Proceso de inventario (v. 20 y posteriores) Verónica Silva Lejarazo Grupo Sistemas Lógicos – México XIX Reunión de usuarios de Ex Libris en México.

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1 Proceso de inventario (v. 20 y posteriores) Verónica Silva Lejarazo Grupo Sistemas Lógicos – México XIX Reunión de usuarios de Ex Libris en México

2 2 2 Toda la información y material incluyendo textos, imágenes, logotipos y nombres de productos son propiedad de, o utilizados con permiso de Ex Libris Ltd. La información no puede ser distribuida, modificada, desplegada, reproducida – en su totalidad o en parte – sin el consentimiento por escrito de Ex Libris Ltd. MARCAS REGISTRADAS Ex Libris, los logotipos de Ex Libris, Aleph, SFX, SFXIT, MetaLib, DigiTool, Verde, Primo, Voyager, MetaSearch, MetaIndex y otros productos y servicios de Ex Libris aquí mencionados son marcas registradas por Ex Libris y deben ser registradas en ciertas jurisdicciones. Todos los demás productos, compañías, marcas y logotipos aquí mencionados pueden ser marcas registradas de sus respectivos propietarios. EXCENCIÓN DE RESPONSABILIDAD La información contenida en este documento se ha compilado desde varias fuentes y se proporciona “tal cual" sólo para propósitos de información general, sin representación, condición o garantía alguna ya sea expresa o implícita, incluyendo cualquier garantía implícita de calidad satisfactoria, integridad, precisión o idoneidad para un fin particular. Ex Libris, sus subsidiarios y compañías relacionadas (“Grupo Ex Libris") renuncian a toda responsabilidad por todo el uso de esta información, incluyendo pérdidas, daños y perjuicios, reclamaciones o gastos en que puede incurrir cualquier persona como resultado del uso de esta información, incluso si ha sido advertido de la posibilidad de dicha pérdida o daño. © Ex Libris Ltd., 2015 Declaraci ó n de Derechos de Autor

3 3 INVENTARIO 3

4 4 4 Definición de inventario Inventario. (1) (Del lat. inventarium). 1. m. Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. 2. m. Papel o documento en que están escritas dichas cosas. Inventario (2) 1. Índice de documentos por su orden topográfico. 2. Asiento cronológico, en un registro especial, de todas las piezas bibliográficas que ingresan a una biblioteca. 1.Real Academia Española. Diccionario de la lengua española, vol. 2. 22a ed. Madrid : Espasa Calpe, 2001. p. 1298 2.Diccionario de bibliología y ciencias afines, 2ª ed. aumen. y act. Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993. p. 973

5 5 5 Finalidad Principalmente se busca controlar los documentos que se tienen en el acervo de la colección contrastándolos con los registros bibliográficos. Detección de faltantes, errores de colocación, material para encuadernar. Útil para tareas de descarte y Tareas de conservación, entre otras

6 6 ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO DESDE ALEPH 6

7 7 7 Pre-requisitos 1.Definición de la secuencia "last-shelf-rpt-num" en la base XXX50. Este paso sólo debe realizarse antes de iniciar el proceso de inventario y posteriormente NO debe ser realizado. Puede comprobar la existencia de ésta seleccionando el entorno XXX50 y luego con la útil g / 2 Si no existe es necesario crearla con la útil g / 2

8 8 8

9 9 9 Pre-requisitos 2. Contar con la información correcta en todos los ítems registrados en el sistema: -Tipo de clasificación (z30_call_no_type) -Clasificación (z30_call_no_key) -Colección (z30_collection)

10 10 ¿Qué es administración de inventarios? La administración de inventario permite analizar el estado del inventario respecto a ejemplares perdidos o mal ubicados. El análisis puede hacerse de dos formas: 1.Como un proceso en línea 2.En lote.

