USMP – Turismo y Hotelería Auditoría Operativa Actividades de Control (Clase 18)

Actividades de control Procedimientos, políticas, entre otros. Establecidos para asegurarnos el cumplimiento de los OBJETIVOS de la Empresa. Orientados hacia la prevención y neutralización de los riesgos. Se ejecutan en todos los niveles de la Empresa y en cada una de las etapas de la gestión.

Objetivos de las Organizaciones Estratégicos. Operacionales. Confiabilidad de la información financiera. El cumplimiento de las leyes y reglamentos. En general las actividades de control de un objetivo pueden contribuir a más de uno de estos objetivos.

Tipos de control Preventivo / correctivo. Manuales / Automatizados o informáticos. Gerenciales o directivos. En todos los niveles de la Organización existen responsabilidades de control y es preciso que los agentes conozcan individualmente sus funciones.

Actividades de control Análisis efectuados por la Dirección. Seguimiento y revisión de funciones y/o actividades. Comprobación de transacciones (exactitud, totalidad, autorización, revisión, re cálculo, pre numeraciones). Controles físicos (arqueos, conciliaciones). Dispositivos de seguridad para restringir accesos. Segregación de funciones. Aplicación de indicadores de rendimiento. Es importante contar con controles de las tecnologías de la información.

Normas de actividades de control Separación de tareas y responsabilidades. Coordinación entre áreas. Documentación. Niveles definidos de autorización. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos. Acceso restringido a los recursos, activos y registros. Rotación del personal en las tareas claves. Control del sistema de información. Control de la tecnología de información. Indicadores de desempeño. Función de auditoría interna independiente.

Separación tareas y responsabilidades. Las tareas y responsabilidades relativas a autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos, deben ser asignadas a personas diferentes. Propósito: procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad. Se reduce notoriamente el riesgo de errores, despilfarros, actos ilícitos.

Normas de actividades de control Separación de tareas y responsabilidades. Coordinación entre áreas. Documentación. Niveles definidos de autorización. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos. Acceso restringido a los recursos, activos y registros. Rotación del personal en las tareas claves. Control del sistema de información. Control de la tecnología de información. Indicadores de desempeño. Función de auditoría interna independiente.

Documentación. La estructura de control interno, las transacciones y hechos significativos deben estar claramente documentados. Esta documentación debe estar disponible para su verificación (de parte de directivos y fiscalizadores). La información sobre el sistema de control interno puede formularse en las políticas, manuales, procedimientos.

Normas de actividades de control Separación de tareas y responsabilidades. Coordinación entre áreas. Documentación. Niveles definidos de autorización. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos. Acceso restringido a los recursos, activos y registros. Rotación del personal en las tareas claves. Control del sistema de información. Control de la tecnología de información. Indicadores de desempeño. Función de auditoría interna independiente.

Niveles definidos de autorización. Los actos y transacciones relevantes sólo pueden ser autorizados y ejecutados por funcionarios y empleados que actúen dentro del ámbito de sus competencias. La autorización es la forma idónea de que sólo se lleven adelante actos que cuentan con la conformidad adecuada (alineamiento con misión, visión, estrategia, planes, pspto) La autorización debe documentarse y comunicarse explícitamente.

Normas de actividades de control Separación de tareas y responsabilidades. Coordinación entre áreas. Documentación. Niveles definidos de autorización. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos. Acceso restringido a los recursos, activos y registros. Rotación del personal en las tareas claves. Control del sistema de información. Control de la tecnología de información. Indicadores de desempeño. Función de auditoría interna independiente.

Registro oportuno y adecuado de transacciones y hechos. Deben registrarse en el momento de su ocurrencia o lo más inmediato posible. Deben ser debidamente clasificados, para que una vez procesados, puedan ser presentados en informes y EEFF confiables para la adopción de decisiones.

Normas de actividades de control Separación de tareas y responsabilidades. Coordinación entre áreas. Documentación. Niveles definidos de autorización. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos. Acceso restringido a los recursos, activos y registros. Rotación del personal en las tareas claves. Control del sistema de información. Control de la tecnología de información. Indicadores de desempeño. Función de auditoría interna independiente.

Acceso restringido a los recursos, activos y registro Deben estar protegidos por mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas. Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar con adecuadas protecciones (seguros, almacenaje, accesos, alarmas). Debidamente registrados y periódicamente verificados (dependiendo de su vulnerabilidad). Para definir protección, se deben ponderar los riesgos emergentes.

Normas de actividades de control Separación de tareas y responsabilidades. Coordinación entre áreas. Documentación. Niveles definidos de autorización. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos. Acceso restringido a los recursos, activos y registros. Rotación del personal en las tareas claves. Control del sistema de información. Control de la tecnología de información. Indicadores de desempeño. Función de auditoría interna independiente.

Rotación personal en tareas claves Ningún empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las tareas que presenten una mayor probabilidad de comisión de irregularidades. Es necesario adoptar ciertas protecciones para evitar hechos que puedan conducir a realizar actos reñidos con el código de conducta. La rotación en el desempeño de tareas claves, es un mecanismo de probada eficiencia, y muchas veces no utilizada por el equivocado concepto del “imprescindible”.

Normas de actividades de control Separación de tareas y responsabilidades. Coordinación entre áreas. Documentación. Niveles definidos de autorización. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos. Acceso restringido a los recursos, activos y registros. Rotación del personal en las tareas claves. Control del sistema de información. Control de la tecnología de información. Indicadores de desempeño. Función de auditoría interna independiente.

Función de auditoría interna Deben depender de la autoridad superior. Sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas de las operaciones sujetas examen. Deben brindar sus servicios a toda la Organización. Al depender de la autoridad superior, puede practicar las verificaciones que considere necesarios. Los mecanismos y procedimientos del sistema de control protegen aspectos específicos de la operativa (brindar razonable seguridad de éxito para alcanzar los OBJETIVOS de la Empresa). Vigila el adecuado funcionamiento del sistema de control.

Muchas gracias