Comunicación para reuniones Organización y gestión de la comunicación.

Una reunión sin una buena gestión de la comunicación no llegará a buenos resultados. Una reunión exitosa requiere de dos niveles de planeación: Organización Organización Gestión del grupo Gestión del grupo Aplicación de resultados * Aplicación de resultados *

Parte I. Organización 1) Definir el o los Temas Evitar adelantamientos. Evitar adelantamientos. Abordar temas urgentes Abordar temas urgentes Maximizar el tiempo Maximizar el tiempo 2) Definir los objetivos 3) Elaborar un temario (Subtemas, materias de interés)

Parte I. Organización 4) Seleccionar participantes 5) Definir método de trabajo. 6) Definir forma de toma de decisiones

Parte I. Organización Consejos generales Consejos generales Duración general de no más de 1 hora. (Asegurar asistencia posterior) Duración general de no más de 1 hora. (Asegurar asistencia posterior) Dirigir adecuadamente el encuentro, marcar presencia. Determinar previamente el modo de intervención. Dirigir adecuadamente el encuentro, marcar presencia. Determinar previamente el modo de intervención. Garantizar el tiempo de exposición a cada asistente. Garantizar el tiempo de exposición a cada asistente.

Parte II. Gestión comunicacional 1) “El proceso de comunicación requiere más de uno. Se inicia con el escuchar”. 2) “Las reuniones buscan tomar decisiones con los aportes de varios. Los puntos discordantes también aportan, pero deben ser entendidos”

Parte II. Gestión comunicacional Prevenir situaciones conflictivas: Prevenir situaciones conflictivas: Sondeos Previos Sondeos Previos Aclarar dudas Aclarar dudas Registro y control de la lluvia de ideas. Registro y control de la lluvia de ideas. Hacer resumen Hacer resumen En situación de máximo conflicto hacer un break. En situación de máximo conflicto hacer un break.

Parte II. Gestión comunicacional Evitar: Evitar: Decir al grupo como pensar. Decir al grupo como pensar. Dictar los resultados del pensamiento. Dictar los resultados del pensamiento. Tener el programa propio que triunfe sobre todas las opiniones. Tener el programa propio que triunfe sobre todas las opiniones. Adoptar el papel autoritario y tonos doctorales en asuntos sometidos a discusión. Adoptar el papel autoritario y tonos doctorales en asuntos sometidos a discusión. Permitir que los demás apelen a él para que dirijan sus disputas. Permitir que los demás apelen a él para que dirijan sus disputas.

Parte II. Gestión comunicacional Evitar Evitar Entrar en discusiones y plantear diálogos personales. Entrar en discusiones y plantear diálogos personales. Corregir declaraciones erróneas hechas por miembros del grupo. Corregir declaraciones erróneas hechas por miembros del grupo. El monopolio de las intervenciones El monopolio de las intervenciones Evitar la observancia pasiva Evitar la observancia pasiva