21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Universidad Nacional del Sur Implementación del Sistema SIU-Guaraní

Presentación del tema: "21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Universidad Nacional del Sur Implementación del Sistema SIU-Guaraní"— Transcripción de la presentación:

1 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Universidad Nacional del Sur Implementación del Sistema SIU-Guaraní

2 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes GESTIÓN DE EXÁMENES

3 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Mesas de Examen

4 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes ¿Qué es una Mesa de Examen? Una mesa de examen identifica el examen de una materia en una fecha de un turno determinado. Es posible definir varias mesas en un turno, incluso para la misma materia.

5 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Definición y Actualización de Mesas de Examen El Docente responsable de cada materia define las Mesas de Examen correspondientes a los diferentes turnos. Los Departamentos Académicos registran en el sistema las Mesas de Examen. El Docente responsable de cada materia define las Mesas de Examen correspondientes a los diferentes turnos. Los Departamentos Académicos registran en el sistema las Mesas de Examen. Las Mesas de Examen deben quedar definidas antes de la fecha del examen.

6 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Antes de crearse mesas de examen se deben definir los turnos de examen. En la UNS no está vigente el sistema de turnos de examen, pero se requiere incorporar esta información para operar el sistema. Antes de crearse mesas de examen se deben definir los turnos de examen. En la UNS no está vigente el sistema de turnos de examen, pero se requiere incorporar esta información para operar el sistema. Atributos de una Mesa de Examen: Definición de Turnos Atributos de una Mesa de Examen: Definición de Turnos

7 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Se definirá un turno de examen por mes Atributos de una Mesa de Examen: Definición de Turnos Atributos de una Mesa de Examen: Definición de Turnos La DAE será la responsable de registrar en el sistema los turnos de examen

8 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Atributos de una Mesa de Examen: Restricciones sobre la inscripción Atributos de una Mesa de Examen: Restricciones sobre la inscripción Letras del apellido del alumno. Alumnos de una carrera. Alumnos de una carrera y plan. Alumnos de un grupo de carreras. Actualmente no maneja restricción por cupo. Letras del apellido del alumno. Alumnos de una carrera. Alumnos de una carrera y plan. Alumnos de un grupo de carreras. Actualmente no maneja restricción por cupo.

9 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Importante - Mesas de Examen Debe definirse una mesa de examen para cada fecha de examen que el docente desee fijar. Las mesas de examen deben incorporarse al sistema antes de la fecha fijada para el mismo.

10 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Importante – Mesas de Examen Los alumnos se inscriben a Mesas de Examen y no a Materias. Las Actas de Examen se asocian a las Mesas de Examen.

11 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Circuito Administrativo para la Gestión de Exámenes

12 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes La DAE registra en el sistema turnos de examen (uno por mes) El Docente informa sus fechas de examen al Departamento para cada turno El Departamento registra las mesas de examen en el sistema La Oficina de Asignación de Aulas asigna el aula a la mesa y carga la información en el Sistema de Aulas La DAE registra en el sistema turnos de examen (uno por mes) El Docente informa sus fechas de examen al Departamento para cada turno El Departamento registra las mesas de examen en el sistema La Oficina de Asignación de Aulas asigna el aula a la mesa y carga la información en el Sistema de Aulas

13 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes A voluntad, cada Departamento podrá registrar la información de aulas junto con la información de la Mesa (hasta que el Sistema de Aulas se integre totalmente al Guaraní). Los alumnos registran su inscripción a mesas de examen por autogestión (materias curriculares, extracurriculares e idiomas). A voluntad, cada Departamento podrá registrar la información de aulas junto con la información de la Mesa (hasta que el Sistema de Aulas se integre totalmente al Guaraní). Los alumnos registran su inscripción a mesas de examen por autogestión (materias curriculares, extracurriculares e idiomas).

