31/01/2013 23 NO

Regional Magdalena Durante el período se realizan 1 evaluación semestral y 1 evaluación parcial eventual que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 2 evaluaciones. Si la sumatoria de las dos evaluaciones realizadas es igual a 93.61 %, esto equivale al 100%, debiendo realizar la anotación en la casilla de motivación de la calificación, del consolidado de resultados de la siguiente forma: Al servidor solo se le calificaron 337 días (337/360=93.61%), por cambio de Directores Regionales, como la sumatoria de la evaluaciones parciales eventuales es del 93.61 % su calificación definitiva es de 100%

Dir. 1 Evaluación Definitiva Regional Magdalena En caso de que esta sumatoria sea menor, se realiza una regla de 3 para obtener la calificación final: 93.61% equivale al 100%, cuanto es el 75% = 75% / 93.61% = 80.11% Como el período de evaluación es del 1 al 15 de febrero el Director 2, es quien consolida la evaluación definitiva, teniendo como soporte las 2 evaluaciones realizadas. Dir. 1 I sem Dir. 1 II sem Dir. 1 Evaluación Definitiva

Regional Atlántico

Regional Atlántico 1er semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 31/07/2012 180 Semestral 2do Semestre 01/08/2012 07/12/2012 127 SI Director 2 08/12/2012 01/01/2013 24 NO Director 3 02/01/2013 31/01/2013 30

Regional Atlántico Durante el período se realizan 1 evaluación semestral y 2 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 3 evaluaciones. Si la sumatoria de las 3 evaluaciones realizadas es igual a 93.61 %, esto equivale al 100%, debiendo realizar la anotación en la casilla de motivación de la calificación, del consolidado de resultados de la siguiente forma: Al servidor solo se le calificaron 337 días (337/360=93.61%), por cambio de Director Regional, como la sumatoria de la evaluaciones parciales eventuales es del 93.61 % su calificación definitiva es de 100%

Dir. 3 Evaluación Definitiva Regional Atlántico En caso de que esta sumatoria sea menor, se realiza una regla de 3 para obtener la calificación final: 93.61% equivale al 100%, cuanto es el 75% = 75% / 93.61% = 80.11% Como el período de evaluación es del 1 al 15 de febrero el Director 3, es quien consolida la evaluación definitiva, teniendo como soporte las 3 evaluaciones realizadas. Dir. 1 I sem Dir. 1 II sem Dir. 3 III sem Dir. 3 Evaluación Definitiva

Regional Guaviare

Regional Guaviare 1er semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 31/05/2012 120 SI Director 2 01/06/2012 31/07/2012 60 2do Semestre 01/08/2012 31/01/2013 180 Semestral Durante el período se realizan 2 evaluaciones parciales eventuales y una evaluación semestral que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 3 evaluaciones.

Regional Nariño

Regional Nariño 1 semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 31/07/2012 180 Semestral 2do Semestre 01/08/2012 17/12/2012 137 SI Director 2 18/12/2012 31/01/2013 43 Durante el período se realizan una evaluación semestral 2 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 3 evaluaciones.

Regional Boyacá

Regional Boyacá 1er semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 31/07/2012 180 Semestral 2do Semestre 01/08/2012 02/12/2012 122 SI Director 2 03/12/2012 31/01/2013 58 Durante el período se realizan una evaluación semestral 2 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 3 evaluaciones.

Regional Quindío

Regional Quindío 1er semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 31/07/2012 180 Semestral 2do Semestre 01/08/2012 15/11/2012 105 SI Director 2 16/11/2012 31/01/2013 75 Durante el período se realizan una evaluación semestral 2 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 3 evaluaciones.

Regional Cauca

Regional Cauca 1 semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 28/05/2012 118 SI Director 2 29/05/2012 31/07/2012 62 2do Semestre 01/08/2012 31/01/2013 180 Semestral Durante el período se realizan una evaluación semestral 2 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 3 evaluaciones.

Regional Bogotá

Regional Bogotá 1 semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 07/05/2012 97 SI Director 2 08/05/2012 31/07/2012 83 2do Semestre 01/08/2012 31/01/2013 180 Semestral Durante el período se realizan una evaluación semestral 2 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 3 evaluaciones.

Regional Cundinamarca

Regional Cundinamarca 1 semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 25/05/2012 115 SI Director 2 26/05/2012 31/07/2012 65 2do Semestre 01/08/2012 31/01/2013 180 Semestral Durante el período se realizan una evaluación semestral 2 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 3 evaluaciones.

Regional Sucre

Regional Sucre 1er semestre Desde Hasta Días Evaluación parcial Director 1 01/02/2012 08/05/2012 98 SI Director 2 09/05/2012 31/07/2012 82 2do Semestre 01/08/2012 31/01/2013 180 Semestral Durante el período se realizan una evaluación semestral 2 evaluaciones parciales eventuales que una vez sumadas, dan como resultado la evaluación definitiva. Es necesario enviar estas 3 evaluaciones.

Recomendaciones Finales QUÉ DEBEMOS ENVIAR: La evaluación definitiva (1/2/2012 al 31/01/2013) Quien consolida la evaluación es el último jefe o comisión evaluadora La concertación de compromisos laborales con cada jefe o comisión evaluadora Concertación y evaluación de competencias comportamentales Portafolio de evidencias Evaluaciones parciales eventuales, en caso de haberlas. Consolidado de resultados RECORDEMOS QUE TODAS LAS HOJAS DEBEN VENIR CON TODAS LAS FECHAS Y FIRMAS Es muy importante realizar la valoración de los compromisos comportamentales, indicando las Fortalezas y los Aspectos a mejorar, lo que no se mide no es susceptible de mejora.

Recomendaciones Finales La dirección de Gestión Humana le enviará por correo electrónico, un listado con las evaluaciones esperadas, para que se relacione la calificación obtenida por el servidor y en cada envío enviar, únicamente las evaluaciones que se han remitido.