Caja Costarricense de Seguro Social a las Actividades de Control Normas Generales Relativas a las Actividades de Control

Actividades de Control Definición Artículo 2 – Ley General de Control Interno Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para conseguir los objetivos del sistema de control interno.

Deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados 1 1) Cumplimiento de los objetivos del control interno 2) Prevención de aspectos que puedan desviar el logro de los objetivos Documentar Mantener actualizados y Divulgar internamente Políticas Normas Procedimientos de control que garanticen

Deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados 2 1) Jerarquía de autorizaciones y aprobaciones. 2) Protección y conservación de activos. 3) Diseño y uso de documentos, registros (Sistemas contabilidad y presupuesto. 4) Conciliaciones periódicas. 5) Controles generales a sistemas de información computarizados. Documentar Mantener actualizados y Divulgar internamente Políticas Procedimientos de control que definan

1 Prácticas y medidas de control Para definir cuáles medidas de control son las más apropiadas, se deben considerar los riesgos identificados y evaluados para los diferentes procesos y actividades.

Análisis de Procesos y Actividades por Parte de la Administración Prácticas y medidas de control Análisis de Procesos y Actividades por Parte de la Administración Dirección:_______________ Proceso:___________________ Actividad:_____________________ Objetivos Riesgos Actividades de Control

Control Integrado 2 Procurar que las medidas de control se ejecuten en todas las etapas de los procesos desarrollados por la Institución, a saber, control previo, concomitante y posterior. Los procedimientos y medidas de control deben quedar establecidos en manuales de procedimientos y deben ser revisadas constantemente para introducir las mejoras que procedan.

3 Análisis de Costo / Beneficio La Medida de Control debe ser: Viable Se debe disponer de los recursos, incluyendo personal con capacidad para ejecutar los procedimientos. Viable Beneficios esperados > Recursos invertidos Conveniente Contribuir al Logro de los Objetivos

La responsabilidad de cada Proceso, Actividad, Transacción Responsabilidad Delimitada La responsabilidad de cada Proceso, Actividad, Transacción Definida Asignada Comunicada 4 Mediante Manuales Instrucciones Escritas Procesos Manual Puestos Transacciones Disponible a Todo el Personal

Comprensibles y de fácil acceso Ordenado y actualizado periódicamente Instrucciones por Escrito 5 Comprensibles y de fácil acceso Ordenado y actualizado periódicamente

6 Separación de Funciones Incompatibles Registro Operación Autorización Custodia

7 Autorización y Aprobación de Transacciones y Operaciones Toda ejecución de procesos, actividades y transacciones, deben contar con la autorización previa de los funcionarios con potestad para conderla. Esos mismos funcionarios deben evaluar los resultados del desempeño para conceder la aprobación posterior, o proceder a corregir cualquier cambio de rumbo de lo originalmente planeado.

8 Documentación de Procesos y Transacciones Normativa Interna Manuales de Puestos 8 Planes Estratégicos y Operativos Manuales de Procedimientos Circulares Los Controles vigentes para los diferentes Procesos y Actividades de la Institución, así como todas las Transacciones que se produzcan, deben documentarse y estar disponibles para su verificación Acuerdos en Actas Disposiciones Comprobantes de Transacciones y Operaciones Documentos Fuente

9 Supervisión Constante La Dirección Superior y los funcionarios que ocupan puestos de Jefatura deben Supervisar constantemente los Procesos, Actividades y Transacciones que realiza la Institución, con el propósito de asegurarse que las labores se llevan de acuerdo con la normativa y las disposiciones internas y externas vigentes.

Registro Oportuno 10 Las transacciones realizadas por la Institución deben clasificarse y registrarse adecuada y oportunamente, con el propósito de trasmitir a la Dirección información fiable, útil y relevante para el control de las operaciones y toma de decisiones.

11 Sistema Contable y Presupuestario Se deben establecer de conformidad con las disposiciones legales y técnicas: Sistemas Contables: Que consideren los Recursos Disponibles, Obligaciones adquiridas y los Resultados de gestión de la Institución. Sistemas Presupuestarios: Que permita a la Institución conocer la disponibilidad de recursos para la ejecución de los planes.

12 Acceso a Activos y Registros Que no se cumpla El acceso a los Activos y a los Registros de la Institución, deben estar claramente definido y delimitado, de tal forma que solo lo obtengan los funcionarios autorizados por razón de su cargo y de las labores que realiza.

Revisiones de Control Las transacciones de la Institución deben ser sometidas a revisiones de control en puntos específicos de su procesamiento: 13 Control Concomitante: Una medida de control se aplica sobre la marcha de la transacción Control Concurrente: Intervienen varios funcionarios en diferentes etapas de la transacción

14 Conciliación Periódica de Registros Deberán conciliarse periódicamente los Registros de la Institución tanto interna como externamente 14 Interna: Registros de un departamento Vrs documentación fuente y registros de un departamento Vrs los generales de la institución. Externa: Registros de la Institución Vrs otro ente económico.

15 Inventarios Periódicos Se debe verificar periódicamente las cantidades físicas y las características de los activos sujetos a recuento (mobiliario y equipo, vehículos, terrenos, edificios, valores, artículos, etc.) 15 Con el proposito de detectar eventuales discrepancias entre los registros de la Institución y los activos físicos, debido a la sustracción indebida, la omisión o error de registro, etc.

16 Arqueos Independientes Deberán efectuarse arqueos independientes y sorpresivos de los fondos y otros activos de la Institución periodicamente. 16 Por funcionarios diferentes de aquellos que los custodian, administran, recaudan, contabilizan y generan (separación de funciones incompatibles).

17 Formularios Uniformes Deberán implantarse formularios uniformes para el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institución, contarán con una numeración preimpresa consecutiva que deberá controlarse permanentemente. 17 Además, se establecerán los respectivos controles para la emisión y custodia de tales formularios.

Rotación de Labores 18 Conviene rotar labores entre los funcionarios que realizan tareas o funciones afines Para no concentrar permanente, el control de partes específicas de una transacción, y los recursos empleados en ellas. Suministra parámetros de eficiencia, al comparar el desempeño de distintos funcionarios en la misma actividad. Sirve como mecanismo de capacitación a dichos funcionarios, al estar en contacto con diversas etapas de los procesos o actividades Institucionales.

Los funcionarios deben disfrutar oportunamente de sus vacaciones Disfrute Oportuno de Vacaciones Los funcionarios deben disfrutar oportunamente de sus vacaciones 19 Para beneficio de su salud física y mental. Facilita la rotación de funciones. Permite detectar omisiones o errores accidentales o voluntarios. Identifica modos más eficientes de hacer las cosas. Evita la creación de funcionarios indispensables.

20 Garantías a Favor de la Institución La Administración debe velar porque los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores propiedad de la Caja, rindan de su peculio las garantías que procedan, a favor de la Institución.

21 Dispositivos de Control y Seguridad Los equipos utilizados deben contar con medidas de control pertinentes para asegurar entre otras cosas que: 21 Solo sean accesados por personal previamente autorizado. Se instalen y almacenen en condiciones adecuadas de seguridad y preservación Se utilicen de manera apropiada y en labores atinentes a la gestión institucional.

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