ing. NESTOR BARON CARRILLO Presentado a: Dr. Reynaldo Carvajal Universidad del Valle Escuela de Salud Pública Maestría en Administración de Salud CARACTERIZACION DEL PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS Elaborado por: ing. NESTOR BARON CARRILLO Presentado a: Dr. Reynaldo Carvajal Santiago de Cali, mayo de 2013

ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS OBJETIVO: Satisfacer las necesidades de la Administración Central y de la comunidad del Municipio de Santiago de Cali, mediante la aplicación de un instrumento de contratación efectivo que garantice el cumplimiento de los principios constitucionales y legales.

USUARIOS Y/Ó GRUPOS DE INTERÉS INSUMO PROVEEDOR   ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE PRODUCTOS USUARIOS Y/Ó GRUPOS DE INTERÉS Plan de Desarrollo Municipal Vigente Macroprcoeso Direccionamiento Estratégico / Proceso Planeación Económica y Social Planear las actividades para el proceso de adquisición de bienes, obras y servicios Ordenador del Gasto Bien, obra o servicio adquirido Comunidad, Todos los Procesos de la Administración Central Municipal Plan de compras Macroproceso Hacienda publica / Proceso Gestión Presupuestal/ Subproceso Formulación Presupuestal Realizar los estudios y documentos previos para llevar a cabo el contrato Resultado de la reevaluación de proveedores y de contratistas Proveedores y contratistas de la Administración Central Municipal/ Macroproceso Direccionamiento Estratégico / Proceso de mejora continua Planes de Acción Seleccionar al proveedor o contratista que tenga la oferta mas favorable Expediente del bien, obra o servicio adquirido Entes de Control, Contratistas, Comunidad en general/ Perfiles de Personal a contratar por Prestación de Servicios o Consultoría de acuerdo al proyecto matriculado Macroproceso Direccionamiento Estratégico / Proceso Planeación Institucional / Subproceso Planeación Estrategica Financiera Formalizar las obligaciones contraídas por las partes Oferta de bienes, obras y servicios Personas naturales o jurídicas del ámbito local, departamental, nacional y/ó internacional. Realizar seguimiento al desarrollo del contrato desde los aspectos técnicos, administrativos y financieros Interventor Políticas Macroproceso Direccionamiento Estratégico / Proceso Planeación Institucional / Subproceso Direccionamiento Jurídico Realizar reevaluación de proveedores y contratistas Directrices Firmar el acta de recibo a satisfacción de la obra o de culminación de actividades operativas y el acta de liquidación Decreto de Liquidación del Presupuesto Gestión de Hacienda Pública / Proceso Gestión Presupuestal / Subproceso Formulación Presupuestal Evaluar la gestión integral del proceso de adquisición de bienes, obras y servicios (Cumplimiento de Indicadores, objetivos y realización de las Actividades planeadas Director Jurídico Realizar plan de mejoramiento del proceso (Ver Proceso Mejora continua Código MEDE01.06)

MECANISMOS DE MEDICION (INDICADORES DE GESTION) 1. Nivel de efectividad de la contratación (NEC). 2. Comportamiento histórico de proveedores y contratistas de la Administración Central Municipal. 3. Nivel de cumplimiento de actividades(NCA). 4.Nivel de ejecución presupuestal(NCP). 5.Nivel de acertividad en la contratación (NAC). 6. Nivel de precisión en la legalidad de la contratación(NPC). 7.Nivel de de satisfacción de los usuarios o beneficiarios (NSU).

