REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

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1 REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

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PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO Código: RC-P-01 Página 2 de 11 Versión 1 FECHA: AGO/2012 I. OBJETIVO: Inscribir los nacimientos en el Registro Civil, como apoyo a la función del estado de registrar a las personas al estado civil II. ALCANCE: Inicia con la solicitud del servicio y la entrega de los documentos correspondientes y termina con la entrega de Registro Civil de Nacimiento III. DOCUMENTOS - Caracterización del proceso de Registro Civil DE APOYO: - Decreto. 960 / 70 - Decreto 1260/70 - Decreto 1379/72 Art. 2-5,6 - Ley 1395/2009 - Código Civil - Instructivo Expedición de Copias de Escrituras

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PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO Código: RC-P-01 Página 3 de 11 Versión 1 FECHA: AGO/2012 IV. DEFINICIONES: HIJO EXTRAMATRIMONIAL: Se entiende por éste el hijo de personas solteras o no casadas entre si. NUIP: Numero único de identificación personal V. CONDICIONES GENERALES: N/A

4 Registro Civil Menores Registro Civil Adultos
PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO Código: RC-P-01 Página 4 de 11 VI. DIAGRAMA DE FLUJO Versión 1 FECHA: AGO/2012 Registro Civil Menores Registro Civil Adultos Inicio 8. Revisión del Registro Civil 1. Viabilidad del Registro 1. Presentación del Usuario en la Notaria 9. Firmar y estampar la huella en el Registro Civil 2. Presentación de los padres y el niño en la Notaria 2. Radicar documentos 10. Huellas plantares del niño 3. Diligenciar el Registro Civil 3. Verificar documentos 11. Firma Notario(a) 4. Diligenciar el Certificado de nacido vivo 4. Revisar el Registro Civil 12. Estampar sello del Notario(a) 5. Firmar el Registro 5. Estampar sello “Registro de Antecedentes” 13. Organizar los documentos para archivo 11 6. Estampar huellas 6. Diligenciar el “Registro Civil de Nacimiento” 14. Entrega de Copias Fin 15. Archivar documentos 7. Se trata de hijo extramatrimonial? Fin

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PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO Código: RC-P-01 Página 5 de 11 Versión 1 FECHA: AGO/2012 VII.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Registro Civil Menores ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Viabilidad del Registro La persona a registrar es mayor de edad? SI. Pase a la página 10 NO: Continua con el paso 2 Cuando se requiera el servicio N/A Coordinador de Registro Civil Presentación de los padres y el niño en la Notaria Deben presentar los siguientes documentos: Documentos de identidad originales y fotocopias ampliadas, de los padres. Certificado de nacido vivo expedido por la autoridad médica competente Cedulas originales y copias de los testigos, en caso de ser necesario* En caso de que el nacimiento haya ocurrido en el domicilio se debe anexar carta donde se tenga registrada la fecha y hora del nacimiento, así como talla y peso del recién nacido. Igualmente se debe anexar certificado de RH suministrado por un Laboratorio Fotocopias de los padres y de los testigos (si se requiere)* Certificado de nacido vivo expedido por la autoridad médica Carta donde se especifiquen datos del niño y Certificado de RH suministrado por un Laboratorio (si se requieren)* Padres del niño * Los testigos deben ser 2, mayores de edad, a quienes consta que el niño a registrar es hijo de las personas que se presentan como sus padres. Dichos testigos son necesarios en los siguientes casos: Cuando no se cuenta con el certificado de nacido vivo, ya sea por pérdida o porque el nacimiento ocurrió en el domicilio, en éste último caso quien atendió el parto debe acudir como testigo

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PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO Código: RC-P-01 Página 6 de 11 Versión 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Verificar documentos Al revisar los documentos, verificar especialmente: Fecha de nacimiento Estado civil de la madre Que no tenga enmendaduras Que tenga firma y sello del médico Que esté correctamente escrito el nombre de la madre Tan pronto se reciban N/A Coordinador de Registro Civil Diligenciar el Certificado de nacido vivo En caso de que el nacimiento haya ocurrido en el domicilio, diligenciar el Certificado de nacido vivo, con la carta presentada por los padres Cuando el nacimiento haya ocurrido en el domicilio Certificado de nacido vivo Estampar sello “Registro de Antecedentes” Al anverso del Certificado de nacido vivo , estampar el sello “Registro de Antecedentes”, inscripción con testigos o inscripción sin testigos, según corresponda Cuando se tenga el Cert. nacido vivo Certificado de nacido vivo con sello “Registro de Antecedentes” Diligenciar el “Registro Civil de Nacimiento” Diligenciar el “Registro Civil de Nacimiento”, con los documentos presentados y la lista de seriales NUIP, mayor/menor y sexo. Precediendo al nombre del Notario(a) anota las iniciales de su nombre. El NUIP el número consecutivo que se asigna al registro civil de nacimiento , está asignado en la lista, así mismo, del registro pre-numerado se saca el número del serial para la lista Registro Civil de Nacimiento Lista del NUIP