11 11 Administración del inventario Definición del inventario (ítem-01) Proceso de marca en línea Resumen de inventario (ítem-09) Reporte de inventario (ítem-10)

12 12 Administración del inventario Definición del inventario (ítem-01) Proceso de marca (ítem-08) Resumen de inventario (ítem-09) Reporte de inventario (ítem-10)

13 13 ¿Cómo lo hacemos? 1.Defina un rango de ejemplares en la estantería para los cuales desea ejecutar la administración de inventarios 2.Ejecute el servicio “Definición de inventario (item-01” para el rango de ejemplares 3.Tome nota del “Número de reporte” dado a cada ejemplar para el rango de ejemplares asignado por el servicio “item-01” 4.Use el “Número de reporte de estantería” para: A.Utilice administración de inventario “en línea” B.Utilice administración de inventario en lote

14 14 ¿Cómo lo hacemos? En esta presentación vamos a ver la información a través de: 1.Oracle 2.UTIL F 4 Solamente es informativo, no es un requerimiento para la administración de inventario.

15 15 ¿Qué vamos a hacer aquí? 1.Usaremos en el ejemplo un rango de 4 números de clasificación LC que incluye cinco ejemplares 2.Es con el fin de mostrar como los diferentes tipos de ejemplares se comportan en la administración de inventarios 3.En un caso real, es probable que muchos ejemplares sean incluidos en cada paso de la administración del inventario. 4.En la mayoría de los casos se incluiría la estantería completa

16 16 ¿Qué vamos a hacer aquí? 50730-10 = En la estantería50731-10 = En la estantería 50732-10 = Ubicación en estantería pero registrado en préstamo 50733-10 = mal ubicado en estantería, tiene un número de clasificación fuera de rango 50734-10 = No pertenece a nuestra biblioteca. Tal vez fue devuelto vía PIB y por descuido se coloco en la estantería, en lugar de regresarlo a la biblioteca Usaremos el rango de clasificaciones desde DA151 hasta DA155. Los códigos de barras de los ejemplares tomados para el inventario son:

17 17 Comenzando la gestión de inventarios La primera etapa en el análisis de un inventario es definir el rango físico de ejemplares como un inventario En esta etapa, los límites del inventario son definidos en parámetros como:  Número de clasificación  Sub-biblioteca  Colección  Estatus de ejemplar  Estado de proceso  Tipo de material.

18 18 Comenzando la gestión de inventarios La verificación del inventario comienza con un identificador El identificador se conoce como “Número de reporte en estantería” El “Número de reporte” es usado más adelante para la ejecución del periodo de inventario Cada ejemplar en el rango predefinido recibe un “Número de reporte” ejecutando el servicio “Definición de inventario (item-01). Servicio en lote para la Definición (item-01).

19 19 Servicio: Definición del inventario (item-01)

20 20 Servicio: Definición del inventario (item-01) Aquí estamos recuperando todos los ejemplares con número de clasificación LC entre DA151 y DA155 en la sub-biblioteca de poblado. El archivo de salida es llamado “da_items”. El servicio incluye parámetros de recuperación adicionales que no se incluyeron en esta ventana.

21 21 Servicio: Definición del inventario (item-01) El archivo de salida aparece en el administrador de tareas

22 22 Servicio: Definición del inventario (item-01) El archivo de salida incluye el “Número de estantería”, el cual es asignado por este servicio a cada ejemplar. En este caso es el “26”. Este número es asignado al campo Z30-SHELF-REPORT-NUMBER. La salida incluye también los parámetros usados para recuperar los ejemplares.

23 23 Servicio: Definición del inventario (item-01) usm50@ALEPH3> select count(*) from Z30 where Z30_SHELF_REPORT_NUMBER = '26'; **** Hit return to continue **** COUNT(*) ---------- 3 1 row selected. 3 ejemplares fueron recuperados a través del servicio “Definición de inventario (item-01)” identificados con el número de reporte 26

24 24 Servicio: Definición del inventario (item-01) usm50@ALEPH3> select Z30_SUB_LIBRARY,Z30_CALL_NO_TYPE,Z30_CALL_NO from Z30 where Z30_SHELF_REPORT_NUMBER = '26'; **** Hit return to continue **** -------------------------------------------------------------------------------- HYL 0 $$hDA151.D44$$iT8265 1997 HYL 0 $$hDA152.L9$$iC37 1994 HYL 0 $$hDA153$$i.B313 1969b 3 rows selected. Los 3 ejemplares se ajustan a los criterios especificados en el servicio (sub-biblioteca, tipo de clasificación y rango de clasificación)

