Capacitación Avanzada en Repositorios Digitales Tutorial Open Journal Systems PKP-OJS. Público Dirigido: Bibliotecarios e Informáticos. Quito. Ecuador. 13 al 17 de Octubre de 2013.

Open Journal System (OJS) Herramienta desarrollada por el Public Knowledge Project (PKP) Es software libre bajo licencia GNU Versión 2 Es un sistema para la gestión, edición y publicación de revistas electrónicas. Permite gestionar en línea todo el proceso AutoríasEdiciónPublicación

Requerimientos técnicos PHP 4.2.x o superior (incluyendo PHP 5.x) con soporte MySQL o PostgreSQL Servidor de bases de datos: MySQL 3.23 o superior o PostgreSQL 7.1 o superior Se recomienda sistema operativo UNIX (por ejemplo Linux, Solaris, Mac OS X, etc.) A partir de la versión OJS y superiores se soportan servidores Windows Se descarga desde el sitio Web de PKP, cuya última versión disponible es OJS

Características Permite la gestión y publicación de más de una revista en un mismo sistema. Permite una configuración personalizada de cada publicación. Admite la ampliación de funcionalidades a través de plugins. El sistema, permite la indexación de todo el contenido.

● Cuenta con un módulo de suscripción con la opción de pasar los artículos a libre acceso pasado un tiempo ● Cuenta con herramientas de lectura, basadas en la configuración proporcionada por el editor ● Como parte del sistema cuenta con la indexación de todo el contenido ● Interfaz multilingüe (11 idiomas completos y otros 9 en progreso) Características

● Cuenta con un módulo de suscripción con la opción de pasar los artículos a libre acceso pasado un tiempo ● Cuenta con herramientas de lectura, basadas en la configuración proporcionada por el editor ● Como parte del sistema cuenta con la indexación de todo el contenido ● Interfaz multilingüe (11 idiomas completos y otros 9 en progreso) Características

● Cuenta con documentación online ( y un foro de soporte muy activo ( en inglés). ● Permite la extensión de su funcionamiento a través de una arquitectura de plugins Características

Indexación Hace uso del estándar Dublin Core. Hace uso del protocolo OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting). Ofrece herramientas para la exportación y cosecha de metadatos en formatos requeridos por distintos motores de búsqueda e indexación como PubMed o CrossRef. Los contenidos pueden ser indexados automáticamente en Google Scholar. Permite el uso de LOCKSS (Lots of Copies Keep Stuff Safe)

Acceso Abierto Abierto diferido (embargo) Acceso cerrado (sólo mediante registro previo del usuario) Flexibilidad en el uso de derechos de autor

Gestión editorial Envío de manuscritos por parte de los autores Selección de revisores por parte de los editores Revisión conjunta entre revisores y autores Corrección de estilo y sintaxis Diagramación y maquetación Publicación del artículo Indexación en base de datos y buscadores

Envió Artículo El autor envía un archivo, a la revista, acepta las condiciones estipuladas e ingresa los metadatos asociados al artículo. Revisión del Envió El autor revisa el estado de su envío, lo corrige según indicaciones, cambia los archivos enviados y envía nuevamente al proceso Edición del Envió El autor revisa el trabajo desarrollado por el corrector de estilo, de sintaxis y el diagramador. 1. Cola de Envíos El editor asigna el artículo a un editor de Sección. Para que comience el proceso editorial. 2. Revisión del Envío Revisa Contenido artículo Asigna Par Evaluador Toma decisión editorial 3. Revisión de Envío Envió Corrector de estilo Envío al Diagramador Recibe Artículo Final 4. Administración de Ejemplares Crea Ejemplar Programa Ejemplares Organiza tabla de contenidos Ejemplar Actual Aparece para lectura en texto completo, con la barra de ayuda, los metadatos y los enlaces a recursos mencionados Gestor Configura la revista según políticas definidas, Crea y administra Usuarios y Roles del sistema, controla políticas de suscripción. 5. Publicación De acuerdo a las políticas de suscripción, ofrece el contenido inmediatamente o con restricción. Selección Par Evaluador a) Editor selecciona pares ofrecidos por el sistema. b) Invita a los pares a revisar el artículo. Par Evaluador Envía al editor de sección un a evaluación del artículo, unas recomendaciones y una calificación. Corrector de Estilo Diagramador Prepara archivos en HTML, DOC, PDF, etc. Corrector de Sintaxis Archivo de Envíos Una vez terminado el proceso editorial, el artículo es almacenado en el sistema como publicado o rechazado. Archivo de la Revista El usuario puede visualizar ejemplares antiguos, así mismo puede buscar un texto en el sistema, desde Google y en otros motores de búsqueda AUTOR EDITOR Y EDITOR DE SECCIÓN ADMINISTRADOR, PAR EVALUADOR, CORRECTOR DE ESTILO, DIAGRAMADOR, CORRECTOR DE SINTAXIS Proceso editorial

