INTRODUCCIÓN A LA CALIDAD LABORATORIO ARCHIVÍSTICA I ESCUELA DE HISTORIA

ARCHIVOS Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD INTRODUCCIÓN ARCHIVOS Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD LEY 872 de 2003 “Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado” como herramienta de gestión que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios enmarcados en planes estratégicos de una entidad.

Conceptos Básicos de Calidad ORGANIZACIÓN SISTEMA GESTIÓN CALIDAD REQUISITO SATISFACCIÓN DEL CLIENTE PROCESO PROCEDIMIENTO REGISTRO CONFORMIDAD NO CONFORMIDAD CORRECCIÓN ACCIÓN CORRECTIVA ACCIÓN PREVENTIVA

ORGANIZACIÓN: Conjunto de Personas e instalaciones con una disposición (ordenada) de responsabilidades, autoridades y relaciones. Ejemplo: Empresa, institución, firma, compañía, Privada, publica, Empresa unipersonal, sociedad o combinación.

SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.

GESTIÓN: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

CALIDAD: Grado en el cuál un conjunto de características inherentes satisfacen requisitos. SERVICIO CARACTERÍSTICAS DE LA CALIDAD REQUISITO CLIENTE

CLIENTE ENTIDAD LEY PRODUCTO/SERVICIO NORMA REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. CLIENTE ENTIDAD LEY PRODUCTO/SERVICIO NORMA

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. Quejas de los clientes indicador de baja satisfacción. La ausencia no significa necesariamente una elevada satisfacción

PROVEEDORES ENTRADAS RESULTADOS CLIENTES PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO (Procedimiento) (Actividades) RESULTADOS CLIENTES

PROCEDIMIENTO: Forma especifica para llevar a cabo una actividad o un proceso. “forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso Especificación (3.28) “documento que establece requisitos.” Recursos Registro (3.46) “documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas”

Demostración de cumplimiento Funcionamiento adecuado REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Demostración de cumplimiento Funcionamiento adecuado Lo que no se registra, no se puede medir, y por lo tanto no se puede gestionar adecuadamente Registros RECORDAR SISTEMA

CONFORMIDAD NO CONFORMIDAD Cumplimiento de un Requisito. NO CONFORMIDAD Incumplimiento de un Requisito. Cliente – Organización – Ley - Producto/servicio - Norma

Acción tomada para Eliminar una No Conformidad detectada. CORRECCIÓN Acción tomada para Eliminar una No Conformidad detectada. ACCIÓN CORRECTIVA Acción tomada para eliminar la Causa de una No Conformidad u otra situación indeseada. ACCIÓN PREVENTIVA Acción tomada para eliminar la Causa de una No Conformidad Potencial u otra situación potencialmente indeseada.

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO SEGUIMIENTO ACCIÓN CORRECTIVA PLANIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓN REPORTE

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Es una forma de trabajar, mediante el cual una organización asegura la Satisfacción de las necesidades de sus clientes, mediante la planificación, mantenimiento y mejora de sus procesos, bajo un esquema de eficiencia y eficacia que le permite lograr ventajas competitivas. EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (CUMPLIR OBJETIVO Y RECURSOS). EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. (CUMPLE OBJETIVO , NO RECURSOS)

GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Presentación Elaborada Por: PREGUNTAS ¿? Presentación Elaborada Por: SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDER HISTORIADOR - UIS GRACIAS