Casos de Uso. Módulo Administrador Liquidar Gastos Generar Distribución Contable Procesar Pagos Generar Archivos Transferencia Electrónica Administrador Anular Pagos Borrar Pagos Cerrar Periodo

Liquidar Gastos Caso: Fecha : Junio 2008 Página 1 de 1 Descripción: Con la información contenida en las bitácoras y otros gastos aprobadas para pago, elabora los pagos a realizar por funcionario, concepto de gasto y centro de costo. Actores: Administrador Precondiciones : Las bitácoras y otros gastos deben de estar aprobadas por el administrador. Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Transacciones El usuario selecciona el sub-menú “Liquidar Gastos“ El sistema valida la que el usuario tenga permisos en esta opción del menú. El sistema mostrará un total de gastos de las bitácoras y otros gastos en estado Aprobado. Solo se liquidaran gastos de funcionaros Activos y con las póliza de automóvil al día. Solo se liquidarán gastos de bitácoras y otros gastos del periodo actual o el anterior. El usuario selecciona la opción Liquidar Gastos. El sistema crea un registro de pago para cada usuario con gastos aprobados. El sistema también crea el detalle del pago indicando el concepto de gasto y el centro de costo. El registro de pago se crea en estado ‘P’=Pendiente. Las bitácoras y los otros gastos cambian del estado ‘A’=Aprobada a ‘L’=Liquidada. El sistema muestra una pantalla con la lista de pagos pendientes por procesar. Flujo Alternativo: 4. Si no hay bitácoras u otros gastos aprobados por el administrador, el sistema debe mostrar un mensaje indicándolo. Poscondiciones :El administrador debe de Generar la distribución contable y procesar los pagos para completar el pago.

Generar Distribución Contable Caso: Generar Distribución Contable Fecha : Junio 2008 Página 1 de 1 Descripción: Con los pagos en estado Pendiente, se crea el comprobante contable en la contabilidad de la compañia. Actores: Administrador Precondiciones : Deben de existir pagos pendientes por contabilizar. Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Transacciones El usuario selecciona el sub-menú “Generar Distribución Contable“ El sistema valida la que el usuario tenga permisos en esta opción del menú. El sistema mostrará una lista de todos los pagos en estado ‘P’=Pendiente. El usuario seleccionará la opción Contabilizar. El sistema utilizará la información del detalle de pagos para generar el comprobante contable. Los pagos cambian de estado ‘P’=Pendiente a ‘C’=Contabilizado. El sistema muestra una pantalla con la lista de pagos contabilizados. Flujo Alternativo: 4. Si no hay pagos pendientes de contabilizar el sistema lo informará. Poscondiciones :El administrador debe de procesar los pagos contabilizados para completar el pago.

Generar Archivos de Transferencia Caso: Generar Archivos de Transferencia Fecha : Junio 2008 Página 1 de 1 Descripción: Crear archivos de texto con la información de las transferencia electrónicas Actores: Administrador Precondiciones : Los pagos deben de haber sido contabilizados. Flujo Normal: Este caso de uso es llamado desde Procesar Pagos. El sistema utilizará la información de los pagos contabilizados para generar para cada banco un archivo de pagos. Se debe de utilizar la información de banco del usuario para generar el pago. Los pagos cambian de estado ‘C’=Contabilizado a ‘L’=Liquidado. Flujo Alternativo: 2. Si no hay pagos contabilizado no se creará ningún archivo de transferencia. Poscondiciones :

Procesar Pagos Caso: Fecha : Junio 2008 Página 1 de 1 Descripción: Completa el proceso de pago. Actores: Administrador Precondiciones : Deben de existir pagos pendientes por contabilizar. Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Transacciones El usuario selecciona el sub-menú “Procesar Pagos” El sistema valida la que el usuario tenga permisos en esta opción del menú. El sistema mostrará una lista de todos los pagos en estado ‘C’=Contabilizado. El usuario debe de indicar si los pagos los quiere realizar en Cheque o por Transferencia Electrónica. El usuario seleccionará la opción Procesar Pagos. El sistema utilizará la información del detalle de pagos para generar los archivos de transferencia electrónica. El sistema enviará un correo electrónico a cada funcionario indicando el pago a realizar. En caso de ser por cheque no generará archivos. Los pagos cambian de estado ‘C’=Contabilizado a ‘L’=Liquidados. El sistema muestra una pantalla con la lista de pagos Liquidados. Flujo Alternativo: 4. Si no hay pagos contabilizados para procesar, el sistema lo informará. Poscondiciones :Los pagos solo pueden ser anulados después de este paso.