25 25 Servicio: Definición del inventario (item-01) usm50@ALEPH3> select Z30_BARCODE from Z30 where Z30_SHELF_REPORT_NUMBER = '26'; **** Hit return to continue **** Z30_BARCODE ------------------------------ 50730-10 50731-10 50732-10 3 rows selected. Estos son los códigos de barras de los ejemplares recuperados con el “número de reporte” 26:

26 26 Servicio: Definición del inventario (item-01) 02 z30_shelf_report_number.....26 02 z30_on_shelf \ 03 on_shelf_date.............00000000 03 on_shelf_seq..............000000 Cuando se ven los ejemplares (Z30) a través de la UTIL F 4 aparece lo siguiente para cada ejemplar

27 27 Realizando la administración de inventarios Después de iniciar la administración del inventario a través de la “Definición del inventario (item-01)”, como se indico en las diapositivas anteriores, el inventario puede ser verificado. Al hacerlo, el estado actual es comparado con el estado de la base de datos. Esto se puede hacer de dos formas 1.Manual 2.Lote

28 28 Los ejemplares que están físicamente en la estantería, en el rango usado en item-01 son verificados contra la base de datos En nuestro caso vamos a la estantería de DA151 a DA155 y se toma los siguientes códigos de barras: En ambos casos ocurre lo siguiente: 50730-10 50731-10 50732-10 50733-10 50734-10 Realizando la administración de inventarios

29 29 1.Inventario Manual en línea – La estantería física es verificada y el cliente Aleph es actualizado en línea con cada ejemplar que es escaneado. Este paso es llamado Marca. 2.Inventario en lote – La estantería física ha sido previamente verificada, y el cliente Aleph es actualizado usando un archivo de entrada con los códigos de barra de los ejemplares Cada opción se explicara ahora Dos maneras de verificar el inventario Realizando la administración de inventarios

30 30 Inventario Manual en Línea Para llevar a cabo un inventario manual en línea (Marca): Desde el modulo de catalogación, haga clic en ejemplares, luego “Marcando el inventario”:

31 31 Inventario Manual en Línea El comando Marcando inventario abre la forma que define parámetros usados para marcar: Este es el número de reporte de estantería item-01 El reporte final incluirá estos mensajes para los ejemplares

32 32 Inventario Manual en Línea Al terminar de registrar los parámetros, pulse el botón Aceptar. Este paso abre una ventana, en donde la marca del ejemplar se hace ingresando el código de barras Ingrese cada código de barras aquí y haga clic en “Enviar” Sabemos que debe haber un máximo de 3 ejemplares en estantería

33 33 Inventario Manual en Línea Haciendo clic en “Enviar” marca el ejemplar como encontrado, y muestra el reporte de errores configurados al inicio de la sesión para el reporte. Los errores son reportados por un mensaje o en un reporte impreso, también depende de cuáles opciones han sido configuradas al inicio de la sesión. Ahora ingresaremos los ejemplares 50730 y 50731- 10, los cuales están en la estantería y en el lugar apropiado.

34 34 Inventario Manual en Línea Después de ingresar el código de barras 50730-10 no aparece mensaje de error “ejemplares a ser procesados” se reduce a “2” Los ejemplares encontrados pasaron de “0” a “1” Del mismo modo, después de ingresar el código de barras 50731-10 los “ejemplares encontrados” sube a 1 y los ejemplares a ser procesados se reduce a 1.

35 35 Inventario Manual en Línea Después de ingresar el código de barras 50732-10 recibimos el mensaje de que el ejemplar esta en préstamo El ejemplar no debería estar en la estantería si esta prestado, por lo que el bibliotecario puede verificar que es el estado adecuado. Tal vez fue devuelto por el usuario pero no se registro la devolución en el sistema.