Proceso rápido Definir y configurar una revista Procesar artículos recibidos Publicación del número de la revista

RECOMENDACIONES Las entidades editoras Designación por parte de la entidad editora de un responsable para la colaboración en la iniciativa – Preferentemente el editor Contar con una persona que asuma el rol de Gestor. – El editor puede ser un buen candidato Actualización constante de la información de cada revista en el sistema OJS Configuración del sistema de acuerdo a las políticas editoriales de su publicación.

Roles - Administrador: Encargado de configurar el sistema, crear revistas y darle el estilo al portal para los usuarios.

Roles: Gestor Encargado de iniciar la publicación con los parámetros preestablecidos, maneja los usuarios y los roles en el proceso editorial (inclusive el control de los usuarios que se inscriben y leen la publicación).

Roles – Editor Supervisa el proceso editorial, Asigna los artículos enviados por los autores a los editores de sección para continuar su revisión. Coeditor o Editor de sección supervisa el envío, mediante su revisión y reenvió a pares académicos y correctores de estilo, diagramación y normalización. Así mismo envía las novedades al autor para que esté enterado en todo momento del estado de su artículo.

Roles- Autor Quien crea los artículos y los envia a los editores para revisión

Roles - Par evaluador: se encarga de la revisión analítica del artículo, su pertinencia y alcance investigativo, es la persona encargada de dar la aprobación acerca del contenido y su calidad para ser publicado.

Roles - Corrector de estilo Trabaja en la gramática y claridad para expresar las ideas el autor, Realiza preguntas al autor para encontrar posibles errores e inconsistencias gramaticales, Se asegura que el artículo cumpla con los lineamientos bibliográficos y de estilo requeridos por la publicación.

Roles – Diagramador- Maquetador Transforma el documento final ya corregido en un artículo gráfico que cumple los lineamientos de imagen institucional predefinidos, en forma, fuentes, tamaños y colores. Crea los archivos de documentos finales (HTML, PDF, Multimedia) para su publicación electrónica. Roles - Maquetador lee los documentos finales (pruebas de galeras) para encontrar errores tipográficos y de formato previos a la publicación.

“Deje de interrumpirnos a la gente en lo que nos interesa… Se parte de nuestros intereses” Roles – Los Usuarios Las publicaciones no son para quien las crea, son para el publico los usuarios.. Pensar en el usuario final asegura el éxito de la plataforma…

5 pasos básicos Espera de envíos: flujo de artículos enviados. Comienza por los autores y el editor de la revista. Revisión envío: el autor siempre estará enterado del estado de su artículo, la revisión hecha por los pares y su aceptación ó rechazo. Edición envío: los artículos son enviados a Maquetación, diagramación, revisión de estilo y sintaxis. Programación de ejemplares: los artículos son programados para ediciones presentes o futuras sin límite de tiempo. Tabla de contenidos: los artículos son ordenados por el editor de acuerdo al número y volumen del ejemplar.

Actividades Conformación de al menos 7 equipos entre técnicos informáticos y bibliotecarios. Cada equipo administrará y creará una revista en línea en el OJS de CEDIA, desempeñando diferentes roles cada uno de ellos El técnico de cada equipo ingresará con el rol de administrador a la plataforma y creará una nueva revista.