Anular Pagos Caso: Fecha : Junio 2008 Página 1 de 1 Descripción: Marca un pago como anulado y reversa el gasto asociado. Actores: Administrador Precondiciones : Solo se pueden anular pagos liquidados. Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Transacciones El usuario selecciona el sub-menú “Anular Pagos” El sistema valida la que el usuario tenga permisos en esta opción del menú. El sistema mostrará una lista de todos los pagos en estado ‘L’=Liquidados El usuario seleccionará el Pago a anular. El sistema modificará el estado de las bitácoras y otros gastos asociados al pago de ‘L’=Liquidado a ‘A’=Aprobado y dejará en blanco el campo PagoID. El pago cambiará de estado ‘L’=Liquidado a ‘N’=Anulado. El sistema muestra un mensaje confirmando la anulación del pago. Flujo Alternativo: Poscondiciones :El administrador debe volver a Liquidar los gastos y Procesar los pagos, en caso que se requiera.

Borrar Pagos Pendientes Caso: Borrar Pagos Pendientes Fecha : Junio 2008 Página 1 de 1 Descripción: Borra un grupo de pagos pendientes o contabilizados. Actores: Administrador Precondiciones : Solo se pueden borrar pagos que no han sido Liquidados o Anulados. Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Transacciones El usuario selecciona el sub-menú “Borrar Pagos Pendientes” El sistema valida la que el usuario tenga permisos en esta opción del menú. El sistema mostrará una lista de todos los pagos en estado ‘P’=Pendientes o ‘C’=Contabilizados. El usuario seleccionará la opción de Borrar Pagos. El sistema borrará todos los pagos en estado ‘P’=Pendiente o ‘C’=Contabilizado. El sistema modificará el estado de las bitácoras y otros gastos asociados al pago de ‘L’=Liquidado a ‘A’=Aprobado y dejará en blanco el campo PagoID. El sistema muestra un mensaje confirmando el borrado de los pagos. Flujo Alternativo: Poscondiciones :El administrador debe volver a Liquidar los gastos y Procesar los pagos, en caso que se requiera.

Cerrar Periodo Caso: Fecha : Junio 2008 Página 1 de 1 Descripción: Marcar el periodo como cerrado. Actores: Administrador Precondiciones : No deben de existir bitácoras u otros gastos aprobadas para pago. Todos los pagos deben de estar liquidados o anulados. Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Transacciones El usuario selecciona el sub-menú “Cerrar periodo” El sistema valida la que el usuario tenga permisos en esta opción del menú. El sistema despliega una pantalla solicitando al usuario que verifique la acción de cerrar el periodo. El usuario confirma que debe ejecutarse el proceso. El sistema valida que no existan gastos reportados pendientes de procesar. El sistema valida que no existan pagos sin liquidar. El sistema actualiza el estado del periodo a cerrado. El sistema muestra un mensaje verificando que el periodo fue cerrado exitosamente. Flujo Alternativo: 6. Si hay bitácoras u otros gastos pendiente de confirmar, no puede realizarse el cierre. 7. Si hay pagos pendientes de liquidar, no puede realizarse el cierre. Poscondiciones :

Casos de Uso. Módulo Funcionario Registrar Bitácora Modificar Bitácora Cancelar Bitácora Funcionario Registrar Otros Gastos Modificar Otros Gastos Cancelar Otros Gastos

Registrar Bitácora Caso: Fecha : Junio - 2008 Página: 1 de 2 Descripción: Ingresar una bitácora de viaje con los gastos asociados al mismo. Actores: Funcionarios que reportan gastos de viaje Precondiciones : El usuario debe validarse en la Intranet de “Banacol”. El usuario debe tener los permisos en esta opción del menú, asignados por el administrador. Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Transacciones El usuario selecciona el sub-menú “Registro Bitácora “ El sistema valida la que el usuario tenga permisos en esta opción del menú. El sistema mostrará una lista de las bitácoras ingresadas durante el periodo en curso para el funcionario. El usuario selecciona la opción Insertar nueva bitácora. El sistema carga la pantalla de detalle de bitácora mostrando los campos que debe llenar el usuario. El usuario ingresa los datos de la sede y origen del viaje de una lista de sedes predefinidas por el administrador. El sistema calcula y muestra la distancia entre las sedes. El usuario llena la descripción de las tareas realizadas en el viaje El usuario ingresa los valores y la información de las facturas por gastos de alimentación y hospedaje. El sistema verifica si los valores registrados no pasan el limite definido por el administrador. El usuario ingresa una justificación de los gastos ingresados. El usuario selecciona la opción guardar Bitácora. El sistema valida los campos ingresados, asigna el valor “D” al estado, los valores de auditoria y graba el registro en la base de datos. El sistema muestra un mensaje indicando que los datos fueron grabados exitosamente. Si el usuario desea ingresar un nuevo registro, puede seleccionar la opción “Insertar”. Flujo Alternativo: (Ver siguiente diapositiva)

