LIBROS Y DOCUMENTOS REGLAMENTARIOS Y EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS Supervisión Educativa Localidad Novena Fontibón 3 de Octubre de 2012

FUNCIONES SECRETARIA ACADÉMICA Resolución 13342 de 1982 Son funciones del Secretario Académico: …   Responsabilizarse del diligenciamiento de los libros de matrícula, calificaciones, admisiones, habilitaciones, validaciones, asistencia y actas de reuniones. Colaborar en la organización y ejecución del proceso de matrícula. Elaborar las listas de los alumnos para efectos docentes y administrativos. Mantener ordenada y actualizada la documentación de los alumnos, personal docente y administrativo.

FUNCIONES SECRETARIA ACADÉMICA Son funciones del Secretario Académico:   Llevar los registros del servicio de los funcionarios de la institución. Gestionar ante la Secretaría de Educación el registro de los libros reglamentarios, certificados de estudio y tramitar los diplomas. Organizar funcionalmente el archivo y elaborar las certificaciones que le sean solicitadas. Refrendar con su firma las certificaciones expedidas por el Rector del plantel. Atender al público en el horario establecido.

FUNCIONES SECRETARIA ACADÉMICA Nº DOCUMENTOS: 1 Proyecto Educativo Institucional. 2 Avance PEI. 3 Registro de PEI. 4 Manual de Convivencia 5 Protocolización de Docentes. 6 Contrato de matrícula. 7 Registro Escolar de valoración. 8 Actas de posesión de docentes. 9 Plan de trabajo docente. 10 Observador del estudiante. 11 Control de asistencia de estudiantes. 12 Control de asistencia de profesores. 13 Controles de pago (libros y recibos). 14 Carpetas de documentación estudiantes. 15 Carpetas o documentación de profesores. 16 Actas de reunión de Consejo Directivo. 17 Actas de reunión de Consejo Académico. 18 Actas de reunión de Comité de evaluación y promoción. 19 Actas de reunión de profesores. 20 Estadísticas DANE. 21 Carpeta de actas de visita. 22 Nómina de pago. 23 Control de correspondencia. 24 Archivo general. 25 Libro de estados financieros. (Balance y asuntos contables). 26 Ev. de la gestión:(Auto ev-institucional y plan de mejoramiento) 27 Listados grado 11º  

RESOLUCIÓN 2624 de 15 Noviembre 1951   LIBROS REGLAMETARIOS 1. LIBRO DE MATRÍCULA Libro legajado y foliado Con Actas de Apertura y Cierre Número y fecha de la matricula; Nombres completos del estudiante; Nombres de los padres, del acudiente y residencia de estos; Edad del estudiante comprobada conforme a la Ley; Lugar de nacimiento; Residencia actual;

RESOLUCIÓN 2624 de 15 Noviembre 1951 LIBROS REGLAMETARIOS 1. LIBRO DE MATRÍCULA Referencias de los colegios en que haya cursado anteriormente, con indicación de los cursos y años; Constancia de haber presentado los certificados de estudio según el curso en que se matricula; Exámenes presentados para el ingreso (admisión, habilitación, etc.); Fecha y motivo del retiro del alumno, si este se produce en el curso del año escolar; Firmas de los padres o acudientes, y Nombre, Firma, Cargo y documento de identidad del Rector y Secretario del Colegio.

RESOLUCIÓN 2624 de 15 Noviembre 1951 LIBROS REGLAMETARIOS 1. LIBRO DE MATRÍCULA Artículo 6. Las matrículas tendrán carácter definitivo, quedando prohibido las llamadas matrículas provisionales; pero cuando se presentaren casos especiales como los de los alumnos provenientes del exterior u otros similares, el Departamento Nacional de Educación Secundaria (la Secretaría de Educación respectiva) podrá autorizar matrículas provisionales, mientras se llenan los requisitos reglamentarios, previa solicitud del interesado o del colegio en que aspira a matricularse el alumno.

