II JORNADA INTERNACIONAL DE ARCHIVOS La Experiencia de SISOL PIURA - 2014 Instrumentos de Gestión Archivística: Herramientas para el desarrollo del Sistema Institucional de Archivos: La Experiencia de SISOL Lic. Julio Abanto Chani

El Sistema Metropolitano de la Solidaridad - SISOL SISOL es un Organismo Público Descentralizado de la Municipalidad Metropolitana de Lima (2004). Su misión es brindar servicios de integrales de salud a la población, a precios accesibles de manera oportuna, eficiente, eficaz y de calidad, que permitan mejorar la calidad de vida de las personas.

21 Establecimientos en Lima 11 Centros Médicos en Lima Actualmente contamos con 39 establecimientos, distribuidos de la siguiente forma: 21 Establecimientos en Lima 11 Centros Médicos en Lima 7 Establecimientos en provincias

SISOL A NIVEL NACIONAL Sisol Tumbes Sisol Sullana Sisol Chiclayo Sisol Tarapoto Sisol Cusco Sisol Ica Sisol Tacna

DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN

Incremento de Atenciones Médicas y la Situación del Archivo Central: 2011-2013 Anterior local con ambientes hacinados (300 m2) y sin condiciones para la custodia adecuada de la documentación.

Archivo Central: Situación 2011-2013 El local del Archivo Central presentaba condiciones adversas para la conservación de los documentación. Directiva del Archivo General de la Nación Nº 007/86-AGN- DGAI.

Archivo Central: Situación Actual (2014) Atención y compromiso de la Alta Dirección y la GAF de SISOL. El nuevo local del Archivo Central está ubicado en San Juan de Lurigancho. Cuenta con un área de 1,300 m2 (1,000m2 primer piso y segundo nivel 300m2). Su implementación se inició en agosto de 2013

Archivo Central Situación Actual (2014) Actualmente el nuevo local custodia 17,000 cajas archiveras, lo que equivale a 5,000 metros lineales de documentación: Historias clínicas. Documentos administrativos.

Inauguración del Archivo Central 11 de setiembre de 2014 Dra. Zarela Solís – Presidenta del Consejo Directivo de SISOL Lic. Marlitt Rodríguez Francia - AGN

Reglamento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) Instrumento N° 01: Reglamento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) BENEFICIOS: Los niveles de archivos se encuentran definidos en su estructura, normativa y funcionalmente: Mejor coordinación, mejor atención al paciente. Nivel Central: 34 archivos de gestión, 2 periféricos. Nivel Desconcentrado: 39 archivos desconcentrados.

Para verificar la implementación del SIA SISOL: Conocer otros modelos de excelencia e intercambiar experiencias con instituciones del sector público Visita al Archivo Central de RENIEC - 2014

Visita al Archivo Electoral de la ONPE - 2013 Visita al Archivo Central del Ministerio de Relaciones Exteriores - 2013 Visita al Archivo Electoral de la ONPE - 2013

Visita al Archivo General de la Nación - 2014 Visita al Archivo Histórico de la UNMSM - 2013

Instrumento N° 02: Plan Anual de Trabajo Institucional de Archivo de SISOL Por primera vez en SISOL: Aprobación de Plan Anual del Archivo Central articulado a los 21 Establecimientos de Lima Metropolitana BENEFICIOS: Se han establecido actividades y metas para un adecuada gestión de archivos. Énfasis en capacitaciones por redes de salud

Por primera vez en SISOL: CAPACITACIONES Por primera vez en SISOL: Certificación para todo el personal de Archivo de los Establecimientos de SISOL Mayo 2014 Alianza Estratégica con el Instituto de Salud del Niño: Capacitaciones Setiembre 2014

Plan de Prevención y Atención de Siniestros en Archivos de SISOL Instrumento N° 03: Plan de Prevención y Atención de Siniestros en Archivos de SISOL Por primera vez de SISOL: Capacitación Interinstitucional sobre prevención de desastres para los Establecimientos de SISOL: Ministerio de Educación – SISOL Agosto de 2014 BENEFICIOS: Seguridad de la información, principal activo de SISOL.

Programa de Control de Documentos de SISOL (PCD) Instrumento N° 04: Programa de Control de Documentos de SISOL (PCD) CONDICIÓN PREVIA: Constitución del Comité de Evaluación de Documentos (CED) de SISOL (2013) BENEFICIOS: Permite realizar un correcto control de la producción documental y representa un importante ahorro para SISOL, debido a la alta cotización de empresas consultoras para la elaboración de este instrumento.

PROGRAMA CONTROL DE DOCUMENTOS DE SISOL - SEDE CENTRAL APROBADO PROGRAMA CONTROL DE DOCUMENTOS DE SISOL - SEDE CENTRAL Total de series documentales identificadas: 205 Total de Oficinas de la Sede Central: 34

ELABORACIÓN DE INSTRUCTIVO ETAPAS ELABORACIÓN PCD – ÓRGANOS DESCONCENTRADOS: Actos Preparatorios Levantamiento de la Información Procesamiento de Información Revisión de formatos por parte de los Establecimientos de SISOL Remisión del PCD al CED Remisión del PCD al AGN Aprobación del PCD

EN REVISIÓN: ÓRGANOS DESCONCENTRADOS PCD SISOL SAN JUAN DE LURIGANCHO PCD SISOL ACHO Total de series documentales identificadas: 165 Total de Consultorios: 56 Total de series documentales identificadas: 80 Total de Consultorios: 26

PCD SISOL EL AGUSTINO PCD SISOL ATE Total de series documentales identificadas: 111 Total de Consultorios: 40 Total de series documentales identificadas: 131 Total de Consultorios: 42

Fortalecimiento de la Cooperación Interinstitucional en Gestión de Archivos del Sector Salud Participación de SISOL en la Comisión Nacional de Archivos de Entidades de Salud – CONAES I Jornada Internacional de Archivos – Pucallpa,2013 I Conferencia Internacional de Archivos – Huánuco, 2014

RECONOCIMIENTO DE SISOL COMO ENTIDAD DESTACADA EN GESTIÓN DE ARCHIVOS 2014 Reconocimiento del Archivo General de la Nación a SISOL por su apoyo y valoración a la gestión de archivos en la mejora de la gestión institucional y brindar una atención de calidad a los pacientes (Resolución Jefatural N° 169-201-AGN/J).

Este logro proyecta a SISOL en el liderazgo de la gestión de archivos a nivel de la Corporación Municipal y del Sistema Nacional de Salud.

GRACIAS LIC. JULIO CÉSAR ABANTO CHANI julio.abanto@sisol.gob.pe