Rediseño de Procesos.

Presentación del tema: "Rediseño de Procesos."— Transcripción de la presentación:

1 Rediseño de Procesos

2 Qué es rediseño de procesos?
busca lograr mejoras graduales en el rendimiento de los procesos Capacidad de respuesta para poder responder y adaptarse de manera oportuna Usuario Satisfaciendo a los usuarios del proceso

3 Cómo rediseño mis procesos?

4 5 Metodología Identificación de actividades criticas
Prueba ácida (Agrega valor) Vital (Poco Valor) Sospechosa (No agrega valor) Critica Metodología Controles Proceso Usuario Identificación de actividades criticas Información de la valoración de riesgos 5

5 Se aplica la prueba ácida a todo el proceso?

6 Depende de la complejidad
Utilice las dos herramientas La prueba acida puede utilizar en parte de las actividades 2 1

7 Qué obtengo en este proceso ?

8 Lista de actividades clasificadas
Descripción de las actividades Clasificación 1. Inicio del proceso 2. Vital 3. 4 Critica 5 6. Sospechosa 7.

9 Qué decisión debo tomar con respecto a las actividades vitales, sospechosas o críticas ?

10 Simplifique Elimine Vital Estrategias Critica Sospechosa Sospechosa
Actividades Elimine Simplifique

11 Sospechosa Critica 1. La elimino si no va en contra del marco normativo y si fuera este caso? Actividades Elimine Estrategia

12 Si la normativa me obstaculiza el rediseño?
Interno Analice y actualice Institucional y externos Registro y comuníquelo al ente competente ( Comisión revisoría de Normativa Institucional) Indique la normativa relacionada con el proceso Indique la normativa y apartado de esta que obstaculice el rediseño.

13 Por que tenemos que identificar la normativa?
Ley 8220 Promueve realizar una mejor labor de regulación, eliminando requisitos innecesarios, creando coordinación entre la misma Institución y otros entes

14 Si no la puedo eliminar…..la simplifico
Sospechosa Critica Si no la puedo eliminar…..la simplifico Actividades Elimine Estrategia

15 Vital Sospechosa Critica Actividades Simplifique Estrategias

16 Identificar alguno de los siguientes factores
Tiempo Ejemplos Traslados días Demoras en escritorio 1 Semana Caída sistema ½ día

17 Identificar alguno de los siguientes factores
Relevancia Ejemplo Formularios Institucionales No se completan todos los apartados Tareas desde hace “x” años Requisitos

18 Identificar alguno de los siguientes factores
Duplicidad Ejemplo Controles por parte Controles por parte Jefatura Dirección Control por parte del Encargado

19 Identificar alguno de los siguientes factores
Requisitos excesivos Ejemplo: Formularios Procedimientos

20 Formularios Uniformes
Deberán implantarse formularios uniformes para: el procesamiento, traslado y, registro de todas las transacciones que se realicen en la Institución. Contarán con una numeración preimpresa consecutiva que deberá controlarse permanentemente. Establecerán los respectivos controles para la emisión y custodia de tales formularios.

21 Capacidad de producción
Ejemplo Capacidad respuesta Máquinas obsoletas Unidades

22 Reprocesos Ejemplos Revisión de Patrono sancionado
Revisiones por Dirección, Jefatura, encargado

23 Inspecciones y controles
Son efectivas? Inspecciones y controles Ejemplo Revisiones de Jefatura

24 Recargo de funciones Ejemplo Encargado de adquisiciones, comisión de compras

25 Separación de Funciones Incompatibles
Registro Autorización Operación Custodia

26 Entonces debo considerar la ley de Control Interno para el rediseño?

27 SI

28 Sistemas de Información
Ejemplo Sistemas no generan información oportuna

29 Accesible Calidad Oportuna Suficiente Actualizada
Contar con procesos que permitan identificar, registrar y comunicar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades. Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales Calidad

30 Posibles alternativas para Simplificar
Ayuda tecnológica Uniformidad e integrar formularios Distribución de espacio físico Trasladar la actividad al usuario Estudio de cargas de trabajo Estas soluciones pueden ser diversas y de acuerdo con los recursos disponibles

31 Diciembre del 2008 (un proceso)
Diseñe Actualice el procedimiento Implemente Plan Grupo de trabajo Presupuesto Mejore continuamente Monitoreo constante Considere la guía recomendada (Cap. 2)

32 Qué se obtiene como producto?

33 Mejora la satisfacción del usuario
Procedimiento actualizados Mejora de coordinación y comunicación Reducción de tiempo, costos. Mejora la satisfacción del usuario

34 Levantar y Documentar sus procesos Valoración de riesgo
Rediseño de procesos Procedimiento Hoy Riesgos por proceso Procedimientos Optimizados Mejora continua

35 Simplificación de trámites
Qué relación tiene el rediseño de proceso con la simplificación de trámites? Rediseño Elimino Simplifico Proceso Rediseño Simplificación de trámites Trámite

36 Seguir haciendo lo mismo o ……. Asumir un desafío Integrador