Registrar Bitácora Caso: Fecha : Junio - 2008 Página: 2 de 2 Descripción: Ingresar una bitácora de viaje con los gastos asociados al mismo. Actores: Funcionarios que reportan gastos de viaje Precondiciones : El usuario debe validarse en la Intranet de “Banacol”. El usuario debe tener los permisos en esta opción del menú, asignados por el administrador. Flujo Alternativo: 3. Si el usuario no tiene permisos de Consulta y Administrativos sobre la página, le mostrará el mensaje: ”No tiene permisos para ver esta página. Consulte a su administrador.”. 8. El sistema desplegara un ítem de la lista para sedes externas a Banacol. Si el usuario selecciona estas como origen y/o destino, el usuario debe registrar la distancia. 12.1 En caso de sobrepasar los valores definidos por el administrador el sistema no debe permitir salvar el registro sin que se asigne algún texto al campo Justificación. 12.2 Debe de validarse el número de días permitido para ingresar la bitácora, de acuerdo al parámetro definido por el administrador.

Modificar Bitácora Caso: Fecha : Junio - 2008 Página: 1 de 1 Descripción: Modificar una bitácora de viaje con los gastos asociados al mismo. Actores: Funcionarios que reportan gastos de viaje Precondiciones : El usuario debe validarse en la Intranet de “Banacol”. El usuario debe tener los permisos en esta opción del menú, asignados por el administrador. La Bitácora debe estar en el estado ‘D’=Digitado por Funcionario. Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Transacciones El usuario selecciona el sub-menú “Registro Bitácora “ El sistema valida la que el usuario tenga permisos en esta opción del menú. El sistema mostrará una lista de las bitácoras ingresadas durante el periodo en curso para el funcionario. El usuario selecciona la opción Modificar en la línea de la bitácora a modificar. El sistema carga la pantalla de detalle de bitácora mostrando los valores de la bitácora que fueron previamente llenados por el usuario. El usuario modifica los datos que necesita cambiar. El usuario selecciona la opción guardar Bitácora. El sistema valida los campos ingresados, los valores de auditoria y graba el registro en la base de datos. El sistema muestra un mensaje indicando que los datos fueron grabados exitosamente. Si el usuario desea ingresar un nuevo registro, puede seleccionar la opción “Insertar. Flujo Alternativo:

Cancelar Bitácora Caso: Fecha : Junio - 2008 Página: 1 de 1 Descripción: Cancelar una bitácora de viaje con los gastos asociados al mismo. Actores: Funcionarios que reportan gastos de viaje Precondiciones : El usuario debe validarse en la Intranet de “Banacol”. El usuario debe tener los permisos en esta opción del menú, asignados por el administrador. La Bitácora debe estar en el estado ‘D’=Digitado por Funcionario. Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Transacciones El usuario selecciona el sub-menú “Registro Bitácora “ El sistema valida la que el usuario tenga permisos en esta opción del menú. El sistema mostrará una lista de las bitácoras ingresadas durante el periodo en curso para el funcionario. El usuario selecciona la opción Cancelar Bitácora en la línea de la bitácora a cancelar. El sistema verifica que el estado de la bitácora es D=Digitado. El sistema solicitará una confirmación de la cancelación del registro. Debido a que irreversible el usuario debe volver a confirmar que desea cancelar el registro. El sistema llena los valores de auditoria y graba el registro en la base de datos en estado C = Cancelado. El sistema muestra un mensaje indicando que el registro fue cancelado. Flujo Alternativo: 7. En caso de que la bitácora se encuentre en otro estado diferente a ‘D’ el sistema debe enviar un mensaje indicando que no se puede cancelar la bitácora.

