CONFORMACIÓN DE LA CARPETA DE NOTAS REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA COORDINACION DE INGRESO, PROSECUCIÓN Y EGRESO ESTUDIANTIL (CIPEE) CONFORMACIÓN DE LA CARPETA DE NOTAS PRESENTADO POR: Licdo. Erick Ramos

IDENTIFICACIÓN DE LA CARPETA MUNICIPIO ALDEA PROGRAMA DE FORMACIÓN PERIODO DE EGRESO

ESTRUCTURA INTERNA DE LA CARPETA Las actas de notas deben estar ordenadas según la Verificación de Notas de cada Programa de Formación (Comunicación Social, Gestión Social, Gestión Ambiental, Programa Nacional De Formación de Educadores y Estudios Jurídicos) 2. Todas las actas deben estar firmadas por los profesores de las Unidades Curriculares y los voceros.

3. Los coordinadores de Aldea deben firmar y sellar las actas de notas 3. Los coordinadores de Aldea deben firmar y sellar las actas de notas. (Sin excepción) 4. Los cambios de actas solamente se realizan cuando las mismas se encuentren deterioradas o estén en un formato que no sea el emitido por la Universidad para su momento. NOTA: Si las actas cumplen con todos los requisitos NO es necesario realizarlas de nuevo

Verificar el periodo de las actas

No es obligatorio

NOTA: EL NUEVO FORMATO SOLAMENTE SE UTILIZARÁ A PARTIR DEL PERIODO 2012-1. LOS PERIODOS ANTERIORES CONTINUARAN CON EL FORMATO VIGENTE HASTA EL 2011-2. NO SE ACEPTARAN CAMBIOS DE ACTAS.

5. Las actas “NO” pueden tener tachaduras o enmendaduras. 6. Cuando se hace la transcripción de un acta de notas se debe realizar tal cual como esta en el respaldo. NOTA: NO se debe desincorporar a ningún estudiante de las actas notas. Así el mismo no se encuentre activo por ningún motivo o circunstancia

7. Si un Acta de notas no esta firmada por el docente que se debe hacer: Dirigirse a la UBV para descartar si fue consignada por el docente. Si el docente falleció y existe una copia firmada se transcribe tal cual se encuentra el acta y el Coordinador de Aldea firma y sella la transcripción. Es decir, que en la carpeta de notas deben estar las dos actas.

De NO poseer ninguna de las problemáticas anteriores la coordinación de Aldea debe notificar por escrito de la situación a control de estudio (CIPEE) antes de la Pre-Auditoria para ser analizar el caso. 8. Si un docente tiene varios modelos de firmas, se debe realizar un escrito para notificarlo. El escrito debe llevar lo siguiente:

La aclaratoria de la diversidad de firmas, es decir, certificar si son sus firmas. 2. Debe realizar los modelos de firmas en el escrito. 3. Culminado el escrito debe anexarle Copia de su Cédula, Número Telefónico y Huella Dactilar. Nota: Estos procedimientos se realizan para descartar inconsistencias en las actas.

9. Si existen cambios de aldea, el participante debe solicitar en la Antigua Coordinación copia de las Actas hasta el tramo que estuvo allí, las cuales deben estar firmadas y selladas por el Coordinador de la Aldea. En su defecto dirigirse a la Sede de la UBV a solicitar un reporte de Notas.

Nota: Se debe resaltar al participante solamente en las copias de las actas para verificar el cambio de Aldea, luego de eso el estudiante debe aparecer regularmente donde culmino su carga académica.

10. Si un Coordinador tiene estudiantes rezagados (cohortes Anteriores), debe notificarlo antes de la Pre-auditoría para verificarle su récord de notas (Mínimo 15 Días), debido a que se le debe emitir un reporte de notas por la Universidad. Nota: El estudiante rezagado no necesita copias de las actas.

11. Cuando es un cambio de Estado el participante ANTES del proceso de Pre- auditoria debe dirigirse a la sede UBV más cercana para que se le verifiquen las actas, y así puedan ser incluidas en la carpeta de grado sin ningún problema. Nota: TODAS LAS ACTAS DE NOTAS DE TRASLADO DEBEN ESTAR FIRMADAS POR LA UBV DE PROCEDENCIA. (Sin excepción)

12. En el caso de los Programas de Formación de Grado de Comunicación Social, Gestión Ambiental, Gestión Social, Estudios Jurídicos) estos tienen Unidades Curriculares Anuales (Año), es decir, que se deben generar actas promediadas. NOTA: Las actas promediadas deben estar acompañadas por los soportes para verificar la promediación.

Nota: El número varía dependiendo de los Tramos EJEMPLO Proyecto I (Tramo 1 + Tramo 2 = Resultado Resultado ÷ 2 = (Promediada) Nota: El número varía dependiendo de los Tramos

GRACIAS POR SU ATENCIÓN PARA CUALQUIER INFORMACIÓN COMUNICARSE A LOS TELEFONOS 0412-9669327 IREMAR RAMIREZ 0414-0514731 MELITZA TORRES 0412-1798734 ERICK RAMOS