Actividad

Actividades

Actividad El / los informáticos del equipo crearán los usuarios que participarán en el proceso de edición / carga de las revistas. Solo creará el rol de Gestor de la Revista. El Gestor creará los siguientes roles para la revista recién creada: Editor Autor Revisor de contenido (Peer reviewer)

Actividad Para acelerar los pasos, cada autor del equipo podrá registrarse en forma autónoma desde el mismo título de la publicación creada.

Actividad El rol de editor del equipo, mientras tanto generará un nuevo número para título recién creado.

Actividad El Gestor de la revista asignará el rol de autor al/ los autores que se hayan registrado desde el título de la misma.

Actividad El autor, una vez que el editor ha creado el nuevo número, intentará ingresar en el sistema y realizar un nuevo envío.

Actividad El autor cargará su archivo en uno de los formatos que originalmente se acordaron que era posible realizar upload. Esta será la llamada “versión de autor”

Actividad El autor cargará los metadatos del artículo a resultar enviado. Ninguno de los bibliotecarios tiene nada que observar de este envío?

Desorden generalizado El autor quería cargar palabras clave sobre el artículo, ha llamado telefónicamente y no ha completado el envío. Quien sabe como se incorporan palabras clave a la carga de los Artículos? Por lo pronto que el autor complete el envío, el Editor recurre al Gestor de la Publicación y este a algún informático para que eso se incorpore.

Actividad El Gestor de la Revista, haciendo uso de sus super- poderes agrega las funcionalidades relacionados con la inclusión de la disciplina académica, palabras clave y otros.

Actividad El Editor ingresa al sitio. Que encuentra?

Actividad Por simplicidad hemos elegido que el Editor de sección será el mismo que el editor general de la revista, Hemos hecho click sobre REVISION y hemos asignado un Revisor para este artículo

Actividad Ahora el Revisor del equipo ingresará al Sistema. En primer lugar informará al editor que realizará la revisión (se supone que es un proceso que toma tiempo y el editor debe estar informado). Atención con los íconos para envío de correos tanto en la solicitud de revisión, como en el aviso del Revisor que acepta el pedido de Revisión. Finalmente acepta la publicación del artículo.

Actividad El Editor ya sabe que el Revisor ha aprobado la publicación del artículo. Registra por lo tanto, la decisión editorial y somete el archivo enviado al proceso de maquetación y diseño para que quede acorde a las pautas de publicación de la revista.

Actividad El editor ahora completará las versiones corregidas del documento, agregará los metadatos faltantes en relación a palabras clave, disciplinas y otros.

Actividad El editor definirá en que Volúmen y número es que el artículo resultará publicado y realiza el upload de la versión definitiva la cual será la que finalmente será publicada.

Actividad

Algunas aclaraciones Sobre el flujo probado: Se ha probado un flujo sumamente sencillo en el cual hay un solo revisor, incluso es posible que el mismo editor refleje la decisión del revisor por cuestiones de tiempo dado que este no es un curso específico de OJS. Sobre la inclusión de OJS en los contenidos del curso: Si bien la capacitación versa sobre Repositorios Institucionales, la adopción de OJS en los distintos países de la región es creciente. OJS puede cumplir los servicios de un Repositorio Institucional?: Una de las mejores cosas (que se analizará en una mesa de trabajo independiente con los informáticos) es lo relacionado con los protocolos de interoperabilidad de OJS y su interacción con los Repositorios Institucionales. OJS es DRIVER enabled? Puede ser cosechado en forma directa por un cosechador a nivel nacional? Si!

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Bibliografía consultada La compilación y creación original de contenidos realizada por Los compiladores / autores puede usarse bajo las condiciones especificadas en Sitios de los que se han extraído slides para el presente tutorial Open Journal Systems. Profesora Purísima Centeno Taller básico Open Journal Systems. Prof. Raymond Marquina. Conferencia de OJS y publicación digital en la UNAD. Empresa geosdigital. unad ?from_search=6

Capacitación Avanzada en Repositorios Digitales Patricia Mónica Testa Emiliano Horacio Marmonti GRACIAS!!!! Quito, Ecuador, 13 al 17 de Octubre de 2013.