Experiencia de Inventario utilizando Aleph 16 en la Universidad de Guadalajara Alejandro Reynoso Alvarez XI Reunión GUAL León, Guanajuato 2 y 3 de mayo 2007

Antecedentes La REBIUdeG esta formada por 15 Bibliotecas de Centros Universitarios, 3 Bibliotecas Públicas, y 110 de bachillerato. Aleph 16 se instala en Agosto de 2004 Se obtiene una certificación ISO 9001:2000 en servicios bibliotecarios en Noviembre del 2006

¿Porqué un inventario con Aleph? Necesidad de realizar inventarios por medios electrónicos Interactuar con la información generada por los bibliotecarios Evitar el uso de medios impresos Aprovechar las características del sistema.

Ejercicios previos Primer Intento: Biblioteca CU Ciénega, julio del 2005 Se desconocían los requisitos previos (p_item_06) Segundo intento: Biblioteca del CU Altos, enero de 2006 Conocidos los procedimientos previos para ejecutarlo, se tuvieron problemas con una parte de los resultados.

Inventario: requisito del SGC Uno de los procedimientos señala que se realizará un inventario anual en el mes de enero Dos opciones: Aleph 16: Temor ante los últimos resultados obtenidos Base de datos en MySQL: No está documentada, necesario pasar información, generar accesos y bases particulares

Inventario: inicio e incidencias 12 bibliotecas realizarán inventario, una de ellas por el sistema en MySQL. Se realiza la instalación del Service Pack 1891. Simple rutina. Se pide analizar “el índice” para revisión de inventarios. Sorpresa no hay tal índice, se confronta la información del campo Z30_CALL_NO_KEY, el cual se actualiza con el proceso p_manage_06

Inventario: inicio e incidencias Datos en la tabla Z30 z30_sub_library .............SHC z30_collection ..............AC z30_call_no_type ............1 z30_call_no .................972.17034 ACU z30_call_no_key .............1 972 17034 acu

Inventario: procedimiento En el directorio alephe_scratch colocar el archivo que contiene los códigos de barras leídos En el módulo de Circulación, menú Servicios > Ítems seleccionar "Reporte de lectura de estantería (Inventario) (item-04) Llenar la información correspondiente

Llenado del procedimiento

Llenado del procedimiento

Datos de inventario El inventario se realizó entre finales de enero y el mes de febrero del 2007. Se lanzaron 173 procesos de inventarios Se obtuvieron el doble de archivos de salida: el de perdidos, fuera de rango, prestados y el de mal intercalados.

Reportes de Inventario EIC-600-619

Reportes de Inventario EIC-600-619

Conclusiones Se cumple el objetivo base: tener en catálogo las existencias reales de cada biblioteca. Sin embargo, rebasamos las expectativas: se encuentran omisiones en la descripción de los ítems, asignados a otras bibliotecas, códigos de barras asignados a otros materiales.

Agradezco la atención Alejandro Reynoso Álvarez areynoso@cencar.udg.mx Universidad de Guadalajara