DOCUMENTOS Y REGISTROS 1. Manual del Proceso "Adquisición de Bienes, Obras, y Servicios" 2. Manual de Procedimientos "Licitación Pública" 3. "Manual de Procedimientos "Concurso de Meritos" 4.Manual de Procedimientos "Selección Abreviada" 5.Manual de Procedimientos "Contratación Directa" 6.Manual de Procedimientos "Interés Público" 7. Manual de Procedimientos "Interventoria y/o supervisión, control y vigilancia a la ejecución contractual" 8. Manual de Procedimiento "Reevaluación de Proveedores y Contratistas" 9.Manual de Procedimientos "Etapa Contractual" 1. Precio Indicativo SICE 2. Resolución de Adjudicación 3. Minuta Contrato de Consultoría 4. Minuta Contrato de Prestación de Servicios 5. Orden de Compra 6. Minuta Contrato Adicional en valor 7. Minuta contrato adicionar en tiempo y valor 8. Minuta adicionar en tiempo 9. Minuta contrato de Interés Público I 10. Minuta Contrato de Interés Público II 11. Acta de Inicio de Obra 12. Acta de Inicio General 13. Informe de Interventoria 14. Informe final de Interventoria 15.Acta de Recibo Final de Obra. 16. Acta de liquidación Unilateral 17. Acta de liquidación bilateral 18. Solicitud de pedido 19. Circular No 022 de 2008 Tablas de honorarios asignados al personal contratado por las dependencias. 20.Circular No 4121.0.22.2-00012 "Funcionamiento del comité de contratación en la Administración Central Municipal" 21.Circular emitida el 9 de julio de 2007 "Prohibición de Pagos Anticipados y Anticipos“

RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA Ordenador del Gasto, Director de Planeación, Director Juridico, Subdirector de Tesorería de Rentas, Asesor, Profesional Especializado, Profesional Universitario, Técnico, Auxiliar Administrativo, Interventor, Software especializado: SGFT,Aplicativo Cámara de Comercio, Aplicativo SICE, Página WEB del Municipio de Santiago de Cali, SECOP,Útiles y papelería en general, Archivo, Oficinas y útiles de oficina.

PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI MAPA DE MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DESARROLLO SOCIAL COMUNICACIÓN PÚBLICA JURÍDICO – ADMINIS TRATIVO PARTICIPACIÓN SOCIAL U S A R I O - B E N F C INTEGRAL DEL TERRITORIO CONVIVENCIA Y SEGURIDAD GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO HACIENDA TECNOLÓGICA Y DE LA INFORMACIÓN MISIONALES APOYO SEGUIMIENTO Y EVALUACION CONTROL

ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI MAPA DE MACROPROCESOS Macroprocesos Misionales DESARROLLO SOCIAL Servicio Educativo Servicio de Vivienda Social Servicio de Salud Pública Servicio de Deporte y Recreación Servicios Culturales Y Turísticos Servicios Públicos y Domiciliarios DESTINATARIOS USUARIOS BENEFICIARIOS Y PARTES INTERESADAS SATISFACCION DE DESTINATARIOS USUARIOS BENEFICIARIOS Y PARTES INTERESADAS DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO Gestión Catastral Desarrollo Físico Desarrollo Económico y Competitividad Sostenibilidad Ambiental Convivencia y Fortalecimiento Control y Mantenimiento del Orden Publico Gestión del Transito y Transporte Manejo Integral del Riesgo y Atención de Desastres Participación Ciudadana y Gestión Comunitaria Macroprocesos de Apoyo GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO HACIENDA PUBLICA GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE LA INFORMACIÓN Administración De recursos de Tecnologías de Información y de comunicaciones Tecnológicas Soporte Tecnológico Gestión Documental de Bienes Muebles, Inmuebles y automotores Adquisición Bienes, obras y Servicios Planeación Talento Humano Jurídica Selección Vinculación Retiro Capacitación y Estímulos Evaluación Desempeño Laboral Seguridad Integral Liquidación Tributaria Tesorería Contabilidad General y de costos Presupuestal Crédito Público Macroprocesos de Seguimiento y evaluación Control Interno a la Gestión Control Disciplinario Macroprocesos Estratégicos DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO COMUNICACIÓN PÚBLICA Análisis Estratégico de la Información Prospectiva Económica y Social Planeación Física y del Ordenamiento Territorial Mejora Continua Comunicación Informativa Organizacional Institucional Atención a la Comunidad Y Grupos Poblacionales CONTROL CONVIVIENCIA Y SEGURIDAD PARTICIPACIÓN SOCIAL Gestión de Auto Evaluación

ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI MAPA DE MACROPROCESOS DESDE LA SSPM Macroprocesos de Apoyo GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVO HACIENDA PUBLICA GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE LA INFORMACIÓN Soporte Tecnológico Gestión Documental Jurídica Presupuestal Macroprocesos Estratégicos DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Análisis Estratégico de la Información Planeación Económica y Social Comunicación Informativa Organizacional Institucional COMUNICACIÓN PÚBLICA SERVICIO DE SALUD PÚBLICA SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS Participación Ciudadana y Gestión Comunitaria ATENCIÓN AL CIUDADANO DESARROLLO SOCIAL Macroprocesos Misionales de la Secretaria de Salud Pública Municipal Planeación Prospectiva PARTICIPACIÓN SOCIAL CONVIVIENCIA Y SEGURIDAD Manejo Integral del Riesgo y Atención de Desastres Administración de bienes, muebles y automotores Adquisición de bienes, obras y servicios GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Selección, Vinculación y Retiro Evaluación de Desempeño Gestión Ética, Capacitación y Estímulos Gestión de Seguridad Social Integral Liquidaciones Laborales CONTROL Mejora Continua

MACROPROCESO DE GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVO Objetivo: Brindar soporte administrativo y jurídico en todas las actuaciones de la Administración Central del Municipio y mantener el buen funcionamiento de los recursos físicos requeridos, para su buen desempeño y la defensa de sus intereses. MACROPROCESO DE GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVO GESTIÓN JURÍDICA ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y AUTOMOTORES

Aquí se encuentra lo que controla el proceso Clientes internos y externos Listado de proveedores tanto internos como externos Aquí se describen las acciones preventivas, correctivas y de mejora Aquí se describen las actividades del planear del subproceso Listado de productos en concordancia con listado de proveedores Este es nuestro producto como proceso Aquí se encuentra lo que controla el proceso Aquí se encuentran los procedimientos

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVO PROCESO: ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS Adquisición de Bienes, Obras y Servicios Precontractual 1. Licitación Pública 2. Selección Abreviada – Subasta Inversa (Adquisición de bienes, obras y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización) 3. Selección Abreviada (Menor Cuantía) 4. Concurso de Méritos 5. Contratación Directa 6. Mínima cuantía. Contractual 1. Administración contractual 2. Vigilancia y control al cumplimiento de los contratos de obra 3. Vigilancia y control al cumplimiento de los contratos de prestación de servicios 4. Modificación, Adición y prorroga 5. Terminación Anticipada Poscontractual 1. Liquidación del contrato 2. Reevaluación de proveedores y contratistas

COMPOSICION DE LA METODOLOGIA DEL MODELO OPERATIVO POR PROCESOS APLICADO AL PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

COMPOSICION DE LA METODOLOGIA DEL MODELO OPERATIVO POR PROCESOS COMPOSICION DE LA METODOLOGIA DEL MODELO OPERATIVO POR PROCESOS. En la modelación de los procesos mencionados se especifica: los integrantes de los grupos de trabajo encargados de la modelación por procesos, los insumos y proveedores, las actividades y cargos responsables, los productos y usuarios y /o grupos de Interés, los recursos humanos y de infraestructura, los requisitos, los documentos y registros, las características de insumos y productos, los indicadores de gestión, el normograma, el diseño de procedimientos, la descripción de actividades bajo el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), la descripción de tareas y cargos responsables de las mismas, los puntos críticos de control, los planes de control, los flujogramas por cada procedimiento, la relación de los informes a presentar por el proceso, el listado maestro de documentos internos, los manuales de proceso y de procedimiento. A continuación se muestra la codificación de los formatos utilizados en la metodología de modelación del Modelo operativo por procesos:

COMPOSICION DE LA METODOLOGIA DEL MODELO OPERATIVO POR PROCESOS. CÓDIGO DEL DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO MEDE01.05.2.14.12.F09 MODELACIÓN DEL PROCESO MEDE01.05.2.14.12.F10 INTEGRACIÓN GRUPO DE TRABAJO MODELACIÓN PROCESOS – ÁREA ORGANIZACIONAL MEDE01.05.2.14.12.F11 MODELACIÓN SUBPROCESO MEDE01.05.2.14.12.F12 DETERMINACIÓN INSUMOS Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES Y/O GRUPOS DE INTERÉS MEDE01.05.2.14.12.F13 TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN MEDE01.05.2.14.12.F14 NORMOGRAMA MEDE01.05.2.14.12.F15 DISEÑO DE PROCEDIMIENTO MEDE01.05.2.14.12.F16 PLAN DE CONTROL MEDE01.05.2.14.12.F17 INFORME PROCESOS/ SUBPROCESOS GRUPOS DE INTERÉS INTERNOS Y EXTERNOS MEDE01.05.2.14.12.F18 DISEÑO FLUJOGRAMA MEDE01.05.2.14.12.F19 DISEÑO DE PROCEDIMIENTO HASTA EL NIVEL DE PASOS. MEDE01.05.2.14.12.F01 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTROS INTERNOS

MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS El MOP cuenta con la documentación que soporta las operaciones de todos los procesos y subprocesos de la entidad: Manuales de Procesos Manuales de Procedimientos Caracterización (modelación) Instructivos, Guías Formatos de registro

MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS Fase posterior a la adopción del MOP: Socialización de la documentación. Inicio de aplicación. Verificar la aplicación a través de seguimientos periódicos. Planteamiento de acciones de mejora sobre los procesos y su documentación. Revisión por la Dirección a diciembre de 2011.

MANUAL DE CALIDAD El Manual de Calidad describe el Sistema de Gestión de Calidad de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali Un Sistema de Gestión basado en el Modelo de Operación por Procesos, con Política y Objetivos de calidad definidos.   Responde a los requisitos exigidos por: Norma NTCGP1000:2009 (Requisito 4.2.1. b) . Estándar MECI1000:2005 (Elemento 1.2.2. del componente de Direccionamiento Estratégico) Es una guía para conocer cómo se realizan las operaciones de cada uno de los procesos de la entidad. Facilita a los servidores públicos, la consulta y documentación relacionada con las exigencias del Sistema de Gestión de Calidad.

REQUISITOS DE DOCUMENTACION DE LA NTCGP 1000:2008 VS PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

Requisitos exigidos por la NTC GP 1000:2008 al Proceso de Adquisición de Bienes, Obras Y Servicios

Requisitos exigidos por la NTC GP 1000:2008 al Proceso de Adquisición de Bienes, Obras Y Servicios

CARACTERISTICAS DE LOS PRODUCTOS DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS DEL PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

CARACTERISTICAS DEL PRODUCTO LISTADO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DEL PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO PRODUCTO CARACTERISTICAS DEL PRODUCTO USUARIO O GRUPO DE INTERÉS GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVO ADQUISICIÓN DE BIENES OBRAS Y SERVICIOS NA BIEN, OBRA O SERVICIO ADQUIRIDO Deben cumplir con las especificaciones establecidas en el Pliego de Condiciones, la propuesta presentada por el oferente, el contrato y demás documentos que sean parte inherente del mismo. Deben apuntar estrictamente al cumplimiento del Plan de Desarrollo Municipal vigente. Debe estar articulado al Plan de Compras del Municipio de Santiago de Cali y al Plan de Acción de la Dependencia que ejecuto el contrato. Debe ser evaluado un a vez entregado a la Administración Comunidad, Todos los Procesos de la Administración Central Municipal RESULTADO DE LA REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y DE CONTRATISTAS Contiene el compendio de los resultados del seguimiento y evaluación a la gestión llevada a cabo por los proveedores y contratistas de bienes, obras y servicios de la Administración Central Municipal, en un periodo determinado. El resultado debe ser comunicado a los proveedores y contratistas, convirtiéndose en insumo para la formulación de planes de mejoramiento. Debe alimentar la base de datos de reevaluación de proveedores y contratistas. Debe ser un análisis objetivo y suficientemente sustentado, soportado en evidencias y basado exclusivamente en el bien, la obra o el servicio prestado Proveedores y contratistas de la Administración Central Municipal/ Proceso de mejora continua EXPEDIENTE DEL BIEN, OBRA O SERVICIO ADQUIRIDO Debe estar ajustado a la Ley general de archivos (Ley 594 de 2000) y demás normas que la reglamenten, modifiquen o adicionen. Los expedientes deben estar completos, custodiados, debidamente foliados , cronológicamente organizados y archivados. Entes de Control, Contratistas y Proveedores, Comunidad en general

FORMATOS UTILIZADOS EN EL PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

FORMATOS DEL PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

FORMATOS PARA MODELACION DEL PROCESO

MUCHAS GRACIAS