RESOLUCIÓN 2624 de 15 Noviembre 1951 LIBROS REGLAMETARIOS 1. LIBRO DE MATRÍCULA Artículo 7. Una vez cerradas las matrículas en fecha y en la forma legalmente establecidas, sólo podrán concederse matrículas extraordinarias dentro de un mismo sector escolar, con autorización expresa del departamento de Educación Secundaria (Secretaría de Educación), cuando se trate de cambio de domicilio de la familia de un municipio a otro, de enfermedad comprobada, de retiro de la aprobación oficial del plantel en que cursaba el alumno o de otra circunstancia de fuerza mayor a juicio del Ministerio de Educación Nacional (Secretaría de Educación). NOTA: Resolución No. 2624 de 1951, se ha hecho una adaptación teniendo en cuenta la interpretación histórica, acudiendo a la hermenéutica jurídica con el fin de dotar al intérprete de las herramientas jurídicas para su aplicación

LIBRO DE REGISTRO ESCOLAR DE VALORACIÓN DEBE CONTENER: Datos de identificación personal Informe de valoración, por grados: Escala institucional- Escala Nacional. El estado de la Evaluación: promovido/reprobado/pendiente. Novedades académicas: de evaluación; por sentencia judicial( cambio de apellido por reconocimiento paterno / Registro Civil); por cambio de nombre (Registro civil)

LIBRO DE REGISTRO ESCOLAR DE VALORACIÓN DEBE CONTENER: Datos de identificación personal Informe de valoración, por grados: Escala institucional- Escala Nacional. El estado de la Evaluación: promovido/reprobado/pendiente. Novedades académicas: de evaluación; por sentencia judicial( cambio de apellido por reconocimiento paterno / Registro Civil); por cambio de nombre (Registro civil)

CERTIFICADOS Decreto 1860 de 1994 Art 11 El título y el certificado “son el reconocimiento expreso de carácter académico otorgado a una persona natural al concluir un plan de estudios, haber alcanzado los objetivos de formación y adquirido los reconocimientos legal o reglamentariamente definidos”

Certificado de estudio de bachillerato básico Título de bachiller CERTIFICADOS Decreto 1860 de 1994 Art 11 Certificado de estudio de bachillerato básico Título de bachiller Certificado de aptitud ocupacional

CERTIFICADOS Certificados para el nivel de preescolar: Encabezado con la denominación del establecimiento, la ubicación y actos administrativos que le autorizan ofrecer este nivel Nombres y apellidos identificación del estudiante Grado y año en que se cursó y grado al que se promueve Los resultados que se expresarán en informes descriptivos de cada una de las dimensiones: Corporal, Cognitiva, Afectiva, Comunicativa, Estética, Actitudinal y Valorativa, Ética. Fecha de expedición del certificado Firmas del Rector y Secretario Académico

CERTIFICADOS Certificados para el nivel de básica: Encabezado con la denominación del establecimiento, la ubicación y actos administrativos que le autorizan ofrecer este nivel Nombres y apellidos identificación del estudiante Grado y año en que se cursó y grado al que se promueve Los resultados que se expresarán en informes valoración de cada una de las áreas fundamentales u obligatorias. Artículo 23 de la Ley 115 de 1994 (áreas optativas). Fecha de expedición del certificado Firmas del Rector y Secretario Académico

CERTIFICADOS Certificados para el nivel de la Media: Encabezado con la denominación del establecimiento, la ubicación y actos administrativos que le autorizan ofrecer este nivel Nombres y apellidos identificación del estudiante Grado y año en que se cursó y grado al que se promueve Los resultados que se expresarán en informes valoración de cada una de las áreas fundamentales u obligatorias. Artículo 23 y 31 de la Ley 115 de 1994 (áreas optativas). Fecha de expedición del certificado Firmas del Rector y Secretario Académico

DIPLOMAS Para optar el título de Bachiller el estudiante debe: Haber sido promovido en la Educación Básica Haber sido promovido en los dos grados de la Media Haber desarrollado a satisfacción el proyecto de servicio social obligatorio. Resolución 4210 del 12-09-1996 Servicio Social Haber aportado los documentos reglamentariamente definidos. (Certificados de los grados cursados y documento de identidad) Decreto 180 de 1981

DIPLOMAS Llevarán la expresión en nombre de la República de Colombia y por autorización de la Secretaría de Educación (Acto Administrativo) se otorga el correspondiente título de Bachiller Académico o Técnico Elaborarse en papel de seguridad Nombres y apellidos e identificación del estudiante Fecha de expedición del diploma Firmas del Rector y Secretario Académico

ACTAS DE GRADO: el Decreto 180 de 1981 contempla que el otorgamiento de un título se hará constar en el Acta da Graduación y en el correspondiente diploma Diploma. Que posee para expedirlo, nombres 3: apellidos de las personas que terminaron satisfactoriamente sus estudios reciben el titulo. número del documento de identidad de cada uno de los graduandos y titulo otorgado de acuerdo con lo dispuesto en el acto administrativo que le autoriza su expedición.

Referencias de los colegios en que haya cursado anteriormente, con indicación de los cursos y GRACIAS