Registrar Otros Gastos Caso: Registrar Otros Gastos Fecha : Junio - 2008 Página: 1 de 2 Descripción: Ingresar otros gastos administrativos. Actores: Funcionarios que reportan gastos de cualquier tipo. Precondiciones : El usuario debe validarse en la Intranet de “Banacol”. El usuario debe tener los permisos en esta opción del menú, asignados por el administrador. Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Transacciones El usuario selecciona el sub-menú “Registro Otros Gastos “ El sistema valida la que el usuario tenga permisos en esta opción del menú. El sistema mostrará una lista de los registros de otros gastos ingresados durante el periodo en curso para el funcionario. El usuario selecciona la opción Insertar nuevo registro de gastos. El sistema carga la pantalla de detalle de gastos mostrando los campos que debe llenar el usuario. El usuario selecciona de una lista el concepto de gasto a ingresar. El usuario indica la fecha, el valor del gasto y el numero de factura que soporta el gasto. El usuario indica si el valor es en moneda local o dólares. El usuario digita el valor del tipo de cambio del dólar. El sistema verifica si los valores registrados no pasan el limite definido por el administrador para el concepto de gasto. El usuario ingresa una justificación de los gastos ingresados. El usuario selecciona la opción guardar Gasto. El sistema valida los campos ingresados, asigna el valor “D” al estado, los valores de auditoria y graba el registro en la base de datos. El sistema muestra un mensaje indicando que los datos fueron grabados exitosamente. Si el usuario desea ingresar un nuevo registro, puede seleccionar la opción “Insertar. Flujo Alternativo: (Ver siguiente diapositiva)

Registrar Otros Gastos Caso: Registrar Otros Gastos Fecha : Junio - 2008 Página: 2 de 2 Descripción: Ingresar otros gastos administrativos. Actores: Funcionarios que reportan gastos de cualquier tipo. Precondiciones : El usuario debe validarse en la Intranet de “Banacol”. El usuario debe tener los permisos en esta opción del menú, asignados por el administrador. Flujo Normal: Flujo Alternativo: 3. Si el usuario no tiene permisos de Consulta y Administrativos sobre la página, le mostrará el mensaje: ”No tiene permisos para ver esta página. Consulte a su administrador.”. 12. En caso de sobrepasar los valores definidos por el administrador el sistema no debe permitir salvar el registro sin que se asigne algún texto al campo Justificación.

Modificar Otros Gastos Caso: Modificar Otros Gastos Fecha : Junio - 2008 Página: 1 de 1 Descripción: Modificar los valores de registros de otros gastos administrativos. Actores: Funcionarios que reportan gastos de cualquier tipo. Precondiciones : El usuario debe validarse en la Intranet de “Banacol”. El usuario debe tener los permisos en esta opción del menú, asignados por el administrador. El registro de gastos debe estar en el estado ‘D’=Digitado por Funcionario. Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Transacciones El usuario selecciona el sub-menú “Registro Otros Gastos “ El sistema valida la que el usuario tenga permisos en esta opción del menú. El sistema mostrará una lista de los registros de gastos ingresados durante el periodo en curso para el funcionario. El usuario selecciona la opción Modificar en la línea del gasto que desea modificar. El sistema verifica que el estado del gasto es D=Digitado. El sistema carga la pantalla de detalle del gasto mostrando los valores que fueron previamente llenados por el usuario. El usuario modifica los datos que necesita cambiar. El usuario selecciona la opción guardar gasto. El sistema valida los campos ingresados, los valores de auditoria y graba el registro en la base de datos. El sistema muestra un mensaje indicando que los datos fueron grabados exitosamente. Si el usuario desea ingresar un nuevo registro, puede seleccionar la opción “Insertar. Flujo Alternativo: 7. En caso de que el gasto se encuentre en otro estado diferente a ‘D’ el sistema debe enviar un mensaje indicando que no se puede cancelar la bitácora.

Cancelar Otros Gastos Caso: Fecha : Junio - 2008 Página: 1 de 1 Descripción: Cancelar una registro de otros gastos. Actores: Funcionarios que reportan gastos. Precondiciones : El usuario debe validarse en la Intranet de “Banacol”. El usuario debe tener los permisos en esta opción del menú, asignados por el administrador. La Bitácora debe estar en el estado ‘D’=Digitado por Funcionario. Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Transacciones El usuario selecciona el sub-menú “Registro Otros gastos “ El sistema valida la que el usuario tenga permisos en esta opción del menú. El sistema mostrará una lista de los gastos ingresados durante el periodo en curso para el funcionario. El usuario selecciona la opción Cancelar Gasto en la línea de la bitácora a cancelar. El sistema verifica que el estado del gasto es D=Digitado. El sistema solicitará una confirmación de la cancelación del registro. Debido a que irreversible el usuario debe volver a confirmar que desea cancelar el registro. El sistema llena los valores de auditoria y graba el registro en la base de datos en estado C = Cancelado. El sistema muestra un mensaje indicando que el registro fue cancelado. Flujo Alternativo: 7. En caso de que el gasto se encuentre en otro estado diferente a ‘D’ el sistema debe enviar un mensaje indicando que no se puede cancelar la bitácora.