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PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO Código: RC-P-01 Página 7 de 11 Versión 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Si se trata de hijo extramatrimonial Diligenciar folio en el Libro de Varios, anotar: -Reconocimiento de hijo extramatrimonial Datos del hijo Serial en el que fue registrado Estampar al Registro Civil el sello del Notario(a) Cuando se trate de hijos extramatrimoniales Libro de Varios Registro Civil con sello del Notario(a) Coordinador de Registro Civil En la parte de notas del Registro civil de nacimiento anotar: “Anotación en varios tomo …. Folio ….” Registro Civil con sello del Notario(a) y con las notas respectivas Si se trata de madre soltera, diligenciar el “Acta complementaria”, con los datos que suministre la madre y la boleta de comparendo con la citación al padre. “Acta complementaria” Acta Complementaria Boleta de Comparendo

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PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO Código: RC-P-01 Página 8 de 11 Versión 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Revisión del Registro Civil Leer a los padres todos los datos del registro civil a fin de que estos aprueben el contenido y la correcta escritura de los nombres y números de cédula. Una vez se tiene listo el Registro Civil con los sellos y notas correspondientes N/A Coordinador de Registro Civil y los Padres Firmar y estampar la huella en el Registro Civil Firmar y estampar huellas en el original y copias. Si se trata de hijo extramatrimonial el padre o madre que realiza el reconocimiento, firma también en el espacio del padre o madre, que no está presente en la diligencia. Registro Civil con firma y huellas de los Padres Padres Huellas plantares del niño Se toman las huellas plantares del bebe en la primera copia del Registro Civil Una vez se tiene el Registro Civil con firma y huellas de los Padres Huellas plantares del bebe en la primera copia del Registro Civil de Nacimiento Coordinador de Registro Civil Firma Notario(a) Revisa y aprueba con su firma Una vez se tienen los sellos, notas, firmas y huellas correspondientes Registro civil con firma del Notario(a) Notario(a) Estampar sello del Notario Estampar el sello del Notario(a) Una vez se tiene el Registro civil con firma del Notario(a) Registro civil con firma y sello del Notario(a)

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PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO Código: RC-P-01 Página 9 de 11 Versión 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Organizar los documentos para archivo Organizar los documentos así: Certificado de nacido vivo, en la parte superior derecha escribirle el serial del Registro Civil y archivar este paquete en el Libro de Antecedentes El Acta complementaria, se archiva en la carpeta dispuesta para éstas, con el original del Certificado Nacido Vivo Una vez se tenga el registro con firmas, sellos, huellas y notas correspondientes N/A Coordinador de Registro Civil Entrega de Copias Se entrega una copia al interesado y la otra se envía a Registro Civil. Una vez finalizada la diligencia Registro de Copias Archivar documentos Entregar los documentos a protocolo para su archivo. Ver Procedimiento de Expedición de copias de Protocolo Una vez entregadas las copias correspondientes

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PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO Código: RC-P-01 Página 10 de 11 Versión 1 FECHA: AGO/2012 VII.2 Registro de Adultos: ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Presentación del Usuario en la Notaria Se presenta el Usuario en la Notaria con documento auténtico o partida de bautismo autenticada Cuando se requiera el servicio N/A Usuario Radicar documentos Ver paso 4 de Registro de Menores Diligenciar el Registro Civil Diligenciar el Registro Civil de Nacimiento con los datos contenidos en los documentos presentados. El NUIP es el número de cédula Registro Civil de Nacimiento Coordinador de Registro Civil Revisar el Registro Civil Revisar junto con Usuario el contenido del Registro Civil, a fin de que lo apruebe Cuando se tenga diligenciado el Registro Civil Firmar el Registro Civil El Usuario firma como declarante el original y las 2 copias Registro Civil Firmado por el usuario Firmado Estampar huellas dactilares El Usuario estampa las huellas del índice derecho e izquierdo en la primera copia del Registro Civil Con huellas dactilares del Usuario con huellas Firma del Notario Continua con el paso 11 de Registro de Menores

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PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO Código: RC-P-01 Página 11 de 11 Versión 1 FECHA: AGO/2012 VIII. ANEXOS Certificado de nacido vivo expedido por el médico que atendió el parto Fotocopia de las cédulas de los padres Libro de Varios Actas complementarias Fotocopia de la cédula del inscrito, si se trata de un mayor de edad Informe mensual a la Registraduria Lista del NUIP Elabora _____________________________ Coordinador de Calidad Revisa _____________________________ Asesor Jurídico Aprueba _____________________________ Representante del Notario Autoriza _____________________________ Notario