Proceso de inventarios Guía para administradores del sistema Visual Software Revisión 1.2 Febrero de 2010

Proceso de inventarios Kits EnglobeDes englobe Documentos ComprasVentasDevolucionesTraslados Productos Clasificacióngrabación Centros de costo BodegasSucursales Terceros ProveedoresClientes

Terceros Los terceros son todas las personas y entidades con las cuales se realizan transacciones comerciales. Entre ellos están los socios, clientes, proveedores, entidades financieras, del estado y otras. Todas se definen con unos mismos parámetros y se clasifican por clases y grupos.

Creación de terceros Incluya los datos del tercero, recuerde que el nit no lleva puntos ni guiones y que el dígito de verificación va en una casilla independiente

Selección de Depto/Mpio Si desea asignar un departamento y/o municipio de clic en el nombre del departamento y seleccione de la lista. Recuerde que Bogotá pertenece al Distrito capital.

Detalles del tercero A un tercero se le puede asignar un cupo, una cuenta (bancaria, o de afiliación o del seguro), fijar la dependencia de una casa matriz, aplicar una lista de precios determinada, un centro de costo y un vendedor preferido

Detalles del tercero Para cambiar de grupo a un tercero, de clic en el nombre del grupo actual, entonces aparecerá una lista de grupos disponible y de clic al cual desea asignar.

Establecimientos Un establecimiento puede ser un centro de costo, una sucursal, una bodega o un departamento de una misma empresa o un centro externo como bodega de aduana o cliente consignatario, o concesionario. También aquí puede definir el grupo de establecimientos y luego el establecimiento. Se podrá tener un grupo de bodegas y otro grupo de centros de costo. Es indiferente, estos grupos se pueden crear de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Todos los elementos de CV, se podrán asignar a un establecimiento.

Grupos de establecimientos

Establecimientos

Centro de costo principal Al crear una empresa, el programa crea automáticamente el primer centro de costo. El 1 = Principal, el cual contiene los datos de facturación, relaciona con un registro del tercero que contiene la identificación de la empresa. Generalmente la empresa queda identificado como 4 en la lista de terceros.

Grupos de productos

Creación de productos

Tipo de productos Contabilizar Visual, clasifica los productos en tres tipos: Son element os para la venta; como material es, equipos, prendas, objetos, etc. Productos: Son intangibles que la empresa comercializa. Por ejemplo: Mano de obra, servicios de transporte, seguro, etc. Servicios: Son las materias primas que se utilizan en los procesos de producción de la empresa y que generalmente no se comercializan independientemente, si no que se procesan para crear un producto final. Insumos: Máquinas, equipos e inmuebles que forman parte del activo fijo de la empresa. (ver detalle de activos) Activos:

Formas de pago CódigoCuentaConcepto Clientes de contado Credito – clientes nacionales Credito clientes exterior Anticipo de clientes Credito provedores nacionales Credito provedores exterior Anticipo de proveedores Honorarios Servicio mantenimiento

Clases de documentos

Clase DCNombreDescripción AJAjustesAjustes de inflación y otros AMAmortizaciones CBConsignaciónConsignaciones bancarias CEComp. EgresoComprobantes de egreso / recibos caja CIComp. IngresoComprobantes de ingreso CNNóminaComprobante de pago de nómina CPComp. CierreComprobante de cierre de periodo fiscal DPDepreciaciones FCCompraCompras de mercancías y productos FVFactura VentaVenta de productos DVDevol. VentasDevolución de ventas DCDevol. ComprasDevolución en compras NCNota CréditoNota crédito NDNota DébitoNota débito ODCompr. InicialComprobante inicial TRTrasladoRemisión de mercancías entre bodegas propias CTCotizaciónCotización de mercancías ENEntradaEntrada de mercancías sin factura SASalidaSalida de mercancía sin factura PRProvisiones

Contabilización de documentos

Contabilización En la tabla de producto se manejan las que comúnmente nos indica el PUC. En la tabla de consumo se utilizan cuentas del gasto, pero realmente la que se necesita en la parte contable es la cuenta de inventario y devoluciones, las demás no las mueve internamente pero las solicita para la creación de la tabla. En la tabla de servicios, se debe crear una cuenta de inventarios que no tenga relación con las reales, debe ser una provisional y una cuenta de ingresos que relacione los dineros recibidos por servicios. CUENTAPRODUCTOCONSUMOSERVICIO Inventario Costo de inventario Ingresos Devoluciones Ajustes por inflación Contrapartida

Materia prima CódigoCuentaDébitosCréditos Inventario Costo de inventario Ventas Devolución en ventas Ajustes por inflación Cuenta contrapartida

Producto terminado CódigoCuentaDébitosCréditos Inventario Costo de inventario Ventas Devolución en ventas Ajustes por inflación Cuenta contrapartida

Mercancías no fabricadas x la empresa CódigoCuentaDébitosCréditos Inventario Costo de inventario Ventas Devolución en ventas Ajustes por inflación Cuenta contrapartida

Consumo CódigoCuentaDébitosCréditos Inventario Costo de inventario Ventas Devolución en ventas Ajustes por inflación Cuenta contrapartida

Servicio de reparación CódigoCuentaDébitosCréditos Inventario Costo de inventario Ventas Devolución en ventas Ajustes por inflación Cuenta contrapartida

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