Luis Fernando Hevia Rodríguez “Control de Proyectos” “Entre los grandes objetivos y la realidad de los comportamientos cotidianos no existe una convergencia espontánea” Objetivo: Revisar y aplicar los principales conceptos de Control al caso de Proyectos Informáticos Luis Fernando Hevia Rodríguez

Aspectos de los Sistemas de Control Luis Hevia Existen para encauzar comportamientos hacia el logro de los objetivos Org. Tienen un costo que encarece el producto Pueden restar capacidad ejecutiva (orientación al detalle) A veces es difícil medir rendimientos Puede conducir a situaciones complicadas Son dependientes de la Estructura Org. Crean un ambiente asociado Facilitan la Garantía del Producto:Empresa v/s Artesano

Proceso: Planear, Medir, Analizar y Actuar Luis Hevia Definir Objetivos, Estándares, Tiempo, Responsables Crear Sistema de Seguimiento, de Medición y Monitoreo (¿y una Estructura?) Comparar el Avance y Desempeño Real con Objetivos planteados Evaluar los Resultados y Retroalimentar Emprender Acciones de mejora necesarias

Respecto a los problemas Luis Hevia En general permite: Averiguar el problema. Determinar la causa, dónde, cuándo, tamaño estimado, .... Tomar acciones correctivas Documentar los problemas. Informar pérdidas (tiempo, costo, ..) Corregir oportunamente condiciones de fuera de programa

Caso Modelo de un Sistema de Control basado en Planes Pronostico Informe/ Evaluación Plan Seguimiento /Control

Pronostico Es una planificación a largo plazo, es lo que hay que hacer para poder así cumplir con las metas. Un pronóstico debe ser usado para mejorar la propia predicción a través de una comparación de pronóstico contra valor real a alcanzar

Plan Un plan desglosa un pronóstico en incrementos más pequeños. Es una forma ordenada para organizar el futuro, debe ser realista y estar relacionado con las capacidades. Cuando se genera un plan se debe conocer y comprender lo siguiente: ¿Cuanto trabajo (volumen)?, ¿tiempos?, ¿estándares?, ¿objetivos?, ....

Seguimiento y Control Al implementar un plan, es necesario efectuar un seguimiento a intervalos apropiados para asegurarse que el trabajo planificado pueda ser completado. Puede identificar áreas problemas donde el trabajo planificado no será completado a tiempo o dentro del costo. Mientras más pronto se identifique esta condición, más pronto se tomará la acción correctiva.

Informe El hecho de informar, determina el enfoque para el seguimiento superior y gerencial Busca entregar un resumen de hechos que pueden ser usados para mejorar el rendimiento total. Es un proceso de comunicación. Informar debe decir lo que realmente logró respecto a los objetivos planificados Permite determinar cuán preciso fue el plan, su calidad, estado de los indicadores y averiguar cuales fueron las excepciones al plan

Evaluación (y Análisis) Cada nivel de la estructura debe realizar periódicamente una reunión de análisis de los resultados. El propósito es evaluar el rendimiento del período anterior e identificar los problemas. Al finalizar se debe revisar la planificación del próximo período y tratar de prever los posibles problemas Genera el aprendizaje organizacional

Indicadores de Proyectos Prof. Ing. Luis F. Hevia R Referencias: meta planificada, valor inicial y cumplimiento del compromiso Tiempo, Costo y Recursos comprometidos Problemas internos o en la fase Avance por etapa sub-Productos (o módulos) terminados Percepción de Satisfacción final del cliente ...Usan la solución entregada, ...Mejoran sus resultados

Aspectos del control Prof. Ing. Luis F. Hevia R Definir etapas (o fases) y (sub)productos Estimar actividades críticas e hitos Determinar métodos de seguimiento.... Formas: informes, reuniones, pruebas, terreno Verificar avance según etapas e hitos Verificar calidad y completitud esperada Revisar costos incurridos y proyectados Cambios asumidos (o negociados) y su impacto Detectar problemas o atrasos...