14 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes Según el resultado del Control de Correlatividades en línea: Se emite un Permiso de Examen y se registra la inscripción como ACEPTADA. Se emite una Declaración Jurada y se registra la inscripción como PENDIENTE. Se rechaza la inscripción. Los Departamentos registran la inscripción a mesas de examen de un alumno que tenga dificultades con los puestos de autogestión (materias curriculares, extracurriculares e idiomas). Según el resultado del Control de Correlatividades en línea: Se emite un Permiso de Examen y se registra la inscripción como ACEPTADA. Se emite una Declaración Jurada y se registra la inscripción como PENDIENTE. Se rechaza la inscripción. Los Departamentos registran la inscripción a mesas de examen de un alumno que tenga dificultades con los puestos de autogestión (materias curriculares, extracurriculares e idiomas).

15 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes La DAE registra la inscripción a mesas de examen de alumnos con problemas académicos (materias curriculares, extracurriculares e idiomas). El Departamento registra inscripciones a examen fuera de término (materias curriculares, extracurriculares e idiomas). La DAE registra la inscripción a mesas de examen de alumnos con problemas académicos (materias curriculares, extracurriculares e idiomas). El Departamento registra inscripciones a examen fuera de término (materias curriculares, extracurriculares e idiomas).

16 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes Antes de generar el Acta de Examen el Departamento procesa las inscripciones a examen en estado PENDIENTE. El Departamento otorga excepciones a alumnos que continúan con inscripciones en estado PENDIENTE y las informa a la DAE. La DAE incorpora las excepciones otorgadas a alumnos con inscripciones pendientes. El Departamento genera el Acta de Examen de una mesa particular una vez pasada la fecha límite de inscripción. Antes de generar el Acta de Examen el Departamento procesa las inscripciones a examen en estado PENDIENTE. El Departamento otorga excepciones a alumnos que continúan con inscripciones en estado PENDIENTE y las informa a la DAE. La DAE incorpora las excepciones otorgadas a alumnos con inscripciones pendientes. El Departamento genera el Acta de Examen de una mesa particular una vez pasada la fecha límite de inscripción.

17 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes El Departamento imprime el Acta de Examen sin notas para el Docente (este acta tiene solo a los alumnos ACEPTADOS). El Departamento imprime un Listado con los Alumnos PENDIENTES, que se adjunta al Acta Impresa sin notas (esta es la única constancia que va a tener el Departamento para poder pasar las notas de los alumnos que vayan regularizando su situación y necesiten rectificativas). El Departamento entrega al Docente el Acta Impresa sin Notas y el Listado de Pendientes. El Departamento imprime el Acta de Examen sin notas para el Docente (este acta tiene solo a los alumnos ACEPTADOS). El Departamento imprime un Listado con los Alumnos PENDIENTES, que se adjunta al Acta Impresa sin notas (esta es la única constancia que va a tener el Departamento para poder pasar las notas de los alumnos que vayan regularizando su situación y necesiten rectificativas). El Departamento entrega al Docente el Acta Impresa sin Notas y el Listado de Pendientes.

18 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes El Docente califica el examen y completa manualmente el Acta Impresa sin Notas y el Listado de Pendientes y adjunta los Permisos de Examen entregados por los alumnos. Actualmente, los documentos válidos son los Permisos de Examen con la nota escrita por el profesor (con esta documentación se cargan las notas en el depto). A partir de la implementación del nuevo sistema se van a exigir como documentos válidos el Acta Impresa sin Notas, el Listado de Pendientes y los Permisos de Examen. El Docente califica el examen y completa manualmente el Acta Impresa sin Notas y el Listado de Pendientes y adjunta los Permisos de Examen entregados por los alumnos. Actualmente, los documentos válidos son los Permisos de Examen con la nota escrita por el profesor (con esta documentación se cargan las notas en el depto). A partir de la implementación del nuevo sistema se van a exigir como documentos válidos el Acta Impresa sin Notas, el Listado de Pendientes y los Permisos de Examen.