36 36 Inventario Manual en Línea Después de ingresar el código de barras 50733-10 recibimos un mensaje de que el ejemplar tiene un número de clasificación que no corresponde con el rango. Así el bibliotecario es alertado de que esta en un lugar equivocado.

37 37 Tal vez el usuario tomo el ejemplar a través de PIB y fue devuelto por error a la biblioteca local en lugar de enviarlo a la biblioteca prestamista Inventario Manual en Línea Después de ingresar el código 50734-10, recibimos el mensaje “el ejemplar no esta en la base de datos”

38 38 Inventario Manual en Línea En esta etapa los ejemplares 50730-10, 50731-10, 50732-10 y 50733-10 son considerados como “marcados” Cuando la vemos de nuevo a través de la util f/4: 02 z30_shelf_report_number.....26 02 z30_on_shelf \ 03 on_shelf_date.............20070202 03 on_shelf_seq..............000001 02 z30_shelf_report_number.....26 02 z30_on_shelf \ 03 on_shelf_date.............20070202 03 on_shelf_seq..............000002 02 z30_shelf_report_number.....26 02 z30_on_shelf \ 03 on_shelf_date.............20070202 03 on_shelf_seq..............000003 02 z30_shelf_report_number.....26 02 z30_on_shelf \ 03 on_shelf_date.............20070202 03 on_shelf_seq..............000004 Ahora tiene una fecha en “on_shelf_date” y “on shelf seq” 50730-1050730-30 50730-2050730-40

39 39 Inventario Manual en Línea Más tarde retomaremos el significado de “on shelf date” y “on shelf seq”. Ahora veremos el inventario por lotes

40 40 Marcando el inventario (item-08) El inventario en lote es programado para marcar los ejemplares El servicio para marcar inventario (item-08) recibe un archivo de entrada con códigos de barras, ubicado en el directorio data_scratch del escenario ADM, y un número de inventario (número de reporte de estantería) para trabajar con él. Este es similar al trabajo en línea, excepto que este usa un archivo de entrada de código de barras en lugar de ingresar de manera manual cada uno.

41 41 Marcando el inventario (item-08)

42 42 Marcando el inventario (item-08) Este es un ejemplo de un archivo de entrada de ejemples tomado de la estantería con números de clasificación DA151 hasta DA155. Así, estos ejemplares deben coincidir con los recuperados previamente en item-01. Este archivo de entrada puede ser usado por item-08. USM50-YOELK>>cat $data_scratch/input_file 50730-10 50731-10 50732-10 50733-10 50734-10

43 43 Marcando el inventario (item-08) El servicio Marcando inventario (item-08) solicita un número de reporte de estantería. Este es el número de reporte creado cuando se ejecuta item-01 Cuando Ejecutamos item-01, recibimos el número de reporte de estantería 26. Usaremos el número de reporte 26 para continuar con el ejemplo. Estamos haciendo el proceso en “lote” de la versión en línea.

44 44 Marcando el inventario (item-08) Archivo de entrada con códigos de barras $data_scratch Número de reporte creado con item-01 Nombre de nuestro archivo de salida Errores que deseamos recuperar (razones por las cuales un ejemplar no debería estar en estantería)

45 45 Marcando el inventario (item-08) Este es el archivo de salida (reporte) en el administrador de tareas:

46 46 Marcando el inventario (item-08) En el reporte recibimos los mismos mensajes que recibimos cuando trabajamos “en línea”

47 47 Marcando el inventario (item-08) Del mismo modo, al igual que “en línea”, el reporte en lote (item-08) actualiza “on shelf date” y “on shelf seq”. Cuando vimos estos en “en línea”, dijimos que regresaríamos, y ahora volvemos. Estos parámetros son útiles para los siguientes servicios: Resumen del inventario (item-09) Reporte del inventario(item-10) En esta presentación vamos a mostrar primero el servicio Reporte de inventario (item-10), y luego el resumen del inventario (item-09)

48 48 Reporte de inventario (item-10) Reporte de inventario (item-10) crea un reporte de ejemplares. Este servicio deberá ejecutarse después de ejecutar el reporte en línea o en lote.

