FUNDAMENTOS DE CONTROL Lic. Adm. LUIS VALDIVIESO MERINO

FUNDAMENTOS DE CONTROL El Control puede ser definido como el PROCESO diversificar las actividades para asegurarse de que se están llevando a cabo como se PLANEARON y así corregir cualquier desviación importante. Un Sistema de Control efectivo asegura que, al término de las actividades, se logran las metas organizacionales. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es la forma en que éste facilita el logro de las metas.

LA IMPORTANCIA DEL CONTROL El control es importante debido a su vínculo final en la cadena funcional de la administración. Sin embargo, el valor de la función de control radica en su relación con la planeación y la delegación de actividades.

EL PROCESO DE CONTROL Consiste en tres pasos distintos e independientes : * Medir el desempeño real. * Comparar el desempeño real con un estándar. * Tomar la acción correctiva (en caso de desviaciones) Antes de que consideremos cada paso en detalle, se debe tomar en cuenta que el proceso de control supone que ya existen los estándares de desempeño. Estos estándares son los objetivos específicos contra los cuales se puede medir el progreso.

¿QUE ES MEDIR? Para determinar cuál es el desempeño real, un administrador debe obtener información sobre esto. El primer paso en el control, entonces, es medir. Fuentes de Información comunes Para medir el desempeño real Observación personal Informes estadísticos Informes orales Informes escritos 1 2 3 4 Cada una de estas fuentes tiene fortalezas y debilidades específicas, sin embargo, una combinación de éstas aumenta la cantidad de fuentes de información y la probabilidad de recibir información confiable.

Lo que medimos es con seguridad más importante para el proceso de control que cómo medimos Seleccionar el criterio equivocado puede dar como resultado serias consecuencias disfuncionales. Además lo que medimos determina en gran medida lo que las personas en la organización estructuran superar. Los controles se dirigen a una de las siguientes áreas : información, operación, finanzas, o las personas. Sin embargo, algunos criterios de control son aplicables a cualquier situación administrativa.

¿COMO DETERMINAN LOS ADMINISTRADORES LAS VARIACIONES ENTRE DESEMPEÑO REAL Y METAS PLANEADAS? Los administradores determinan la variación entre desempeño real y los estándares mediante un proceso llamado comparación. La etapa de comparación determina el grado de variación entre desempeño real y el estándar. En toda actividad se puede esperar alguna variación en el desempeño; por tanto es crítico determinar el rango de variación aceptable. Las desviaciones que superan este rango se vuelven importantes y reciben atención del administrador. En esta etapa de comparación, los administradores están particularmente interesados en el tamaño y la dirección de la variación.

¿QUÉ ACCION PUEDE TOMAR LA ADMINISTRACION? La tercera etapa y final en el proceso de control es tomar la acción administrativa. Los gerentes pueden elegir entre tres alternativas : No hacer nada Corregir el desempeño real Revisar el estándar Si el origen de la variación ha sido un desempeño deficiente, el administrador querrá tomar una acción correctiva. Ejemplo : Cambios en la Estrategia Cambios en la Estructura Prácticas de Compensación Programas de Capacitación, etc. Otra decisión a tomar en el caso de tomar medidas correctivas ¿Se debe tomar una acción correctiva inmediata o básica?

ACCION CORRECTIVA Inmediata Básica Corrige los problemas en seguida y regresa el desempeño a su rumbo Plantea la pregunta ¿Cómo? y ¿Porqué? se ha desviado el desempeño y luego procede a corregir el origen de la desviación.

También es posible que la variación fuera el resultado de un estándar no realista (El objetivo demasiado elevado o bajo). En estos casos, el estándar es el que necesita acción correctiva, no el desempeño

TIPOS DE CONTROL La administración puede implementar controles antes de que comience la actividad (1), mientras la actividad se lleva a cabo (2) o después de que la actividad ha sido terminada (3) 1er. Tipo ------> control para fomentar el avance 2do. Tipo -----> control concurrente 3er. Tipo ------> control de retroalimentación. Insumos Proceso Resultados Control de fomento del avance Control concurrente Control de retroalimenta-ción Se anticipa a los problemas Corrige los problemas conforme se presentan Corrige los problemas después de que suceden

¿POR QUÉ ES TAN CONOCIDO EL CONTROL DE RETROALIMENTACION? El tipo más común del control depende de la retroalimentación. En este caso el control se lleva a cabo después de la acción. El principal inconveniente de este tipo de control es que, en el momento que el administrador tiene la información, el daño ya está hecho. No obstante, para muchas actividades, la retroalimentación es sólo un tipo variable de control disponible. Ventajas del control de retroalimentación : a) Ofrece a los administradores información significativa sobre la efectividad de su esfuerzo de planeación. b) Puede mejorar la motivación de los empleados

7. Ubicación estratégica 8. Haga énfasis en la excepción CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL EFICIENTE : 1. Precisión 2. Oportunidad 3. Economía 4. Flexibilidad 5. Comprensión 6. Criterio razonable 7. Ubicación estratégica 8. Haga énfasis en la excepción 9. Criterio múltiple 10. Acción correctiva

FACTORES DE CONTINGENCIA EN EL DISEÑO DE LOS SISTEMAS DE CONTROL Tamaño de la Organización Pequeña Grande Administración Personal informal, el administrador hace un recorrido por los alrededores. Formal, impersonal, reglas, leyes amplias Posición y Nivel Alto Bajo Diferentes criterios Pro criterios, fáciles de entender Grado de descentralización Cantidad y extensión de controles cada vez más grande Número de controles reducido

Cultura Organizacional Abierta y Sustentadora Amenazadora Informal – autocontrol Formal, controles impuestos desde afuera Importancia de La actividad Alta Baja Controles amplios y elaborados Controles informales y no rígidos