19 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes El Departamento carga las notas en el Acta de Examen utilizando la documentaci ó n anterior. El Departamento imprime DOS COPIAS del Acta de Examen con Notas. El Departamento cierra el Acta de Examen. El Docente firma las DOS COPIAS del Acta de Examen Impresa con Notas. El Departamento archiva UNA COPIA del Acta de Examen Impresa con Notas y el Listado de Pendientes El Departamento env í a la OTRA COPIA del Acta de Examen Impresa con Notas a la DAE. El Departamento carga las notas en el Acta de Examen utilizando la documentaci ó n anterior. El Departamento imprime DOS COPIAS del Acta de Examen con Notas. El Departamento cierra el Acta de Examen. El Docente firma las DOS COPIAS del Acta de Examen Impresa con Notas. El Departamento archiva UNA COPIA del Acta de Examen Impresa con Notas y el Listado de Pendientes El Departamento env í a la OTRA COPIA del Acta de Examen Impresa con Notas a la DAE.

20 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes La DAE archiva la OTRA COPIA del Acta de Examen con Notas. Una vez cerrada el Acta, en caso de que se quiera: Agregar un alumno Borrar un alumno Cambiar algún dato del examen de un alumno El Departamento Académico debe emitir una Resolución que avale la modificación. Corresponderá generar un Acta Rectificativa La DAE archiva la OTRA COPIA del Acta de Examen con Notas. Una vez cerrada el Acta, en caso de que se quiera: Agregar un alumno Borrar un alumno Cambiar algún dato del examen de un alumno El Departamento Académico debe emitir una Resolución que avale la modificación. Corresponderá generar un Acta Rectificativa

21 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes El Departamento imprime DOS COPIAS del Acta de Examen Rectificada, una copia para archivar y otra para enviar a la DAE El Departamento cierra el Acta de Examen Rectificativa. El Docente firma las DOS COPIAS Acta de Examen Rectificada. El Departamento sella el Acta Original y escribe manualmente el n ú mero de Acta Rectificativa, como as í tambi é n la referencia a la documentaci ó n de aval correspondiente. El Departamento imprime DOS COPIAS del Acta de Examen Rectificada, una copia para archivar y otra para enviar a la DAE El Departamento cierra el Acta de Examen Rectificativa. El Docente firma las DOS COPIAS Acta de Examen Rectificada. El Departamento sella el Acta Original y escribe manualmente el n ú mero de Acta Rectificativa, como as í tambi é n la referencia a la documentaci ó n de aval correspondiente.

22 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes Circuito Administrativo - Exámenes El Departamento archiva una COPIA del Acta de Examen Rectificativa, env í a la SEGUNDA COPIA del Acta de Examen Rectificativa a la DAE. La DAE sella el Acta Original y escribe manualmente el n ú mero de Acta Rectificativa. La DAE archiva el Acta de Examen Rectificativa. El Departamento archiva una COPIA del Acta de Examen Rectificativa, env í a la SEGUNDA COPIA del Acta de Examen Rectificativa a la DAE. La DAE sella el Acta Original y escribe manualmente el n ú mero de Acta Rectificativa. La DAE archiva el Acta de Examen Rectificativa.

23 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Calificar Pendientes Imprimir Pendientes Otorgar Excepciones Cargar Turnos de Examen Definir Mesas de Examen Inscripción (autogestión) Inscripción (gestión) Procesar Inscripciones Pendientes Cargar Excepciones Generar Actas Imprimir Actas sin Nota Cargar Resultados en Actas Imprimir Actas con Nota Cerrar Actas Generar Actas Rectificativas Imprimir y Cerrar Actas Rectificativas Calificar Actas Manualmente Gestión de Exámenes DAE Deptos. Alumnos Inscripción (gestión) Docentes Cargar Mesas de Examen

24 21/05/2004 Programa de Desarrollo Informático Gestión de Exámenes Universidad Nacional del Sur Implementación del Sistema SIU-Guaraní