49 49 Reporte de inventario (item-10) Número de reporte creado desde item-01 Nombre del archivo de salida

50 50 Reporte de inventario (item-10) El archivo de salida aparece en el administrador de tareas

51 51 Reporte de inventario (item-10) Y el usuario recibe un resumen del inventario

52 52 Resumen del inventario (item-09) Ahora haremos un ejemplo del servicio Resumen de inventario (item-09)

53 53 Resumen del inventario (item-09) Servicio Resumen del inventario (item-09)  crea un reporte resumen del estado del inventario  permite actualizar los ejemplares de acuerdo con los resultados de verificación del inventario Vamos a ejecutarlo dos veces, una vez sin actualizar y otra vez con la actualización

54 54 Resumen del inventario (item-09) 50730-10 = Lugar en la estantería 50730-20 = Lugar en la estantería 50731-10 = Lugar en la estantería 50732-10 = Lugar en la estantería Usaremos un rango de números de clasificación desde DA151 a DA155. Los códigos de barra de los ejemplares que serán útiles para el inventario son: Además, este otro ejemplar que debe estar en la estantería y que no esta: 50732-20 = Misteriosamente desaparecido

55 55 Resumen de inventario (item-09) Ejecutaremos “Definición del inventario (item-01)” con el rango de números de clasificación DA151 a DA155.

56 56 Resumen de inventario (item-09) Vemos que en el archivo de salida los ejemplares tienen el número de reporte 27

57 57 Resumen de inventario (item-09) Un total de cinco ejemplares tienen el número de reporte 27: usm50@ALEPH3> select count(*) from Z30 where Z30_SHELF_REPORT_NUMBER = '27'; **** Hit return to continue **** COUNT(*) ---------- 5

58 58 Resumen de inventario (item-09) Vamos a la estantería y tomamos los ejemplares desde el número de clasificación DA151 a DA155 y hacemos un archivo de entrada de códigos de barras: il-aleph05.corp.exlibrisgroup.com-17(3) USM50-YOELK>>cat $data_scratch/input_file 50730-10 50730-20 50731-10 50732-10 Ahora tenemos que marcar los ejemplares “encontrados” al ejecutar marca de inventario en línea o corriendo el servicio “Marcando inventario (item-08). Vamos a ejecutar este último.

59 59 Resumen del inventario (item-09) Aquí ejecutamos item-08 para luego ejecutar item- 09 (los ejemplares deben marcarse en línea o a través de item-08 para usar item-09)

60 60 Resumen de inventario (item-09) Ahora ejecutaremos item- 09 para recibir un resumen del inventario. Esta vez seleccionaremos que no actualice la base de datos

61 61 Resumen de inventario (item-09) El archivo de salida aparece en el Administrador de tareas

62 62 Resumen de inventario (item-09) El archivo de salida muestra un ejemplar faltante Este ejemplar fue recuperado desde item-01 y trae el número de estantería 27. Pero, no fue marcado como encontrado por item-08. Asi item-09 indica que NO fue encontrado

63 63 Reporte de inventario (item-09) Ahora volvemos a ejecutar item-09, esta vez seleccionamos “actualizar base de datos” y automáticamente cambia cualquier ejemplar identificado como “No encontrado” al estado de proceso “Perdido”

64 64 Reporte de inventario (item-09) Antes de ejecutar item-09 Después de ejecutar item-09

65 65 Resumen de inventario (item-09) Resumen de inventario (item-09) identificó que 50732-20 esta perdido. Esto se debe a que obtuvo el número 27 en item-01 pero no fue marcado como encontrado desde item-08 El reporte para item-09 identificó el ejemplar como “no encontrado” (como vimos en el reporte). Ejecutamos item-09 nuevamente con la opción “Actualizar base de datos” y seleccionamos actualizar los ejemplares no encontrados al estado de proceso perdido.

66 66 Reporte de inventario (item-09)

67 ¡Gracias! Verónica Silva Lejarazo Grupo Sistemas Lógicos - México vsilva@gsl.com.mx