Liquidación de Contratos y Convenios Febrero de 2009

Objetivo Llevar a cabo las actividades administrativas que permitan asegurar la recolección de la información y los productos acordados bajo un Contrato o Convenio de Donación, para determinar que ha sido debidamente completado por el Donatario o Subcontratista y por MIDAS. Dichas actividades se enmarcan dentro de los procedimientos establecidos y aprobados al interior del programa.

Macro proceso Liquidación de Contratos y Convenios El Sistema selecciona la lista de convenios y/o contratos cuya fecha de vencimiento está dentro de los próximos 60 días. El componente y/o C&D considera procedente la liquidación? Conciliar criterios y adelantar tramite de extensión si corresponde Si No Habilitar proceso de liquidación en SIM Diligenciar formulario de liquidación y adjuntar documentos soporte (C&D, Componente, Monitoreo, Ambiental y Contraloría) C&D imprime documentos generados por SIM (Formulario de Liquidación, Acta de Liquidación, …), obtiene firmas y adjunta a SIM C&D y Componente verifican que la información y los documentos estén completos, firmados y cargados y formaliza la liquidación FIN

Actividades de Liquidación Sistema Genera lista de convenios y contratos que vencen dentro de los próximos 60 días Permite la verificación y actualización de información relevante (valor de donación, valor desembolsado, datos del donatario y su representante legal, metas e indicadores alcanzados) Permite el cargue y revisión de documentos del proyecto Generación e impresión automática de formularios y documentos de liquidación

Actividades de Liquidación Componente Verificar pertinencia de iniciar proceso de liquidación Diligenciar formulario de liquidación Gestionar firma y recolección de documentos de soporte Cargar documentos de soporte –Informe final de cumplimiento –Informe final de cumplimiento de contrapartida –Relación final de inventarios –Recomendación final de donación de activos –Informes de seguimiento técnico –Recomendación de donación de activos fijos Dar visto bueno final de liquidación

Actividades de Liquidación Contratos y Donaciones Verificar pertinencia de iniciar proceso de liquidación Diligenciar formulario de liquidación Generar documentos de liquidación –Formulario de liquidación –Acta de liquidación –Certificado de cumplimiento –Formato de solicitud de aprobación de transferencia de bienes –Conciliación presupuestal y contable –Comunicación para donatario Gestionar firma y recolección de documentos de soporte Cargar documentos de soporte –Formulario de liquidación –Acta de liquidación –Certificado de cumplimiento –Formato de solicitud de aprobación de transferencia de bienes –Conciliación presupuestal y contable –Comunicación para donatario Dar visto bueno final de liquidación

Actividades de Liquidación Coordinación Ambiental Diligenciar formulario de liquidación Adjuntar documentos de soporte

Actividades de Liquidación Coordinación de Monitoreo y Evaluación Diligenciar formulario de liquidación Adjuntar documentos de soporte

Actividades de Liquidación Contraloría Diligenciar formulario de liquidación Adjuntar documentos de soporte –Relación de gastos cuestionados –Informe de activos fijos –Copia de consignación de fondos devueltos –Reporte financiero final –Certificación de cierre de cuenta corriente

Herramientas Informáticas SIM Breve demostración del sistema (Jairo Fonseca)

Plan de Estabilización y Entrenamiento Plan de Entrenamiento Liquidación de Convenios ÁreaFechaAsistentes Contratos y DonacionesFebrero 16 y 17Director y Subdirector Oficiales de C&D ContraloríaFebrero 18 y 19 Contralor, Director de contabilidad, Contadores PlaneaciónFebrero 20 Coordinador de Monitoreo, Coordinador Ambiental PYMEFebrero 23 y 24 Gerente, Subgerente, Director Nacional, Especialistas de Proyecto ABCFebrero 25 y 26 Gerente, Subgerente, Coordinadores de Proyecto CFCFebrero 27 y Marzo 2 Gerente, Subgerente, Coordinadores de Proyecto MPCMarzo 3Gerente, Subgerente